大数据背景下高校人事档案信息化价值及其优化路径研究

余静

摘 要：大数据背景之下，人事档案管理的计划经济时代的固有思维应当变革，认真领会并落实新时代的人事人才工作政策。采用先进的大数据技术，完善高校档案信息化建设，建立建全高校人事档案全景数据库，深度挖掘对人事档案对高校发展的价值。借助先进的大数据技术构建新时代新技术背景之下人事档案管理机制与模式，打破传统档案工作思维方式的局限性，在实际工作中对人事档案管理工作流程进行改进与优化，全面提升高校人事档案管理工作质量与水平，为其高校发展夯实基础。高校人事档案管理信息化现代化应该纳入智慧校园体系中并加快实施。

关键词：大数据背景;高校人事档案;信息化价值;优化路径

在大数据的时代背景之下，信息技术革命作为重要推动力，原以手工操作为主的人事档案管理迎来了质的变革。2018年11月，中共中央办公厅印发了《干部人事档案工作条例》，其中，第二十一条将信息化纳入干部人事档案日常管理;第二十六条要求组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当按照国家相关标准和要求，加强档案信息资源的规划、建设、开发和管理，提升档案信息采集、处理、传输、利用能力，建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。这是高校人事档案信息化包括的两部分内容：一是人事档案信息化;二是档案管理信息化。

一、人事档案信息化在高校人事档案管理中的价值

1.高校人事档案管理中人事档案信息化的必要性

当前，我国在高校人事档案管理方面，主要管理在编职员、离职人员、离退休人员的档案管理，都以纸张为载体。从管理工作流程上看，只是简单使用计算机在日常管理工作中，还沿用传统的纸质档案管理方式和思维模式。随着我国高等教育的快速发展，从1978年的全国普通高等学校598所，教职工51.8万人 ;1998年全国普通高等学校调整到1022所，教职工102.96万人;2018年全国共有普通高等学校2663所（含独立学院265所） ，教职工248.75万人。高校人事档案管理体量增幅巨大。传统管理模式难以满足当前新时代高校的人事档案管理的档案规模和利用需求，甚至被原有的管理模式和思维束缚和限制了新技术的作用，更没有对档案数据进行有效便捷的处理并加以有效的分析利用。

2018年，中办印发《干部人事档案工作条例》，将信息化纳入干部人事档案日常管理;要求建立健全安全、便捷、共享、高效的干部人事档案信息化管理体系。2019年中办、国办印发了《关于促进劳动力和人才社会性流动体制机制改革的意见》，意见指出，加快档案管理服务信息化建设，推进档案信息全国联通，逐步实现档案转递线上申请、异地通办。研究制定各类民生档案服务促进劳动力和人才社会性流动的具体举措。2020年新修訂的档案法，增设“档案信息化建设”。加强档案信息化建设，保障电子档案、传统载体档案数字化成果等档案数字资源的安全保存和有效利用。切实落实档案法，认真领会并落实新时代的人事人才工作政策，需要配套人事档案信息化，需建立新时代新技术条件下的档案信息化管理模式，人事档案信息化建设迫在眉睫。

2.档案信息化多维度服务高校人事人才工作

习近平总书记在党的十九次全国代表大会报告中指出，人才是实现民族振兴、赢得国际竞争主动的战略资源。高校人事管理工作应积极探索和建立适应“双一流”建设的人力资源管理制度，满足当前一流大学和一流学科建设与发展的需要。人力资源管理现代化势在必行，而人事档案管理是高校人事人才工作管理的重要组成部分。以往从高校行政管理部门和档案管理人员自身都给高校人事档案管理部门的定位就是“看档案、装档案、提供档案”，这样定位是不正确的。要站在高校人力资源管理的角度，对高校人事档案工作重新定位，坚持主动用档、科学用档、有效用档，使人事档案充分发挥作用更好地服务高校人事人才队伍建设。《干部人事档案工作条例》明确要求，组织人事部门及其干部人事档案工作机构应当运用大数据等信息技术，建立健全干部人事档案科学利用机制，为干部资源配置、领导班子建设、干部队伍宏观管理、组织人事工作规律研究等提供精准高效服。通过建设完善档案信息化系统，以人事档案信息化数据为依据，打破信息壁垒，破除数据孤岛，将人事档案、职务、学历、进修深造动态管理、薪酬、绩效、社保和人才招聘等重要环节都放在统一平台，建成一体化人力资源管理系统，打造人力资源管理新平台。再加入管理、教学、科研等数据，将一个个信息孤岛合并为智慧校园人力资源平台，形成高校人力资源动态全景图。

