北京大学出版社ERP系统应用实践思考

陈健

摘 要：管理信息化是出版社提升业务管理效率和水平的重要手段。北京大學出版社在新ERP系统的实施中取得了一些成绩，有不少亮点，但也走了一些弯路。本文做一梳理，供业界同仁借鉴参考。北京大学出版社ERP系统应用的实践表明，ERP应用和完善的过程，就是出版社管理理念不断创新、管理流程不断优化和管理手段不断升级的过程。只有在先进管理理念的引领下，不断根据业务流程的优化修改完善ERP系统，我们才能设计开发出易用、好用的ERP系统。

关键词：出版社;ERP系统;应用;思考

中图分类号：G230 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 10-00-03

管理信息化是出版社提升业务管理效率和水平的重要手段。自20世纪90年代开始，国内部分出版社开始实施企业资源计划（ERP）系统，运用信息化手段为出版社的业务管理服务。目前，很多出版社在这方面进行了成功的尝试，也积累了不少经验。

北京大学出版社是2002年引入ERP系统的，当时上线了编辑/编务、印制、发行和储运四个模块，给出版社的业务发展提供了有力的支撑。当时ERP系统实施带来的最大改变，是使很多原来散落在各种纸质单据或电子表格中的信息都统一归集到了系统里。

随着出版社业务的发展和管理要求的变化，旧有的ERP系统在很多方面已不能满足实际工作需求，2014年北京大学出版社信息中心同第三方公司设计开发了新的ERP系统，并分别于2016、2017和2019年上线了编辑/编务、储运和发行模块。北京大学出版社在新ERP系统的实施中取得了一些成绩，有不少亮点，但也走了一些弯路，现做如下梳理，供业界同仁借鉴参考。

一、新ERP系统的亮点

新ERP系统不仅在编辑/编务模块上实现了优化业务流程、规范图书信息、方便审核把关、细分编辑角色等亮点，在发行、储运模块上也有不少突破和创新。

（一）编辑/编务模块的亮点

1.优化业务流程

新ERP系统对不少业务流程进行了优化，尤其是优化了选题论证会签组织、书号和CIP申请分配和图书重印等业务流程，大大减轻了编务和编辑人员的非必要的事务性负担，提高了工作效率。

（1） 优化选题论证会签组织。旧ERP系统时期选题论证会签的组织流程是：总编室从系统中导出选题信息Excel表格，用Word里的邮件合并功能制作出一个方便阅读的选题论证表，总编室将论证表根据学科分成人文、社科、理工三个子表，用邮件分别发送给对应学科的选题论证小组成员审阅会签，最后又手动汇总各位成员的会签意见。这一切都要手动操作，十分不便。新ERP系统则是在线上完成这一会签过程，总编室只需要在ERP系统里设定好三个学科对应的选题论证小组成员名单，ERP系统会在发起会签后，将选题推送给对应学科的选题论证小组成员，并且根据设定的会签时限自动汇总会签意见，极大地提高了会签效率。

（2） 优化书号和CIP申请分配。新ERP系统在书号申请上支持一键导出申请文件，并实现了书号核发结果表格一键导入ERP系统，瞬时完成出版社内部的书号分配工作，完全改变了旧ERP系统需要一个个人工分配书号的情况。新ERP系统在CIP申请上也做了对接CIP系统的修改，增加了逐一确认第一作者、其他作者及著作方式的环节，大大提高了数据申请的准确性。同时，新ERP系统支持一键导出CIP申请文件，并实现了将返回的CIP数据文件一键导入ERP的功能，并能自动完成主题词、分类号、核字号等重要字段的读取采集工作。

（3） 优化重印工作流程。北京大学出版社优化前的重印工作流程是：发行部门提印——责任编辑确认重印印数，并确认定价和内容是否需要修改——编辑到总编室办理重印发稿手续，总编室确认印数及产品附加码——出版部发印。其实对于大部分重印图书来说，编辑都会同意发行部门的建议重印数，也不会修改定价，因此对这些重印图书来说，“编辑到总编室办理重印发稿手续”就显得没有必要。

