浅析文书档案管理问题与对策

马晓燕

摘要：文书档案管理工作是我国企事业单位日常经营和业务管理的重要内容，针对文书档案管理中存在的问题，提出文书档案管理工作的改进对策，在全面系统梳理企业文书档案管理工作问题的基础上，制定和运用适当策略，调整优化企业文书档案管理工作，使企业文书档案资料发挥最大优势和使用价值。

关键词：文书档案;管理工作;存在问题;改进对策

文书档案管理工作是一项系统性的工作在管理中会遇到各种问题，在进行文书档案管理过程中要提升服务意识，具有一定的现代化管理意识，同时强化对档案信息的利用意识，要合理应用各种信息技术手段，转变传统的管理模式，通过现代化、智能化的方式与理念优化管理，更好地开展文书档案管理工作。

一、文书档案管理中存在的问题

文书档案工作涉及较多的信息内容，管理工作较为繁复，而传统的文书档案管理工作存在一定的滞后性，在档案管理过程中会受到各种因素的影响，有时容易出现一些疏漏导致工作效率不高，不利于各项后续工作开展。从整体上来说，文书档案管理工作存在着如下问题与不足。

（一）缺乏对档案管理工作的重视

或许由于对档案管理工作重要性宣传不到位、部分单位部门领导以及工作人员对文书档案管理工作认识不足、对于文书档案管理工作未给予充分重视等原因，而出现一些单位部门在档案管理过程中缺乏主动性，没有制定相对完善的管理对策与手段，有时会导致归档内容信息不全、信息缺失等问题出现，这样就会对文书档案管理工作带来一定的阻碍，影响了各项相关工作的有序开展。

（二）文书档案管理还需提高科学性

文书档案管理，需要运用先进手段加强文书档案现代化管理。但在文书档案管理工作中，先进手段有所欠缺，专业人才不足，部分相关管理缺乏科学性，影响了档案工作质量与效果。在日常工作中因为缺乏完善的管理制度，专业能力不足，缺乏规范与要求等，都将造成相关档案信息遗漏、缺失等情况，这样将会影响文书档案工作质量。

二、文书档案管理工作的改进对策

（一）借助信息化管理手段，完善文书档案的管理制度

现今信息技术在日新月异的发展，所以在文书档案管理工作中需要善用信息技术，完善文书档案的管理方式，并采用创新的管理理念，使用创新工具，借助创新模式使文书管理效率和质量获得有效的提升。第一，需要普及各地区研究院的电子化文书档案管理方式，增加文书管理的电子化设备，使信息化文书档案管理制度得到有效的普及。尽可能的避免储存纸质档案，以免因为文书档案储存环境过差，造成文书档案的损伤。同时，电子化文书档案管理可以有效降低纸质文书档案存储的仓库费用成本。此外，在管理工作中还需要以发展的眼光对文书档案进行电子归纳整理，使检索文书档案的途径清晰化，并借助信息技术对重要的文书档案实施保密工作;第二，充分的发挥信息技术的多样性和功能性，完善文书档案的信息管理平台。即可以根据研究院的日常工作需求，编制出适合研究院的数据检索工具，整理出符合研究院整理统计的数据库等。另外，编制的检索功能还应当具备打印和下载等功能，以保证承办方提取文书档案时的纸质材料需求。需要特别注意的是，在运用信息技术完善文书档案管理时，文书档案管理的工作人员需要对上传的文书材料进行及时的审核，以避免电子文书档案整理出现错误;第三，为文书档案管理制定新的工作模式或制度，如电子文书档案的格式规范条例，文书档案撤销条例等。在应用创新管理模式时，一定要在传统工作模式的基础上摒弃落后的工作方式，遵从现有的法律法规，借助信息技术完善文书档案的电子管理制度。

（二）努力提高文书与档案工作之间的衔接效率

文书档案管理水平关键在于文件的质量，同时现阶段企业和组织的文件数量不断增加，因此文书档案部门之间要建立长效的沟通机制，提升各个部门之间协调配合的力度，最终使文书工作与档案工作进行规范化的衔接。从具体措施来看，文书档案管理工作人员要充分利用信息技术，例如数据库挖掘等，全面收集单位和组织内部的文书档案，并对这些文书档案进行整理归类，同时企业和组织的其他部门也要积极配合文书档案管理工作在文件查阅完毕之后要上报文书档案管理部门，如果是电子档案的话，要在管理系统中进行登记，如果是纸质档案的话要在第一时间送至档案室归还。

（三）加强文书档案管理工作人员的综合素质

由于很多單位的文书档案管理工作人员并非专业性人才，所以该项工作的队伍尚不稳定，导致了工作人员的专业技能不强，同时专业素养也有待提升。因此，面对文书档案工作的特殊性，地矿勘察设计研究院应当对相关人员进行岗前培训和定期培训，实时检测工作人员的专业技能，考察工作人员的专业素养，从而提升工作人员的服务精神，增强档案意识。

（四）增强归档工作的及时性，提高领导对文书档案管理的重视

在文书档案管理制度中应当严格遵守《中华人民共和国档案法》，积极依照《国有企业文件材料归档办法》和《企业档案管理规定》进行文书档案的管理工作，从而提升对文书档案管理的关注度。因此，地矿勘察设计研究院可从领导层着手，加强领导干部对档案管理的重视，并为各单位的领导干部群体做榜样。这样可以保证文书档案的管理工作能够有效的下达到每一位员工手中，从而让文书档案的管理员工可以清楚该职位的职责，提升他们的职业素养和道德修养，以使各项文书档案工作在实处都得到有效的落。另外，有关政府机关需要同单位一起进行监督和审查：第一步，需要将有关管理文书档案内容的法律规定进行再次的完善;第二步，对相关单位进行广泛的宜传和普及，以吸引各地区的地矿勘察设计研究院的关注。第三步，在项目工程施工环节，政府部门也需要不定期的检查和监督文书档案的管理工作情况，严格打击一切违背法律法规的操作，同时要把新的规定或新的要求全面落到实处上，抵制一切形式主义，防止各地区单位应付了事。

三、结束语

综上所述，在信息时代的背景下，文书档案管理工作在单位和组织当中的价值逐渐提升。因此相关部门及工作人员要全面重视文书档案管理工作，积极应用各种现代化信息技术，构建完善的工作体系，最终使文书档案管理工作为企业和组织的运行提供有力的帮助。

参考文献：

[1]张宁.文书档案管理工作中存在的问题及强化措施[J].卷宗，2017（15）

[2]王威.文书档案管理工作中存在的问题及解决措施[J].黑龙江史志，2015（5）.

[3]李琦.浅谈公安消防部队在文书档案管理工作中存在的不足及对策[J].北京档案，2011（1）.