关于会计档案对高职院校内涵建设的影响分析

摘 要：对于会计档案而言，其保存并记录了重要的财务信息，无论是对企业还是事业单位的良性发展均十分重要。在新的历史发展时期下，也带动了会计档案的改变，同样若想实现高职院校与时代发展相同步，也应加以进一步改革。对此，文章以高职院校中的会计档案管理为着眼点，对其在内涵建设方面的重要性与有关路径加以简要分析。

关键词：高职院校;会计档案;内涵建设

会计档案所包含的信息，具有一定的规律性、系统性。借助会计档案，一方面能够对高职院校内外所涉及的经济业务充分了解，检查当中是否存在违法犯纪等现象，此外还能为高职院校的良性发展提供必要的依据。因此，若想更好地推动高职院校内涵建设，认真对待会计档案管理工作极其必要。

一、简析会计档案对高校的重要性

第一，财务预算编制需以会计档案为依据。高职院校能否科学编制财务预算编制，能够清楚反映高职院校的财务管理能力与水平，至于会计档案则能为提高财务预算编制的科学性提供正确、真实的依据。具体表现在以下几方面：首先，会计档案能够精准确定与测算高职院校财务收入。其次，能够为支出预算提供必要依据。最后，会计档案能为年度项目支出的合理安排提供参考决策，例如大型维修、购置设备、基本建设、采购物品等。

第二，会计档案能真实反馈院校发展历程。出于做好学校管理工作尤其是财务管理，在高校发展过程中学校领导一定会通过会计档案，掌握与了解高职院校的财务状况与发展历程[1]。院校发展历程能够通过会计档案展现出来，体现在以下几点：首先，会计档案可以掌握与了解高职院校的实际资产状况，包含资产构成、总额、应用以及形成来源。其次，会计档案可以对高职院校的债务及债权情况充分掌握与了解，包含二者的构成、总额、偿还时间等，尤其是要注重超出规定时间而没有收回以及归还的债权及债务。最后，会计档案可以了解历年收支情况，包括学校财务收入的构成、增长速度，支出的结构与总额等。

第三，会计档案能为财务控制与监督提供有力支撑。高职院校的各项管理工作离不开财务预算的支持，可是能否有效执行预算一定要在执行预算中展开科学的财务控制及监督[2]。从某种角度来讲，财务监督根据财务预算指标比较、判断与分析院校各种业务活动，而且及时与有效提出有关建议，这对财务活动的规范，财务制度的落实、优化财务管理，为财务收支预算提供保障等具有巨大的现实意义。对于财务控制而言，采取相应的措施与方法，校正与衡量高职院校实施财务预算的整个过程与结果，从而保证高职院校发展目标和出于目标达成而制定有关财务预算能够实现。对此，不管是财务控制还是财务监督，均需要依据学校财务部门出示的档案资料，掌握财务活动进行状况与了解执行情况，能为其内部管理提供必要的数据信息，与此同时还可以为保护国家财产安全提供强有力支撑。

二、简析高校会计档案管理工作存在的主要问题

文章认为，会计档案管理工作存在的问题主要体现在以下几方面：第一，观念方面。现阶段，在高职院校中阻碍会计档案的因素有许多，出于达到提高财务工作质量的目的，若想实现高职院校的有效发展离不开财务工作的改革与创新。在高职院校财务工作中，主要的财务工作为财务往来、成本控制以及财务预算等，所以高职院校十分重视。但是因为会计档案管理不仅周期长而且工作复杂，所以很多高职院校未能提高对管理会计档案的重视程度。第二，制度方面。眼下，即使高职院校均有其相应的财务管理体系，会计流程也相对严谨。可依然有部分高职院校现行的财务制度，未能细化至管理方面，针对收集、归档、立卷甚至销毁会计档案均缺少完善、明确的指导流程[3]。除此之外，关于岗位工作，一些院校也未能明确规定会计档案细化，借阅等行为。在财务管理制度中如果缺少会计档案管理，一方面会对工作的正常开展造成阻碍，另一方面也渐渐削弱了控制学校风险的能力。第三，人员方面。从会计档案管理字面分析，可以看出其结合了档案管理与会计工作性质，针对相关人员自身的专业素质提出较高要求。可从实际情况来看，虽然高职院校会计队伍的整体财务素养较为良好，但在增强档案管理能力上依旧有很大的提升空间。此外，因为在日常财务工作中会形成许多档案，所以大大提高了管理工作量，针对缺少或是管理能力偏低的会计人员，则属于一项艰巨的挑战。现阶段，在分类与归类财务档案方面，许多会计人员会略显不知所措。