“硬实力、软实力，归根到底要靠人才实力。”有了这样全面的全景描摹助力，从人事角度可以对高校行政管理、学科发展和科研力量等情人员配置情况摸清家底，根据实际需求进行统筹，有目的有计划的做好人员招聘、引人育人工作，优化人才储备和配置，将学校的战略谋划和前瞻布局科学的体现在人员的招聘、培育、引进和使用中。

3. 档案信息化更精准提供高校重要决策参考信息

通过掌握全校各类人员结构配比，进行有效的数据分析更快、更准地看清管理人员、学科人才配置，助力高校一流大学和一流学科建设，实现高等教育内涵式发展，应成为人事档案大数据收集、处理、分析和挖掘的努力方向。运用信息化理念和大数据技术的人事档案信息化，加上教学科研等数据形成高校人力资源动态全景图，从全景大数据中，动态展示高校管理、教学和科研队伍总体和年龄、性别、党派、职级、学科和研究方向研究成果等情况，针对高校的发展目标，通过科学的算法和精准大数据多维度的分析，进行深入研究和解读，形成全景式描摹，建立更为精准的档案应用的指数，从而对高校人才配置更深入的了解和洞察，从年龄结构、学缘结构 、学科结构等更多纬度分析高校人力资源配置，为高校各项重大决策提供精准研判的科学的依据。形成全面的高校人事人才大数据报告，基于大数据针对人才组成结构进行多维度的深度挖掘和解读，为高校人才引育提供重要的科学的有效的决策参考和依据，并可以针对特色学科和专业以及新型专业的发展走向、趋势进行预判，给高校提供了精准的学科人才支撑画像。充分发挥高校人事档案在高校人事管理工作中的重要决策参考作用。

4. 档案信息化更全面保障人事档案安全可靠

人事档案管理工作中，档案安全性非常重要。从安全性的角度讲，人事档案信息化实现了查阅档案从人工监管到电脑授权的转变，精准授权可查阅内容，屏蔽其他内容，更有利于档案信息的安全保密。人事档案信息化后，一方面日常查借阅档案不需要多次翻动实体档案，能对档案实体有效保护;一方面杜绝查阅过程中可能发生的抽取、撤换、涂改档案材料等现象发生，从根本上保障了纸质档案的安全性;另一方面通过线上审批，对不同角色的用户授权，可以精确对系统内电子文件的访问权限范围（包括浏览、下载、打印），系统授权可以精确到系统内每一页图片，甚至是单页上分区域局部授权，保障了查阅档案的安全可控性和保密性。

5. 档案信息化更便利档案服务的实施

实现对档案信息和档案材料的日常工作的信息化管理，管理是为了更好的提供服务。要不断完善档案利用规则，创新服务形式，强化服务功能，提高服务水平，优化校园网上档案服务系统，将档案服务加入“智慧校园”中，以服务为导向，满足组织人事纪检等相关部门、本校干部教师办理查档、阅档 、社会审核、出具证明等需要。全面提升档案管理服务效能。

二、大数据背景下高校人事档案管理问题

1.需要建立新时代新技术条件下的档案管理模式

高校人事档案管理工作中，还沿用传统的纸质档案管理方式和思维模式，简单使用信息技术在日常档案管理工作中，难以满足当前新时代高校的人事档案管理的档案规模和利用需求，难以进行有效便捷数据分析利用处理。发挥不了技术发展层面的优势，更有甚者被原有的管理模式制约了新技术的发挥，对各方面工作的实施与进一步发展会造成不利影响，已经到了必须进行改革关键时刻。

2.管理人员的业务能力较低

就人事档案管理工作而言，需要档案管理专业人员。但是，多数高校并未结合人事档案管理工作要求，配置相关专业人员，不能保证相关档案管理人员的专业素质符合要求，无法在工作中合理使用大数据技术，这样会对各方面工作的实施与发展造成不利影响。

