物业企业内部控制的现状及改进措施

摘要：内部控制即是企业管理的中枢，既决定企业的管理水平和服务质量，也对企业竞争力有一定影响。提高内部管理水平，完善企业内部管理制度是每个企业发展过程中必不可少的程序。随着物业市场逐渐饱和，提质增效成为每个物业企业面临的首要问题。基于此，本文通过对我国现阶段物业管理企业内部控制存在的问题进行分析，并针对性地提出了改进建议和措施，以期为现有的内部控制相关研究提供部分参考，为企业管理优化提出一些有益补充。

关键词：内部控制;物业企业;优化建议

一、引言

20年来，伴随着我国住房制度改革，物业管理企业迅速发展壮大。根据统计，我国现有物业企业数量超过30万家。然而，管理不善、内部控制缺失等问题频频出现使得很多物业企业盈利状况不佳，甚至处于亏损状态。因此，如何加强企业内部控制，实现管理水平、服务质量和竞争力的提升成为当前很多物业企业亟待解决的难题。

二、物业企业强化内部控制的必要性

物业管理服务品质是物业企业赖以生存的核心要素，但是由于传统观念的制约，部分物业企业缺乏创新精神，处于市场竞争的下游水平，对于企业内部控制的认识较为浅薄，这些特点都对物业企业的健康成长产生了不利影响。所以，为了提高企业生存能力、创造出健康的内部发展环境，物业企业必须寻求解决之道，通过深入探索逐步完善管理体制，使企业内部控制体系趋于成熟。

首先，内部控制能够帮助企业有效防范风险。企业可以通过内部控制提升企业风险管理水平，有效的内部控制是企业能够识别和控制风险的前提。其次，内部控制能够保证财务信息的真实和准确。健全有效的内部控制能保证财务信息的获取、记录到输出全过程的准确性，并确保能真实反映企业经营情况，从而达到保证财务信息真实可靠的目的。再次，内部控制能保证资产的安全完整。健全的内部控制通过有效地监控企业资产的活动过程，控制企业资产流失风险，从而保证企业资产的安全性。最后，内部控制能够帮助企业提高经营效率，提升企业竞争力。健全的内部控制通过适当地授权、合理地分工提高企业的经营效率;另外健全的内部控制通过规范企业工作服务流程来提升其管理品质，增强企业竞争能力，力争在市场竞争中处于上游水平。

三、物业企业内部控制中存在的主要问题

虽然我国的物业企业在近20年来有着较快的发展速度，但它仍是一个新兴的服务行业。我国现有的物业企业大多数规模较小，从业人数也较少，受这些限制，导致我国物业企业普遍忽视企业的内部控制，重视眼前短期利益，忽视长远发展，重视领导安排、轻视制度建设。具体来看，我国物业企业内部控制存在以下突出问题：

（一）企业不重视甚至忽视内部控制

我国的物业企业起步晚，发展时间短，管理水平也是参差不齐。根据实际调研，很多物业管理企业都没有建立内部控制制度甚至并不了解内部控制是什么，即使部分企业引入了内部控制的概念，也没有意识到内部控制与企业的管理水平、经营能力息息相关，而仅仅认为内部控制是财务制度中的一个环节和步骤。在日常管理中比较突出的表现是缺乏内部管控机制、公司文化建设、风险评估机制。

（二）内部控制浮于表面重制度轻落实

对于每名员工来说，内部控制明确了各自的职责，对于企业各部门来说，内部控制制度有利于加强沟通和合作，有利于发挥个人和集体的最佳效果。在我国多数物业企业中，尽管制定了相对完善的内部控制体系，但由于考虑成本效益问题，企业往往会选择通过减少管控成本从而达到收益最大化的经营目标，故导致内部控制制度流于形式。另外，物业企业在执行内部控制时，因存在企业领导者的不重视、缺乏对员工的培训、缺乏合理有效的机制、缺乏强有力的监督等现象，企業的内控制度执行效果并不理想。

（三）内部控制设计不合理

科学、完善的内部控制制度有利于企业建立高效的管理模式，但是这种完备、合理的内部控制制度需要管理者具有较高的管理水平和能力。物业企业普遍规模偏小，人员层次偏低，制定的内部控制制度操作性、逻辑性和完备性不强。物业企业在出现管理问题时，管理人员并没有从深层次考虑内部控制制度中的缺陷并加以完善，使得内部控制制度缺乏适用性和科学性。例如，“一人多岗”的情况在物业企业是普遍存在的，在多数物业企业中，收款人员、开票人员以及业主信息（档案）录入员均由一人兼职;甚至有些物业企业将投资经营职能与风险管控职能同设于一个组织机构内，像这种组织机构职责权限界定不清、不相容职务未能分离的情况，导致内部控制形同虚设。

（四）信息沟通时效性差

我国的物业公司管理体系呈现“头大尾小”的特点，普遍呈现重视行政、财务部门设置反而轻视服务部门配置的现象。此外，作为与服务对象直接接触的物业服务人员，很少有机会参与到公司的中高层会议、政策制定和服务对象需求反馈中去，造成了信息沟通渠道堵塞。例如，当客户向基层物业服务人员提出需求时，物业员工需要进行层层汇报，由于反馈层级多且时间长，容易造成反馈内容的丢失和失真，甚至出现有反馈无回复的现象，最终影响物业企业的服务品质。