对此，新ERP系统将重印工作流程优化为：对于发行部门提印印数和编辑建议印数一致且图书产品附加码无变化的重印，略去“编辑到总编室办理发稿手续”的环节，即责任编辑在ERP系统中确认重印印数后，直接到出版部发重印。以2019年为例，北京大学出版社全年重印2958次，其中编辑到总编室办理重印发稿手续360次（占12.17%），简化重印流程2598次（占87.83%），以每个重印印次节省编辑时间5分钟、总编室发稿时间3分钟估算，这一优化全年可节省时间20784分钟。

2.规范图书信息

新ERP系统做到了将部分业务管理的相关要求、规范“嵌入”了ERP系统工作流程中，提高了图书信息的规范性和填报的准确性。

（1） 规范作者简介、内容简介、编辑推荐、丛书名等基本信息。作者简介、内容简介和编辑推荐都是非常重要的图书基本信息，其内容应经过严格的审核。为此，新ERP系统开发了关键词和广告极限词校验功能，起到对编辑填写的信息进行校验提醒的作用，确保相关信息不会出现不适宜公开传播和有违广告法的用语。关键词和广告极限词词表由总编室进行维护，随时增删，十分方便。

另外，旧ERP每种新书的丛书名信息都是编辑录入的，虽然经过了总编室核对，但仍难免有差错，给后期检索、统计和书目制作带来了不少困难。新ERP系统建立了丛书名数据库，编辑在填报丛书名时，只能从数据库中检索选择，如果要开设新的丛书，必须向出版社提出申请，这样一来大大提高了丛书名的准确性。

（2） 规范各种表格的填写。总编室的工作需要经常汇总整理编辑部门填写的各种表格，每次汇总整理表格都是特别让人头疼的事情。新ERP系统实现了将部分原来由编辑填写表格然后由总编室汇总整理的常规工作，优化为编辑在ERP中按照系统设定的字段要求填写，然后总编室直接在ERP系统中导出生成表格的功能。如加急选题论证原来需要编辑填写《选题加急论证申请表》，现在只需要在“是否加急”字段选择“是”并写清楚加急理由，就可以由总编室直接导出;又如每周都要召开的决定新书印数和定价的生产协调会，原来每种新书都需要编辑填写《新书付印登记表》，现在只需要在ERP系统里填写相关信息然后提交，总编室就可以方便汇总并导出所有新书报印信息。系统导出的表格既保证了表格格式的统一、内容的完整，又减轻了编辑的工作量、保证了数据的准确和规范，可谓一举多得。

（3） 规范各种图片文件的归集。除了文字信息，图书基本信息还包括各种图片文件，如版权页、带定价的条形码、封一、平面展开封、白底立体封、透明立体封等。为了方便后期使用，通常要限定这些文件为图片格式，新ERP系统设置了上传图片文件类型校验的功能，对透明立体封要求必须是png文件，对其他文件要求必须是jpg文件，这样一来就省去了审核文件类型的工作。

（4） 方便审核把关。新ERP为社领导调审书稿、重大选题备案、合同签订校验、合同有效期校验、三审资质管理等提供了有效的审核把关手段。凡是需要社领导调审或者履行重大选题备案的书稿，新ERP系统都设置了专门的业务控制流程，只有走完流程书稿才能出版;新书发印时，新ERP系统会校验是否签订了对应类型的合同，本版图书校验出版合同，影印版权引进图书和繁体版权引进图书校验引进版权合同，翻译版权引进图书校验引进版权合同和翻译合同，公版翻译图书校验委托翻译合同;图书提起重印时，新ERP系统会校验图书是否在合同有效期内;新ERP系统对每位编辑人员的初审、复审和终审资质都进行了设定，只有具备相应资质的人员才能出现在对应审稿的可供选择人员名单中。

