行政事业单位人事档案管理规范化水平提升策略探析

林俏瑾

摘 要：行政事业单位传统档案管理已无法满足现代社会经济发展的需求，信息科技数字化、网络平台技术的运用，将有效地提升了人事档案管理的科学水平。然而提高档案管理规范化建设水平，无疑是数字化、网络化建设水平提高的基础和有力保证。信息化和规范化将相互促进和发展。因此本文从规范行政事业单位人事档案管理的意义入手，探究档案管理存在的问题，并提出了规范化建设的具体策略。

关键词：行政事业单位;人事档案管理;规范化水平

行政事业单位属于管理型、执行型、事务型、智力密集型单位，内部人员是重要的人才资源也是国家的重要财富，行政单位必须重视人才的战略资源，加强人事的档案规范管理，以此提升人事管理水平，促进人力资源的合理运用。推动事业单位长期健康稳步发展具有十分重要的意义。就目前来看，大多行政事业单位存在人事档案管理不规范的问题，致使档案管理水平低，整体作用受限，人事管理水平得不到有效提高，效能得不到有力的发挥。伴随行政事业单位改革深入推进，人事档案管理在其中的重要性愈发突出，这就要求行政事业单位必须重视人事档案管理的规范建设，充分发挥优质档案管理对行政事业单位发展的推动作用。

一、规范行政事业单位人事档案管理的意义

1. 提升工作质量。行政事业单位工作的人事管理水平的提升离不开人事档案规范管理。这是因为该项工作是人才队伍建设的基础，是其他日常管理工作的起点，是推进管理工作质量的可咨的重要资料，具体来说有以下两点体现：（1）着眼规范。规范化人事档案管理为行政单位一系列管理工作提供重要的资料参考，人事管理工作中，管理机构人员需要对员工工作情况进行充分系统的了解，以此对人员发展规划、培训工作、质量考核、工资福利以及职级的提升、岗位的变迁、医疗保障信息等进行安排。在上述工作中，规范化、系统化的人事档案可以为管理工作提供及时、有效的基础性信息，从而引导管理者及其部门高质量决策，进而提升管理工作质量;（2）提高质量。人事管理工作管理目标是优质高效，是需要在人员吸收、教育、培训、岗位培训和锻炼等环节对人员质量加以评估，以此培养锻炼一支高质量的员工队伍，实现行政事业单位工作质量的有效提升。优质人事档案是员工队伍组建的重要参考，可以帮助管理者及其人员科学组建员工队伍，确保行政事业单位内部整体工作水平的不断提升。

2.提升工作效率。随着社会经济事业的迅速发展，行政事业单位用人制度不断深化改革，用工用人制度的相应改革，也促使岗位人员的流动性增加，而伴随人员的人事档案就成了单位快速了解人员情况的重要基本资料，能为选人用人单位提供一个重要的视角，所以人事档案管理机制的高效、规范在其中有极为关键作用。其具体作用表现为两点：一，人事档案管理的规范建设对于人事材料使用率的提升有重要作用，管理人员可以全面且迅速地掌握所需人员的相关资料;二，人事档案管理规范性的提升对于人事档案准确性、及时性、真实性有保障作用，只要管理人员需要查阅人事资料就可以按照流程实现相关资料的快速查询，缩短查阅时间，减少相关人员的工作量，并有效提升行政事业单位人员运行效率。

3.反映发展状况。现在行政事业单位发展变化过程中，经常的人员流动变化成为普遍，人事档案应对此进行全面、及时、准确、周详的记录。对于单位不同发展阶段的人员配置加以直接反映，是记录行政事业单位的整体发展状况的一个重要方面。人员的数量规模以及人员岗位变动频率会随着单位的发展而不断变化，其改变是事业单位人事发展的最直观反应。而只有档案管理规范化、信息化、网络化才有可能。对此，行政事业单位必须加强人事档案管理的完善和规范，优化人才招聘和人才培养，使得人员能力得到增强不断地吐故纳新满足单位发展需求，建立起良好的人才队伍，帮助行政事业单位在激烈的市场竞争中占据优势地位。

4.便于吐故纳新

（1）人员分类明确，人事档案对每位员工的入职、工作质量、升迁以及离职等相关情况进行了详细记录和分类，对于指导行政事业单位进行筛选人才工作有重要意义。行政事业单位可以通過人事档案准确判断自身对于人才类型的需求，以便在之后的招纳中有针对性的选择人才，提升人才招聘的趋向性和科学性;

（2）实施科学培训，行政事业单位可以通过人事档案准确了解现有人员的分类情况，以及知识水平，技术等级等存在的不足，知识技术更新的需求，进而根据情况进行具有针对性的集中培训和专门进修，对于单位内部人员综合能力的提升有积极作用，全面提高单位人员的工作效率和水平;

