大数据背景下企业档案管理工作的创新路径探索

曹倩

摘 要：社会在发展，时代在进步，随着网络技术和信息技术的广泛普及，我国已经进入到了信息化时代。在大数据背景下，很多企业也积极投入到改革和创新工作当中。档案管理是企业管理工作中的重要组成部分，档案资料记录着企业全部的生产经营活动，具有很重要的价值。因此，企业需重视本企业的档案管理工作，正确而客观的看待企业档案管理工作中暴露出的各种问题，并不断探索和创新档案管理工作的新模式和新方法，进一步提升档案管理工作的效率和效果，实现企业档案管理工作的重要价值，并为企业的快速发展助力。

关键词：大数据;企业;档案管理;创新;路径

前言

在企业的发展过程中，企业的档案记载着企业的整个发展历程，对企业具有重要的意义，其中有些档案资料是重要的、唯一的，其珍贵性可想而知。当前，我国企业档案管理工作的重心，主要是针对企业的生产经营展开的。在大数据背景下，要探索企业档案管理工作的创新路径，最重要的一点是，要正视企業档案管理工作中存在的诸多问题，要深刻的探究问题存在的原因，并针对这些问题探索有效的应对办法，积极构建规范化的企业档案管理体系，并探索更加高效的管理方法，从而进一步提升档案管理工作的效率和质量，为企业的快速发展保驾护航。

一、大数据概念及大数据和企业档案间的联系

1.大数据的概念

所谓大数据，主要是指需要新处理模式才能具有更强的决策力、洞察发现力和流程优化能力来适应海量、高增长率和多样化的信息资产。大数据技术的战略意义并不是掌握庞大的数据信息，而在于对这些含有意义的数据进行专业化处理，从而实现数据的“增值”。

2.大数据与企业档案间的联系

在互联网时代，档案其实质也是一种大数据。在档案管理过程中，需要借助大数据对各种档案信息资源进行处理，这是时代的发展需要，也是档案管理工作的实际所需。只有全面的、深刻的了解和运用大数据，才能做好档案管理工作，为企业和员工提供更好的服务。

随着网络技术和信息技术的快速发展，在人们的生活中广泛应用，为人们提供了便捷的生活方式和生产方式。在新的历史发展时期，企业的档案管理工作也要顺势而为，积极开展数字化、自动化等方面的创新，实现工作方式上的创新，提高企业档案管理工作的实效，为企业的发展提供可靠的支持。因此，企业的发展离不开档案管理工作，两者之间存在着必然联系。

二、大数据背景下企业档案管理工作的重要价值分析

1.能够帮助企业实现管理的科学化

在社会的发展过程中，一些企业认为档案管理没有多大的用处，其存在的价值仅限于查阅资料，与企业的生产经营和管理没有多大关系，然而这种认识是不正确的。企业的档案资料虽然不能直接参与企业的生产和销售，不能直接推动企业的快速发展，但是，企业的档案资料收录着企业自成立以来，每一个发展阶段的重要资料，其中有重要的数据、经验总结及重大决策记录等内容，对企业的发展起着间接的借鉴和推动作用。在大数据背景下，企业加强对档案管理工作的重视，并且强化对其的管理，一定会提升档案管理工作的效率和效果，必将推动档案管理工作的发展，实现管理上的科学化，助力于企业的长久发展。

2.能够实现企业信息档案管理的规范化

在企业的管理工作中，档案管理是最基本的管理内容，且对企业的发展至关重要。在企业的档案里，不仅记录着企业的艰辛奋斗史，同时很大程度上也反映出了企业的文化内涵，因此，档案管理工作是企业管理中的重要组成部分，需要积极构建一套科学的、完善的管理体系，真正实现企业信息档案管理的规范化，帮助企业朝着现代化和信息化的方向发展。

3.能够帮助企业开展资源核心管理

企业档案管理属于企业管理工作的一部分，档案管理工作的水平和能力，直接折射出了企业的整体管理水平。档案是企业奋斗和发展的浓缩，因此，重视企业的档案管理工作，并努力提升其管理水平和管理能力，对提升企业资源的核心管理发挥着重要的作用，有助于企业实现科学性和综合性的发展目标。

