浅析如何做好干部人事档案管理与利用工作

杨昌美

【摘    要】干部人事档案记录了干部的一生，包括干部的自身经历、品德作风、政治思想等内容，对于干部自身有着举足轻重的作用，作为管理部门，在评选干部、考核干部、分配干部等方面也是有着重要参考的职能。

【关键词】干部  人事档案  管理与利用

中图分类号：G4      文献标识码：A DOI：10.3969/j.issn.1672-0407.2020.21.042

干部人事档案真实地体现出干部的个人能力、业务水平、历史经历和政治思想等，人事档案的管理很直接地影响到了干部的工作情绪、工作质量等，也由此体现了人事档案的重要性。本文对于做好干部人事档案管理和利用工作进行分析，分析其重要性及其不足，并提出改进方案。

一、干部人事档案管理与利用工作的重要性

（一）干部人事在市场经济体系中处于较高地位

随着市场经济的不断发展，每个人的人事档案的作用越来越重要。对于干部来说，干部拥有较强的工作能力和组织能力。每一份人事档案都记录着干部的成长经历和工作经验。以干部人事档案为基础，不断促进经济市场的发展，合理配置干部人事的资源和使用，从而促进经济社会的不断发展。

（二）干部人事档案是参与社会保障的根据

干部人事档案管理关乎每个干部的利益，只有维护好大家的利益，才能更好地维护个人对于组织的归属感和信任感，更有利于增强组织对个人的凝聚力和团结力。

（三）干部人事档案在选拔部门工作中起到重要作用

干部人事档案管理记录了每一位干部的功与过，为干部的选拔提供了更为有力的证据，作为干部评选、升职的依据，我们有义务做好档案管理，突出甄别整理，抓好干部履历表、学籍资料、信息核对表、工资表、任免审批表、考察报告等材料的梳理和装订，做到内容真实、材料完整、手续齐全、前后统一[1]。

二、干部人事档案管理与利用工作中存在的主要问题

（一）部分单位领导对人事档案管理工作不够重视

当前问题出现在大多数公司中，对于档案重要性的认识不够。单位领导认为该工作为档案保存问题，只要做到档案不丢失、不损坏、不泄密就可以，完全忽视档案的重要性，导致很多干部档案工作没有计划，甚至出现忽视档案重要性的情况。表现在实际工作中，为档案工作没有安排，岗位工作分配不服众，导致人心不稳、破坏组织凝聚力和团结力的严重问题。

（二）部分单位在档案硬件设施上投入不足

档案存放位置本应该是干净整洁，环境良好，但在实际工作中，部分用人单位宁可把钱花在其他工作中也不愿意去为档案管理制造一个良好的环境。更有甚者，没有专门的档案管理室，对干部的档案极其不负责，容易出现档案潮湿、虫蛀等问题，因此产生严重后果。

（三）档案利用功效的发挥存在局限性

1.档案功能发挥存在局限性。档案虽一直存在，但对于档案的发挥千篇一律，内容单调程序化。对于干部人事调整，没有提供依据，没有最大限度地发挥档案的考察功效。缺乏合理利用档案的系统化管理和运作机制，使档案信息资源在社会发展中没有很好地体现出来。人事档案的作用也没有很好地表现。

2.档案保存存在局限性。对于当今数据化时代，档案的保存存在很大局限性。大多数档案还是以纸质的方式储存，有很大的弊端。比如：易丢失、统计困难等，很大程度上影响了工作效率。很多档案管理者存在年龄偏大的问题，管理方式老套，习惯用老方法解决问题。还有部分新人，虽然有着高学历，但是理论和行动严重脱节，说着容易做着难，工作效率极其不佳。

（四）档案资料归档工作有待规范和创新

1.资料的收集是档案管理的基础。随着资料越来越多，对于档案管理者有了越来越多的要求。管理档案人员必须及时更新干部档案，学历变化、工作晋升、年度考核等资料要及时收集并归档，并按照国家要求统一装订。

2.创新工作机制。创新工作机制，利用网络进行有效工作，对于干部人事档案的檢索，无论采用“四角”法还是“笔形编号”法均是利用姓氏检索的方式进行，这两种方法均有一定的科学性，但记起来费时又费力，用起来烦琐，工作效率低。为提高工作效率，可采用以英文字母的顺序号进行编排，便于记忆，利于查找，提高速度。同时，为了提高档案管理水平，制订合理有效的档案收集机制，发挥档案管理者主动性，增强档案的真实性。在法律允许范围内，扩展干部人事档案资料的来源渠道，力求材料来源的真实性、准确性、广泛性和反映问题的全面性[2]。

三、干部人事档案管理与利用的相关政策

（一）增强管好档案的紧迫感和使命感

要把档案管理工作放在人事工作的基础工作之一，要摆在突出的位置，要舍得人力、财力、物力，防止出现无关紧要的思想，一定要像其他工作一样，年初做预算，年底有总结。做好档案管理、档案维护等工作，做好档案不丢失、不损坏、不泄密，及时更新档案信息，确保档案信息真实等基本要求。

（二）配置专业的档案管理人员

保证档案管理人员的专业性，要选择政治上可靠，作风正派，责任心强的人员从事档案管理工作，充分发挥他们的创新精神，提高工作效率，减少工作中的失误与差错，努力掌握科学的管理方法，探索全新的管理模式，使人事档案管理更加科学、实用。

（三）尽快实现“新手段”管理档案，提高档案管理的信息化

当今时代，网络迅速发展，已经有单位实行建立内部局域网和档案原件管理方式，通过计算机网络，将纸质档案转为电子版存于内部局域网，这样即保证了干部人事档案的保密和安全，也提高了查阅档案的速度，防止不确定因素的发生，利用内部局域网，可以很快地查找到授权范围内的所有信息资料，可以大大提高工作效率。

（四）加强管理档案人员的业务培训

首先，领导要加强重视管理档案人员的培训，将其列入管理培训计划之中，统筹安排，有计划地进行专业的指导辅助，更新管理档案人员的知识体系，提高其政治觉悟与工作能力以及学习能力。管理档案人员要通过自学、参加培训等方式，熟悉人事档案工作的各个环节和基本要求，尤其是对材料的鉴别和分类，更要了如指掌。

四、结束语

加强干部人事档案的管理与利用是一项长期、复杂而重要的基础性工作，我们应将干部人事档案管理作为搞好干部人事管理的基础工作，抓紧落实，作为提高干部人事管理水平的必备工作给予高度重视，紧紧围绕加强干部人事档案的管理与利用为目的，主推我国干部人事改革不断深化。为此，我们要创新工作思路，不断提高档案管理与利用工作的质量，才能做到更好。

参考文献

[1]周海萍.做好人事档案管理的实践与思考[J].科技资讯，2008（18）.

[2]陈晓旭.关于基层干部人事档案管理工作的几点思考[J].2012（17）.