3.缺乏完善的系统开发机制

人事档案信息系统开发与利用具有重要意义，是确保新时代人事档案管理工作合理实施的重要载体。然而，目前在大数据时代背景之下，相关档案管理人员在开发人事档案信息的过程中，缺乏对大数据技术整体了解，不能全面考虑到系统开发的科学性与合理性，对其工作的实施与长远发展会造成不利影响。

三、大数据背景下高校人事档案管理的优化路径

大数据的时代背景之下，高校人事档案管理工作中必须要树立正确观念意识，采用有效措施对其进行优化处理，全面增强各方面的工作效果，使得人事档案管理工作全面优化创新。具体优化路径为：

1.树立新时代档案管理观念

重点加强《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案管理工作条例》等相关法律法规和条例的学习与应用，关注新思想，在大数据技术的时代背景之下，采用大数据思想引导的方式，使得档案管理人员形成正确观念，使其可以在自身的工作中合理采用先进大数据技术开展工作。在工作中还需加大技术的宣传力度，通过有效的宣传方式使得档案管理人员合理采用大数据技术开展工作，从根本上增强档案管理中大数据技术的应用效果。

2.完善并大力宣传新时代档案管理的规章制度

新时代背景下，遵循《中华人民共和国档案法》、《干部人事档案工作条例》等法律法规和条例，高校按照自己的工作实际需要，建立健全人事档案规章制度和工作机制，不断适应我国治理体系和治理能力现代化要求。加大新时代人事档案工作的宣传，尤其要对相关部门积极开展档案的收集范围的宣传;开展依法依规使用档案保护个人合法权利的宣传;以干部人事档案的违规违纪违法行为为警示，开展《中央组织部关于干部人事档案造假问题处理办法》的宣传。

3.建设综合素质档案管理人才队伍

高校的人事档案管理工作中，应该建立一支综合素质符合要求的人才队伍，既要有专业档案管理知识，有要有计算机使用技能、大数据分析思维和先进人力资源管理理念。首先，应该在人事档案信息化建设初期抽调部分专业人员组成人事档案信息化项目建设的专业团队，配置人力资源管理人才、计算机专业和大数据分析专业的人才，在高素质团队的支持下有效完成人事档案大数据构建和分析使用的架构工作。其次，需要不断对基础硬件设施进行优化，有效开展各方面的人事档案管理活动。最后，应针对既有的人事档案工作人员进行专业知识与技能的培训，使其掌握相关的专业技术，可在人事档案管理的过程中，积极采用各种大数据技术措施，全面提升人事档案管理工作质量。

4.坚持从做细做实档案质量入手，为档案信息化打牢基础

人事档案信息化的效果还是建立在纸质档案质量完善的基础上，目前的人事档案工作不能确保各方面资料与信息的完整性与完善性，需要切实加强干部人事档案日常管理，坚持进行三龄两历一身份专项工作认定。全面梳理制定人事档案收集整理利用的各项规章制度，加强人事档案归档工作的宣传，进行档案查缺专项工作，确保人事档案的完整性和准确性。实际工作中还需遵循信息共享与资源公用的工作原则，创建出完善的数据库系统，在工作中遵循科学化的原则，编制出较为完善的信息管理计划方案，通过有效措施进行相关数据内容与信息体系的整合管理，将大数据技术的积极作用全面发挥出来，达到预期的人事档案管理工作目的。

四、结语

大数据的时代背景之下，高校人事档案管理部门应该积极采用先进的大数据技术，编制出较为完善的计划，遵循科学化的原则，将人事档案信息化平台建设纳入智慧校园统一规划，在合理使用大数据技术的情况下，完善相关的人事档案管理工作计划与内容，保证各个部门在工作中将大数据技术融入其中，将大数据技术的积极作用和优势发挥出来。积极推进高校人事档案信息化和档案信息化管理新模式。全面提升人事档案管理工作效率，将人事档案工作作为高校人事管理工作的重要资源，拓展档案信息的服务功能，将人事档案的价值充分挖掘。人事档案管理人员也应该努力参与档案信息化建设的开发，这个过程即是面临挑战也是面临机遇，接合大数据新时代的新要求进行积极调整，为高等教育“双一流建设”建设发展助力。

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（作者单位：太原理工大学人事处）