（五）内控岗位员工素质有待提升

企业内控人员的能力水平决定了物业公司在执行内控制度的有效性，尽管物业公司的管理手册中的能力、服务和评价模块明确规定了员工应当具备的能力素质，然而多数物业企业出于成本控制原因，均会放宽甚至无视招聘员工的招聘标准，导致内控人员工作经验不足、思想认识未能与时俱进导致专业能力一般等问题。更为重要的是，物业公司存在轻视员工培训的现象，且培训过于注重形式而忽视评价考核环节，导致内控培训效果大打折扣，内部控制要求很难落实，并缺少监督。

四、对物业管理企业内部控制的优化建议

（一）强化风险意识增强内控观念

增强物业管理企业的内控意识是加强内部控制需要解决的首要问题。一直以来，大家认为房地产企业是高风险行业，而对于物业企业所面临的风险则无足轻重，不被重视。事实上，由于物业企业业务类型多元化、服务对象多样化，在经营管理过程中，面临着管理责任风险、财务风险、项目承接决策风险、合同管理风险、企业运作风险、自然灾害风险等等。面对如此多的风险，物业企业必须增强抗风险能力。首先要从思想入手，增强物业企业人员尤其是高层领导对风险的认识。其次通过多样化的案例教学，提升物业管理企业管理层对内控重要性的理解以及内控失效所带来严重后果的认知。

（二）构建完善的内部控制制度

完善的内部控制制度是提升企业内部控制水平、服务质量和降低财务风险的基础和前提。要想让企业得以长久的发展，建立健全完善的内部控制体系至关重要。物业企业应充分利用构建的内控体系，加强管控力度，杜绝内部员工徇私舞弊的可能，从而保证企业资产完整、财务信息准确及经营目标的达成。建立健全的物业内部控制制度需要从以下几方面入手：首先要实现权责分离机制，建立健全的控制机制以及授权审批机制。做到不相容职务分离，各司其职，相互制约，有效提升公司管理效率。然后通过建立具体考核机制评价员工绩效，物业企业由于其业务的特殊性，需要有符合自身特点的制度体系。不同层级员工的工作性质不同，在评价体系中依据有所差异，薪资水平可以作为评价的基础要素之一。结合物业企业业务特点以及各层级员工工作性质，结合薪资水平，综合评价具体时间段内员工工作绩效，可将评价结果计入员工档案，并且作为员工后续奖惩及评优等工作的参考条件，调动员工的工作积极性，提升企业整体的竞争能力。

（三）优化内部控制体系

优化企业内部控制体系和结构，首先要是实现服务流程标准化并改进公司组织架构。服务质量是物业企业的生存之本，同时也是物业企业的核心竞争力。因此，物业公司应当梳理服务事项，精简服务流程和体系，实现服务的流程化，既实现服务质量的提升，又能降低公司成本。同时，针对公司管理架构层次过多的情况，应当对公司的管理架构进行整合，打破原有部门设置，优化组织结构，最终建立扁平化的高效管理体系。针对企业内部业务控制的过程，各个层级的负责人员可以选择定期或不定期的考核，及时发现可能存在的问题，并实时掌握业务进展情况，同时与预算管理紧密结合，迅速改进问题，总结经验。

（四）建立健全信息沟通机制

信息沟通制度对于推动物业公司内部控制与风险规避具有重要的作用。健全的信息沟通制度有助于提升相关物业人员的工作效率，增加物业公司與业主的沟通。通过建立起相关的制度，约束物业公司与业主双方，从而实现风险规避。物业企业不仅要重视内部员工之间的信息沟通，还要考虑信息数据系统的完善工作。通过专业化的线上集成系统整合内部信息，给管理层和操作层提供快速有效获取信息的平台，进一步提升内部控制执行的可靠性。

（五）重视企业文化建设形成良好的内控氛围

企业文化是企业的灵魂，对于物业企业来说，拥有良好的企业文化和外在形象对于客户来说更容易产生良好的印象。良好的企业文化对企业内控建设起到了至关重要的作用，完善的内控制度也是企业文化建设的有力保障。首先企业树立积极向上的价值观，培养员工敬业爱岗、诚实守信、廉洁自律，提高员工素质，使员工的自觉性行为和企业制度约束有机结合，增强内控制度执行力。其次是将企业文化建设当作是一种制度执行，使企业文化建设和内控建设融为一体，从而保证内控工作的有效实施。

五、结语

内部控制既是企业管理的中枢，又决定了企业管理水平、服务质量和企业竞争力。本文从我国现阶段物业管理企业内部控制的现状出发，针对物业企业在企业管理和内部控制方面存在的忽视内部控制、重制度轻落实、内控设计不合理、信息沟通不畅和员工能力素质参差不齐等问题进行了详细剖析，阐述了物业企业在内部控制方面的不足、形成的原因和造成的影响。最后对物业企业提出了加强内控建设的几点建议。希望本文的研究成果可以为相关研究和企业管理优化提供一定的参考，实现物业企业竞争力的提升。

参考文献：

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[3]朱建琴. 商业物业管理企业内部控制改进分析[J].中外企业家，2020（01）：43.

作者简介：

杨媚，长城物业集团股份有限公司。