（5） 细分编辑角色。旧ERP系统在业务流程中只设计了责任编辑这一角色，不能反映编辑角色的复杂性，无法满足实际工作需要。新ERP系统增加了组稿编辑、执行编辑的角色，组稿编辑负责申报选题，选题通过后可指定责任编辑，责任编辑负责后续所有工作流程。图书出版前责任编辑有变化，系统随时可以进行变更。图书出版后，责任编辑如果离职或者退休，可以指定执行编辑负责处理后续重印维护工作。编辑角色的细分，极大地方便了编辑工作安排。

（二）发行模块的亮点

发行模块自2019年3月上线以来，经过半年多的调整优化，已渐入佳境，解决了很多业务中的痛点：与京东网、当当网、博库网、浙江新华等大客户实现了EDI对接，实现单据自动下载、发货自动回告;开发了“客户服务平台”，上线半年已注册客户222家，支持书目查询、个性化书目定制、库存检索、在线报订、订单追踪、在线报退、历史结算和历史销账查询等功能;支持自定义产品组套信息;实现“客户预订报印”和“预警备货报印”两种报印模式;支持通过导入“客户报退”单进行退货误差明细比对，等等。上述功能的實现，大大提高了出版社发行人员的工作效率，也给客户提供了极大的便利，为销售提升奠定了坚实的基础。

（三）储运模块的亮点

2017年上线的储运模块经过两年的修改完善，运行成效十分显著：减少了调货组近1/3的机房查询工作量;优化去掉了配货分单员、货位查询员两个岗位;规范了发运环节中的各种单据信息;实现了抢单、计件机制，提高了配货效率，支撑绩效考核;基本实现了业务无纸化作业;实现了图书拣配路线智能规划，全业务流程的语音提示;实现了对物流公司的时效、账务管理。

二、新ERP系统的缺憾

经过出版社上下三年多的努力，新ERP系统展现出了很多亮点，但也留下了不少缺憾，尤其是编辑/编务模块暴露出了一些问题，亟需下一步改进。

（一）系统框架和结构设计不理想

新ERP上线后暴露了不少问题，部分问题开发公司及时进行了解决，但仍有一些问题受到系统框架和数据结构设计的限制，无法得到根本性改进，这也影响了整个ERP系统的后续改进提高。比如各个数据表的关系不清晰，关键数据分散在多个表内，不利于维护;比如流程状态数据存储过于依赖字典，导致ERP系统实施后改进优化的业务流程只适用于优化时点后创建的选题，无法适用于之前的选题;再如合同制定菜单下合同登记完毕后却无法提交合同，需要先退出到合同申请菜单下才能提交，显得多此一举。类似这样的问题不能得到解决不得说是个不小的遗憾。

（二）部分界面不够友好

新ERP系统实施时开发公司没有就重要的业务操作界面设计蓝图，导致部分界面不够友好。大量的业务操作界面显示的字段没有进行过系统梳理，界面有不少冗余信息，需要用户重点查看或核对的信息也没有以比较直观、易读的形式展现，导致用户使用体验不佳。

（三）重要业务功能模块缺失

新ERP系统最大的遗憾是没有开发设计出稿费结算功能模块。目前稿费结算仍需要通过旧ERP系统的稿费结算模块完成，这又迫使我们不得不保留旧ERP系统的合同模块功能，并且需要定期将新ERP系统的合同数据同步到旧系统，导致同时存在两个合同数据库的问题，给后期数据迁移、系统升级留下了后患。另外，版权业务功能模块的缺失也给出版社的版权引进和输出工作，尤其是版权合同管理和版税结算带来了一些不便。

（四）查询统计功能薄弱

新ERP系统查询统计功能十分薄弱，只设计了简单的选题查询、库存查询和合同查询功能，无法满足实际工作的需要。出版社信息中心不得不自己另外开发了独立的查询统计程序，这也是一个比较大的缺憾。