三、当前我国企业档案管理工作中暴露出的突出问题分析

1.企业领导对档案管理工作不够重视

在企业的发展过程中，领导干部是企业的主心骨，也是企业发展的领头羊，领导干部的思想观念会对企业员工的行为产生一定的影响。在企业的发展过程中，一些领导对档案管理工作过问较少，认为档案管理只是资料的简单保管，从思想上不够重视此项工作。随着我国经济发展的不断深入，企业也积极投入其中，对自身的制度和管理等方面尝试进行改革和调整优化，甚至在产权方面会发生一些变动。企业管理层的精力和工作重心往往放在企业生产和经营上，对档案管理工作基本无暇顾及，这很大程度上影响了档案管理工作的成效。与企业的生产、销售管理相比较，档案管理工作的成效显现比较慢，甚至需要多年后才能展现其价值。企业管理是一项系统性的工程，良好的管理理念和举措对企业发展具有积极作用。领导层的发展和大局意识，有助于全面认识各环节的管理工作，统筹管理，协同发展。

2.档案管理工作的信息化建设不完善

随着网络技术和信息技术的快速发展，我国已经迈入了信息化时代，并在某些领域引领着时代的信息化发展。现代的新科技给人们的生产和生活带来了巨大改变，在提供便捷的同时，也对社会的各项工作产生了不同程度的影响。在信息化时代里，我国很多企业的档案管理工作，由于未得到足够重视，信息化程度并不高。相对而言，档案管理方法滞后，也未在信息化工作上投入足够的资金和精力。时至21世纪的今天，部分企业的档案管理工作依然主要依靠人工来完成，主要的工作内容是对纸质档案进行保管，不仅费时费力，而且工作效率和质量都很难提高。如果运用计算机和网络技术，就可以高效、快捷的处理档案管理的各项事物。因此，全面加强档案管理的信息化建设已是大势所趋，这就要加大对档案管理工作的资金和人力投入，引入现代化的信息设备和系统，以进一步提升工作效率，降低总体、长期管理成本，也使企业档案管理工作提升一个新的台阶。

3.档案管理工作人员的专业素质和技能需要进一步的加强

档案管理工作人员是档案管理工作的主要参与人，直接影响着档案管理工作的质量和效果，因此，要想提升企业档案管理工作的实效，就必须进一步提升档案管理工作人员的综合素质和业务能力。在实践中我们发现，主管档案管理的工作人员档案专业科班出身的较少，很多是行政转行或兼职档案管理，存在专业理论知识不足，专业实操或管理技能欠缺的情况。这可在一定程度上确保档案资料的完整性，但工作效率和效果并不太理想。在大数据背景下，要想真正提升企业的档案管理水平，就需要进一步夯实档案管理工作人员的专业素质和专业技能，通过科学的管理方法，对档案和资料实施科学、高效的管理，为企业的发展保驾护航。

4.档案利用服务缺乏主动和针对性

一般来讲，企业档案管理工作开展的目的，是为了档案资料被妥善保管，便于日后的查阅和使用，最终为企业发展提供参考和有力支持。从实践工作来看，很多企业档案管理工作的意义和价值，在档案资料的存储和保管上得到了体现。而在利用方面还明显不足，档案管理部门只能在有限范围内提供利用，企业员工很多细致、确切的档案利用需要无法得到满足，更多依靠同事间的帮助获得資料。这就存在用户需要与所提供服务不匹配的情况。这还未考虑一些文件仅限某些员工或高管，而未对普通员工开放利用的情况。这很大程度上降低了档案资料的使用效率和保管的价值，也降低了档案管理工作的价值。

四、大数据背景下企业档案管理工作的创新路径分析

1.加强对企业档案管理工作的重视

企业要重视本企业的档案管理工作，特别是企业的管理层，要积极的转变观念，加强对档案管理工作的了解和认知，认识到其在企业发展中所起的重要作用。企业领导要经常深入部门，关注和了解档案管理工作的实际情况，对管理中出现的问题给予重视，并提供必要的资金和人力方面的支持。另外，企业要在企业内部加强对档案管理工作的宣传，让普通的员工也能了解档案管理工作，对档案管理工作的发展起到促进作用。

