大数据时代智慧档案管理的发展策略研究

王雪松

【摘  要】随着科技技术的快速提升各个领域迎来大数据化时代，促使行业发展更加迅猛。大数据时代下，公共部门需要转变管理观念、提升管理技能，借助于智慧档案管理，实现信息资源的高效整合与管理，解决公共部门传统档案管理中存在的问题，借助于人工智能与物联网等新型技术，丰富档案信息资源，做好人事档案管理与工程档案管理工作，构建完整的新型虚拟档案馆。笔者是一名公共部门工作人员，在日常工作中接触到的档案管理内容比较多，本文主要是对大数据时代智慧档案管理的发展策略展开探究，希望对智慧档案管理提供相应的借鉴与指导，提升公共部门档案管理质量与效率。

【关键词】大数据;智慧档案管理;发展策略

1大数据背景下档案管理工作的机遇

1.1更有利于挖掘档案价值

随着信息技术的不断提升，档案信息数字化进程不断加速。无纸化办公的大力推进使得传统的纸质文档逐步向电子文件过渡。利用大数据分析等技术手段，档案信息的筛选效率得到较大提升。信息资源的纵向及横向连接，进一步增强了档案信息分析的深度及广度，大大提高了档案资源利用率。

1.2更有利于信息资源共享

大量汇集的档案信息只有在云计算及大数据的技术支撑下，才能真正发挥资源共享的作用。互联网信息的传递，让档案服务由幕后逐步走向台前。平台化资源共享打破了时间和空间的限制，也进一步降低了档案信息共享成本。通过共享信息的横向串联，人们更全面地了解及掌握到客观事物的整体形态，为各项事务决策提供了更加坚实可靠的资源支撑。

2大数据时代给档案管理带来的挑战

大数据时代的到来虽然给档案管理工作带来了很多新的机遇，但同时也带来了很多挑战。第一，对传统管理理念的挑战。在传统的档案管理理念下，档案管理人员需要对档案进行逐一分类，并做好相应的标记。但是在大数据时代下，档案信息量十分庞大，且部分档案信息是交叉的，如果仍旧沿传统的管理模式开展工作则无法有效对档案信息进行分类和标记。同时，过去档案管理人员认为档案管理的重点是档案文件而不是档案中的数据信息，缺乏数据意识，没有深入挖掘档案数据信息的重要价值。第二，对档案形式的挑战。传统的档案即纸质档案，但大数据时代要求以电子文档、图片、音频以及视频的形式记录和存储档案信息，这就需要档案管理人员掌握大数据时代的要求，利用合适的形式保存档案。第三，对档案管理人员的挑战。在过去档案管理人员只需掌握基础的档案管理流程与操作即可，但大数据时代对档案管理人员提出了更高的要求，要求其具备大数据技术和相关信息技术的应用能力，以及较高的业务水平。第四，对档案安全性的挑战。纸质档案可能会受到火灾、水灾的影响，但信息化档案也会受到网络病毒及黑客的袭击。

3大数据时代智慧档案管理的发展策略

3.1实现档案信息资源的共享、共建

在大数据时代背景下，要想展示出智慧档案的优势与作用，需要实现公共部门可公开档案信息资源的共享、共建，利用大数据技术与互联网实现横向联系，让各项数据能够同行运行。大数据时代背景下的智慧档案管理属于一项复杂、庞大的活动，需要实现资源与信息的整合与共享，之前我国各地政府信息建设良莠不齐，部分地区、行業信息技术较为落后，信息数据之间的传递较为缓慢，各个部门想要查询其他部门的数据信息较为困难，在智慧档案管理工作中，能够借助于档案信息资源共享共建来解决以上问题，让各个部门之间能够快速传递数据信息，提供更为便捷的数据支持。同时，在智慧档案管理工作中，对实物档案资源进行管理、分类、收集，解决以往档案资源难以存储、难以分类、难以收集的问题，实现档案管理的网络化与自动化，开发档案信息，借助于网络平台登记海量数据，实现档案服务的便利性，把以往的数据存储模式转化成数据模型，由被动文件服务转化为主动文件服务。

3.2重视档案管理队伍创新意识的培养

应根据大数据时代的要求，培养一支具有创新意识的档案管理队伍，构建新时代档案管理人力新格局。档案管理相关部门应注意引进信息技术型人才，把好人才招聘关，引导高素质创新型人才进入到大数据背景下的档案管理工作中，积极应用大数据技术，有效助力档案管理水平的提升。同时，档案管理部门应营造良好的学习环境，宣传大数据相关知识，引导其充分认识大数据技术对档案管理工作的重要性。应加强学习培训，不断提升工作人员的专业素养。大数据时代档案管理工作离不开一定的基础设施，应营造良好的信息环境，完善信息化设备配备，为大数据技术的应用提供物质条件。工作人员应加强自身学习，加强结对帮扶，熟练掌握相关信息技术，以便更好运用大数据技术管理好档案。

3.3增强电子档案管理设备与人力投入

在大数据时代背景中，要想创新以往档案管理方式，并提升档案管理质量，在实际工作中，必须要增强电子档案管理工作所需设备，增加设备投入，首先，应做好设备选择工作，在设备选择工作中以计算机设备为主，选择具有存储功能的计算机，在设备选择工作完成后，应结合电子档案管理工作要求，引入电子档案管理系统，并将电子档案管理系统安装至计算机设备中，为后续电子档案检索、分析等各项工作开展提供可靠平台。与此同时，在电子档案系统选择前，需要结合企业内部电子档案管理工作实际要求，选择适合的档案系统。要想完成此项工作，需要不断强化人员管理，引入更多专业能力强的档案管理工作者，充分发挥电子档案作用，提升档案信息应用价值。最后，在传统档案创新工作中，需要引入复合型人才，并在大数据背景下，创新以往档案管理工作模式，不断优化传统档案管理方式，以创新为基础，做好电子档案管理工作，最大限度提升电子档案管理工作效率。

3.4增强档案安全性

信息化管理虽然效率较高，但也可能会出现信息泄露等问题，因此应保障档案信息的保密性以及安全性。可以完善档案数据化管理平台，在平台当中通过设置防火墙、声纹认证等方式降低系统被黑客、病毒攻击的几率。档案管理人员也需要定期扫描系统漏洞和病毒，并进行修复，确保档案的安全性，且需要做好档案备份工作，避免档案丢失造成严重影响。

结语

在对大数据时代下，企业档案管理工作要在把握当前档案管理工作不足的基础上，结合大数据时代的优势和特点，通过转变观念、发挥优势、完善素质、改善设计等方式，进而有效促进企业档案管理工作的优化和升级，为企业的快速发展和平稳运行提供有力保障。

参考文献：

[1]刘春凤.“大数据”时代的企业档案工作模式转型[J].兰台世界，2020（S1）：136-137.

[2]李斌.大数据时代下的基层电力企业档案管理策略研究[J].中小企业管理与科技（中旬刊），2017（5）：100—101.