三、加强会计档案促进高校内涵发展的措施

第一，通过信息技术，提高会计档案管理水平。高职院校在进行会计档案管理过程中，有效应用信息技术一方面可以提高会计档案的可靠性，另一方面还能提升管理效率。对此，会计档案管理需要引入信息技术。第一，建立电子财务档案是个老生常谈的话题，例如以往纸质的记账凭证、财务报表也需要形成电子档案，这样能在一定程度上防止遗失与破损纸质档案。另外，也可以应用专业的管理系统，例如OA等。借助这样的软件系统进行审批、填报等相关业务，能在节省资源的同时提升工作效率。有效应用信息技术，能够加强会计档案管理的实效性。但我们需要认识到，实现会计档案网络信息化存在很多阻碍因素，这在很大程度上是因为缺少院校领导的重视。因此，要做好建设宣传工作，针对高职院校有关会计档案管理工作者，可以从以下几方面进行宣传工作：（1）科学制定会计档案信息化建设计划与方案;（2）依据方案制定需求面向全校进行问卷调查，调查对象应做到全面，包含在校或毕业学生、在职教师等;（3）汇总并分析问卷调查，根据相关原理形成最终的统计结果，从而形成可行性报告。通过可行性报告，根据调查数据信息汇总出必要的经费预算。

第二，通过规范管理，提高会计档案的系统性与完整性[4]。高职院校应对已有的会计档案科学整理，依据《会计档案管理办法》中有关要求提高管理工作的科学性，从而形成相对完备的会计档案。首先，高职院校的财务部门应安排专门的人负责管理工作，提高和学校档案部门之间的协调、联系程度。其次，高职院校需要依据会计档案与财产的清理、清查结果，对会计凭证进行重新编制，对账面记录科学调整，以此形成与高职院校实际情况相符合的，完整、真实的档案资料。最后，高职院校需要把合并之后且进行归档整理的会计档案形成电子版，依托于现代化的信息技术手段，构建高职院校内部局域网，认真对待专项的电子会计档案管理，以此满足高职院校领导对整体情况充分了解的需要，有关职能部门满足内部管理工作的需求，从而提升会计档案管理效率[5]。

第三，提高领导水平、科学制订计划，对学校财产进行全面清理。针对现下许多高职院校来讲，已经步入发展的常态化阶段，基于此应进一步提高会计档案管理工作水平。因为会计档案能为反馈学校发展历史提供重要信息依据，会计档案形成需要以财产形成过程为基础，所以，若是有合并而形成的高职院校需要提高对清查学校财产工作的重视，将“家底”摸清。文章认为应从以下几方面入手：首先，组建领导小组，将清查学校财产的目标与任务加以明确;其次，科学制订会计档案管理工作计划，确定负责人员、责任部门以及具体任务时间等;最后，依据财产清查，出示盘存清单，高职院校财务部门需以清单为依据对账面记录进行适当调整，让账实相契合。

四、结语

通过文章分析可以看出会计档案，一方面可以综合反馈高职发展历史，另一方面还能为开展科学的内部管理提供法定依据。基于新时期背景下，我国各大高职院校需要提高会计档案的重视，将内部审计、内部控制等各项重要作用充分发挥，以此加强高职院校内涵建设。

参考文献：

[1]贺亭璋.关于会计基础工作的意义与改进措施探讨[J].中国多媒体与网络教学学报（上旬刊），2019（12）：222-223.

[2]孙可畏，李金博，王娜.高职财务档案管理问题浅析及对策研究[J].教育教学论坛，2017（40）：8-9.

[3]顾裕文.内涵建设视角下高校精细化管理探索[J].高教学刊，2015（15）：104+117.

[4]魏建华.高校会计档案的规范管理與开发利用[J].产业与科技论坛，2012，11（03）：255-256.

[5]刘阳，李莎，王瓅.浅谈会计档案信息化管理[J].现代营销（信息版），2019（05）：158.

作者简介：盘利珍（1988—），女，瑶族，湖南永州人，本科，助理馆员，研究方向：高校档案研究。