（3）高效合理调配。人事档案规范记录还可以帮助行政事业单位进行合理的人员调动和调整，对于能力突出且表现良好的人员予以升迁、表彰;对于能力一般、表现一般的员工予以适时培训;而对于那些影响恶劣、缺乏职业道德的员工给予相应责罚甚至给予以清除。员工调整工作的顺利开展，有利于整体工作质量的上升，而优质人事档案管理为其提供了有效参考。

二、当前行政事业单位人事档案管理存在的问题

当前社会经济迅速发展、信息科技日新月异，所有这些都要求行政事业单位顺应时代发展趋势实现自身工作的转型升级。在与社会发展方向一致的前提下，行政事业单位还要保证所做工作与自身发展实际相符，其中人事档案管理的规范和完善就在诸多工作中占据重要位置。旧有人事档案实行箱柜封闭管理，管理模式落后工作繁琐，查询难、应用难、利用更难，已无法满足高速发展的时代需求，行政事业单位作为推动社会发展的重要力量，一定要重视档案管理工作的规范化，认清现存人事档案管理中出现的问题并予以针对性解决，实现档案管理水平的稳步提升。

1.对规范化档案管理重要性认识不足。目前仍有较多行政事业单位对人事档案规范化管理的短视，对人力资源管理规范化的价值判断存在误区，由于对规范化档案管理重要性缺少全面且客观的认知。又因管理者的不重视，人事档案管理被行政事业单位严重边缘化、碎片化，加上人力、物力、财力均得不到有力支撑，档案管理对于人事管理水平的促进作用也无法得到有效发挥，人力资源的潜力无法有效运用，使行政事业单位整体运行产生不利影响。

行政事业单位规模不断变化、职能作用又面临大的转化，效益型、社会型、服务型的增多，单位性质面临多元化。这些都要求行政单位工作效率也要随着时代发展而不断提升，但是如果档案规范化管理重视度不高、档案管理工作质量难以达标等都将阻碍工作质量以及效率的进一步提升。由于在制度上得不到保障，领导者不够重视，规范化建设难以成型，档案管理人员的工作标准缺乏正确价值评估和有效激励，这些都造成档案规范管理不到位，从而无法实现人员能力的准确评估和工作岗位的合理安排。

2.从事档案管理人员专业水平有待提高。对规范化档案管理重要性认识不足还会造成档案管理人员培训少，致使人员能力不高、经验不足。在行政事业单位中担任档案管理工作的大多不是专业人员，有的甚至多为单位内部选择的或经验不足或即将退休的员工，档案管理经验缺乏、专业性不高，仅仅是被动依照单位需求进行档案的管理，缺乏管理规范性以及扎实的管理知识，无法实现档案管理工作的高质量完成。随着行政事业单位持续发展，人员流动愈加频繁，社会以及市场对于档案管理的质量都提出了更高要求，规范化、专业化是其发展的必然趋势，但是因大多单位以降低管理成本为目标并未加强对于专业档案管理人员的补充，也未对现有档案管理人员进行定期专业培训和知识更新，致使管理混乱程度加剧，管理专业性迟迟得不到提升。此外，部分事业单位在人事管理和档案管理方面缺乏系统性，档案管理制度不完善，具体操作依据缺乏，而档案管理人员的编制也存在随意性，这些都造成了人事档案管理难以规范化的实现。

3.信息化建设投入不足水平偏低。行政事业单位人事档案管理人员信息化水平低是困扰大多行政事业单位的主要问题，究其原因主要有两点：一，档案管理人员入门关没把好，并且缺乏信息科技培训，无法实现档案管理的信息化转变，也无法利用现代化设施有效提升工作效率;二，部分行政事业单位对人事档案管理重要性缺乏认知，并没有意识到把规范化信息化管理系统引入的必要性，不能在工作中运用互联网等现代化设备实现档案管理效率的有效提升。先进计算机系统也因重视度的不高而无法获得及时硬件和软件更新，对人事档案管理效率的提升和信息查阅的便捷都造成阻碍。限制了其向信息化发展的进程，使得信息保存、检索、调阅等耗时耗力，不仅严重降低了人事档案管理质量，且过多翻阅搬动会对实体档案造成不可挽回的损伤。

4.传统管理方式尚未向现代管理转型。部分行政事业单位已经开始意识到自身发展进程中档案规范化管理工作存在的不足，且已经开始了相应的改革，但是所做出的改革策略依然深受传统档案管理认识和思维的约束和影响，维持着旧有管理惯性，缺乏制度性安排，管理方式不规范、管理效率不高且安全性低下，这些都对人事档案管理的质量提升造成阻碍，致使档案管理松散、备份不全、保密性不佳、使用难，利用率不高。人事档案管理的规范化建设并非一蹴而就的，其中需要一段较长时间，而在此过程中旧有管理手段的负面影响也愈发突显。在传统档案管理中，所有收集、整理、分类、存档、保管、调阅、流转等基本大都由人工完成，管理落后，使用效率低，在此模式束缚下，规范化、现代化人事档案管理难以实现，其中必然会出现诸多对管理质量造成严重影响的漏洞多，偏离人事档案管理既有目标的促进作用。