（五）线上线下重复劳动

由于开发公司和出版社都缺少ERP系统实施的经验，对流程设计过于理想化，没能考虑到实际业务的复杂性和多变性，以至于有些流程不可逆，实施时又过分注重流程的严谨，过多地将原来在线下的工作（尤其是签字审批环节）搬到新的ERP系统中，导致ERP系统操作十分烦琐。虽然进行了一些修改优化，但线上线下重复劳动的问题仍未得到根本性解决。如部分业务流程审批仍需要线上审批和线下签字重复操作;合同签订仍旧需要线上登记合同信息和线下填写合同各做一遍，亟需改进。

三、新ERP改进设想

ERP系统实施的经验告诉我们：好的ERP系统是不断迭代完善修改出来的。就新ERP系统，可以从如下几个方面进行改进。

（一）优化业务流程，减少线上线下重复劳动

梳理ERP系统业务流程，优化所有需要线上线下重复操作的业务流程，原则上只保留更方便、高效的一种方式，减少重复劳动，提高工作效率。如取消部分纸质单据手动填写，改为线上填写后打印签字或者直接无纸化提交;开发合同在线填写后用空白格式合同纸直接套打的功能;对于必须线下签字审批的表单，直接取消重复的线上审批流程。

（二）优化或自定义界面，改善使用体验

优化或自定义所有主要业务流程的使用界面，画出界面蓝图，请相关业务操作人员逐一确认，只展示本业务环节需要显示或修改的必要信息，隐藏其他所有非必要信息，做到“简洁、清晰、直观”，改善用户使用体验。如合同在线登记可改为类似直接在纸质合同上填写的形式，做到“所见即所得”。

（三）与财务系统互联互通

开发与财务系统的数据连接接口，将编辑/编务、出版、发行和财务系统对接，方便开展费用登记审核、图书出版资助登记、出版资助印前核实工作，甚至可以直接通过ERP系统实现图书单品种利润核算。

（四）開发丰富的查询统计功能

数据统计分析是了解出版社业务和经营状况的重要依据。出版社不同的岗位，在实际工作中会有不同的查询统计功能需求。编辑需要查询选题、合同、印制、稿酬、发货和库存等信息;印务需要查询发印、送样、收样、入库、样书缴送、原材料使用等信息;发行需要查询新书信息、加印、入库、渠道或区域发货、退货、折扣、库存、开票、销账和回款信息;总编室除需要查询编辑工作相关信息外，还需要经常制作各种生产经营报表，统计各项任务指标完成情况等。所有这些都需要ERP系统根据不同岗位的工作需要开发丰富、称手的查询统计功能。

（五）增加辅助型智能决策功能

ERP系统应根据出版社管理需要，对各类数据进行整合，按照一定算法，实现跨模块、跨数据库的分析模型搭建，帮助出版社快速生成常用分析表、对比表、多维表、钻取表及自定义报表等，提供数据综合统计、对比分析、驾驶舱仪表盘、预警、动态图表等多种数据分析与展现形式，更灵活地从多个角度分析出版社的运营状况，为管理者提供更科学、更便捷、更直观的决策支持。如重点项目跟踪、生产进度监控、任务指标完成情况、出版社商务指标监控等具体功能。

（六）解决出版工作中的难点问题

ERP系统应该为一些出版工作中的业务难点问题提供解决方案，如准确、顺畅的稿费结算功能，能区分查询和修改权限、作者信息唯一的作者信息库，能根据库存数量和销售数据预警的库存预警功能，能根据历史销售数据和图书生命周期提出重印印数建议的智能报印功能，能确保图书信息规范性的字段校验设置，以及图书单品种利润核算等。

四、结语

ERP系统是一个科学、系统而又复杂的平台。北京大学出版社ERP系统应用的实践表明，ERP应用和完善的过程，就是出版社管理理念不断创新、管理流程不断优化和管理手段不断升级的过程。只有在先进管理理念的引领下，不断根据业务流程的优化修改完善ERP系统，我们才能设计开发出易用好用的ERP系统。

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