2.强化企业档案管理的信息化建设

企业要真正实现企业档案的信息化管理，就要加大资金和技术的投入，建立起以信息技术为基础的档案管理系统，将传统的档案管理方式和现代的管理方式相融合，建立起纸质档案和数字档案相结合的管理系统，发挥双方的优势，提升档案管理的信息化程度。企业建立起档案信息管理系统，将企业相关的档案信息全部录入到系统的数据库当中，并将那些纸质档案资料通过技术手段转化为影像资料进行系统存档，实现档案及管理工作信息化和网络化，提高作效率。在这一过程中，档案分类程序可以说是档案数据存储和管理、利用的重要依据。前期工作的规范完成，让档案的后续反复多次调用变得方便、快捷多了。有了电子档案信息，纸质档案的使用频率会降低，一定程度上也保护了纸质档案的安全，降低了损坏和丢失情况的发生，对纸质档案也是一种有效的保护。

3.强化档案管理人员队伍建设

在大数据背景下，对企业和档案管理人员都提出了新的要求。一方面，企业要注重培养员工的使命感和责任感，提供相关的业务培训和再学习，更新他们的专业知识储备，提升他们的计算机操作及软件使用技能，切实提高其业务能力，满足档案管理工作的实际需求。另一方面，企业档案管理人员要顺应时代的发展变化，增强发展和创新的意识，注重自我成长和完善，努力提升自己的专业知识水平和技能。对档案管理工作保持认真、细心、谨慎的态度和不断提升的业务能力，这种综合职业素养的提升是企业和个人共同努力的结果。除此之外，企业的档案管理人员还要紧跟时代的发展变化，树立起一定的网络意识和信息意识，提升自己的分析能力和工作能力，能够从庞大的信息数据库中，提炼出有价值的信息，为企业的决策和发展提供可靠的数字和信息参考，充分体现出企业档案管理的重要价值。同时，企业的档案管理人员在日常工作中，要加强法律方面的学习，增强自己的法律意识，从而在档案管理工作中坚持实事求是的原则，不掺杂虚假信息和数据，来应付检查和规避责任，在国家法律法规的框架下，认真的履行自己的职责，保证企业的档案资料的完整性和安全性，避免发生知识产权的纠纷问题。档案管理人员只有具备一定的法律知识，才能保护好企业的档案资料不被侵犯，更好的维护企业的和自身的利益，促进企业的更好发展。

4.努力提升企业档案的利用率

企业的档案包含的内容很多，有涉及人事的，有涉及技术的，还有涉及会议的等等，其中有一些档案资料比较机密，只有企业的个别高管才能借阅。而其中有一些档案并不涉及机密，是企业员工都可以查阅的，企业应该鼓励员工查阅相关的档案资料，以更好的满足工作所需。

5.积极探索现代化的档案管理模式

与传统的企业档案管理模式不同，现代企业的档案管理工作已经进步不少，不管是从档案管理的形式上、内容上，还是从管理方式上，都体现出了时代性和创新性。在互联网信息化时代里，企业的档案管理工作离不开网络和信息，只有在这些先进技术的辅助下，才能充分地实现档案资源的有效保管，满足更多人员使用档案资料的需求，实现档案管理工作的真正价值。在企业档案管理工作中，积极探索现代化的档案管理模式，已经是现代档案管理工作的发展趋势，是时代发展的必然要求，进一步提升了企业档案管理工作的效率。与传统的档案管理模式相比较，现代的企业档案管理模式优势更加明显，不仅档案管理工作的程序得到了有效精简，大大降低了整个流程的时间消耗，有效提升了档案管理工作的效率。云数据库的运用，改变了传统企业档案管理工作的存储方式，不仅存储的效率提高了，而且档案管理工作的安全系数也得到了提升，是现代企业档案管理工作的发展必然。现如今，企业电子化档案管理方式也在积极的推进中，甚至有的地方已经进入到了实践应用阶段，不仅有助于提高档案信息的传播速度和推广速度，而且使得电子信息化管理的方式更加的便捷，安全性更加的突出，从而开创了现代企业档案管理工作的新局面。

五、结束语

企业的档案管理工作看似非常简单，没有技术含量，但实际上它是一项比较繁琐和复杂的工作，不仅具有专业性，而且需要付出很大的耐心和细心。进入新的历史发展阶段，面对当前普遍的企业档案管理工作实情，要想真正提升档案管理工作的效率和质量，需要企业重视起这项工作，与业务人员和档案管理人员一起探索和创新多种办法，推动企业档案管理工作的规范化、科学化及现代化发展，抓住时代发展的机遇，不断调整和优化企业的信息资源配置，提高企业信息资源的使用效率，进一步提升档案管理工作的实效，促进企业响应力、决策力及创新能力的提高，推动企业整体性的发展。

参考文献：

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（作者单位：广东大鹏液化天然气有限公司）