三、提升行政事业单位人事档案管理规范化水平的若干策略

1.秉承法制精神，优化管理机制。随着社会发展，档案法制建设将更加规范，行政事业部门也应建立具备法制工作的部门或岗位规章和制度，这样档案规范管理也应纳入拥有的位置。如此档案管理机制的优化和完善是规范管理实现的重要保障，行政事业单位必须通过强化部门协作、职能划分、权责定位以及组织保障等措施途径实现档案规范管理机制的优化，具体包括以下四点：（1）制定档案管理制度，保证相关制度的切实落实，确保组织到位、领导到位、工作人员到位，以达到组织落实、领导落实、责任落实;（2）加强档案管理宣传，强化档案管理的法制化宣传，提高领导意识，各部门清楚知晓人事档案管理的重要作用和职责，提升各部门配合程度和责任意识，确保资料收集的及时、准确无误以及档案使用的便捷、安全;（3）档案管理职责落实到单位、领导、部门和人，落实奖励和追责制度，确保人事档案管理工作的规范、安全、科学和高效;（4）定期召开规范化档案管理经验交流，通过提升管理人员的等级，修定管理制度、提高管理人员的专业化水平等途径建立起高效档案规范管理机制。

2.转变管理思维，增强服务意识。档案管理的最终目的是服务，这就是要求人事工作领导者转变旧有的档案管理的思路，改变原来由具体部门负责，领导从不过问的老格局。首先建议从国家层要强化立法性规章、部门性实施细则。各单位部门要求具体的操作法则、操作规范、特殊行业的专业性规定。这样行事才有制度性保障，检查督促才有板有眼。提高认识不只停在口头上，而且落实在行动上，规范化教育才能有章可循。相关的规范化管理才有明确的方向，为档案管理利用服务，为现代社会发展服务。

（1）建立档案管理系统工程。设立各分支系统、模块，设计各专业档案软件，从源头定义各种收集行为，以实现拓宽和丰富档案信息收集渠道，建立起规范化、系统化的信息收集体系，将行政事业单位各部门作为重心，完善各部门实施档案的收集工作，建立起安全可靠高效的人事档案收集渠道;

（2）設立联动机制。在系统工程完善的基础上，各分支子系统采取封闭和联动共享相结合，确保人事管理信息进得来出得去。实现档案联动机制的建立，在进行档案信息收集时确保人员基本信息的完整，其中须包括人员基本的学历、工作经历、工资、职称、福利、家庭情况以及奖罚状况等，完善档案管理利用机制;

（3）强化考核机制。在系统管理完善的基础上，考评奖惩制度适时启动，这样鼓励和鞭策减少主观性，体现客观性，提升管理的实质性。在单位年度考核中将档案管理工作质量纳入，将其与工资、职称等挂钩，进一步加强人员档案管理意识，保证规范化人事档案管理模式的实现。

3.注重选用人才，加强队伍建设

档案管理人员是各项档案管理工作的建设者和具体的实施者，其队伍质量高低直接关系到档案管理的规范与否。行政事业单位加强人才队伍建设的最重要途径，一是把好进门关。选调人员时，要具备专业化知识和具体业务水平，把好入门关。二是重视培训关。要予以档案管理人员定期专业培训，或以需求的定向培训为前提条件，实施高效的针对性培训。三是选拔任用关。在人事档案规范工作中任劳任怨，有成绩和积极贡献者要大胆提拔任用，及时晋升。这样才可以朝着规范化现代化档案管理需求，朝着人事档案管理水平稳定提高的方向迈进。人员培训的内容注重抓好三大方面，一为培养基础知识、专业知识和更新技能，实行管理能力的提升，二为数字化、智能化、信息化技能的培训，三为现代档案规范化管理意识和责任意识的提升。

四、结语

行政事业单位档案规范化建设，是档案管理数字化、信息化的基础。数字化、信息化建设是人事档案规范化建设的方向。两者互为前提，互相作用是建设现代化行政事业单位档案规范化建设的必由之路。通过法制建设，各种规章制度的设立，促进了行政事业单位自主责任意识，提升智能化专业化的档案规范化管理水平。档案管理工作必将从原始的落后的部门凌乱管理发展至闭合循环管理向着集约管理，奔向对外开放的互联互通，直到物物联通的趋向发展。相信到那时，不仅物尽其用而且形成人尽其才的开放、高效、丰富的人才管理发展格局，将会给予现我们行政事业人事档案规范管理必要性、重要性的相应历史和现实定位。

参考文献：

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报，2019

[2]赵新宇.重大建设项目档案管理流程及规范探讨——以昆明新机场建设项目为例[J].云南档案，2018

（作者单位：福安市人事考试中心）