探析事业单位文书档案管理效率的提高

刘金英

摘 要：事业单位是我国社会发展进步的一个重要组成部分，文书档案又是事业单位的“重头戏”，它是事业单位对各方面工作的记录，对一个事业单位的发展来说，是十分重要的。但是，反观当下事业单位的文书档案管理工作，我们不难发现，存在的问题还是不少。本文首先阐述文书档案的定义以及实施管理的重要性，然后分析当下各事业单位在文书档案管理工作中存在的问题，最后针对这些问题，寻其根源并提出针对性强的策略。

关键词：事业单位;文书档案;管理效率;提高

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：2096-5079 （2020） 12-0-02

文書档案管理工作对各类事业单位来说，是一项基础性的工作，这项工作若是不能够做好，会使得事业单位的其他工作无法有序地开展，可见文书档案管理工作深深影响着事业单位的工作效率。然而，即便文书档案管理工作的重要性这么明显，如今在文书档案管理方面还是存在许多的问题。这些问题若是得不到解决，就会拖事业单位的“后腿”。

一、文书档案管理的相关概述

（1） 文书档案管理的定义。文书档案管理就是指在一个事业单位发展伊始以及发展过程中形成的一个庞大的资料库，它包含着事业单位各方面的发展数据，而且它的类型也是多种多样：通知、告示、请示、通告、会议记录、总结、信函等等。对文书档案进行管理，就是将文书进行分类整理，要用科学的方法和严格的标准对各类各样的文书档案进行一个系统的划分，最后将归类后的文书档案进行合理妥善的保管。所以越是历史悠久的事业单位，它们文书档案就越是多且复杂，管理起来也比较地费时费力，而且容易出现错误。

（2） 对文书档案进行系统管理的重要性。文书档案关系到的是一个事业单位的发展，它要求要规范系统且有十分强的保密性，不然会对单位的一系列政策的实施造成恶劣的影响。首先，许多的事业单位在处理一些问题时，需要以文书档案为凭证，有许多的文书档案是具有法律效力的，在处理问题时有很强的说服性。[1]其次，文书档案具有很强的参考性，不管是处理什么事务，单位参考文书档案中过往的事例去处理当下的事务，是一种十分有效的解决方法。最后，文书档案记录的数据其真实性都是有保证的，具有很强的客观性，全部数据都是以事实为基础，不容许任何人更改。

二、当下事业单位文书档案管理工作中存在的问题

（1） 缺乏对文书档案管理工作正确的认识。现在许多单位的工作人员对文书档案管理工作不够重视，主要是管理的理念比较落后，跟不上时代的步伐。主要表现在，工作人员认为文书档案管理工作就是将各类的文书档案进行简单的分类整理，然后进行保管。当然，并不是说这种想法是错误的，只是这部分工作人员将文书档案管理工作看得过于简单了。文书档案的意义在于为日后事业单位的各项事务服务，所以在整理的过程中遵循一定的原则和标准，对分类的文书档案进行编码是一项十分必要的工作。然而很多工作人员都缺乏这点意识，使得文书档案管理工作耗时耗力，达不到想要的工作效果。

（2） 处理技术落后。现在我们身处信息技术时代，信息技术确实给各类工作、各项事业带来了很大的便利。但是根据调查发现，现在许多事业单位在管理文书档案时运用到的相关信息技术还是比较落后的，甚至有的事业单位在如今这个电子化时代还让工作人员采取手工化处理的方法。这让文书档案的收集、整理、分析以及储存工作效率都十分低下，给文书档案整理工作带来了很大的阻力。

（3） 文书档案的检索效率不够高。文书档案库是庞大且复杂的，想要用到某一类文书档案，必然要对文书档案进行检索。对文书档案进行检索的效率高不高，深深地影响着其他各类工作的工作效率。[2]现在发展比较落后的事业单位不能够普遍使用计算机检索，用到的检索方法还是传统的手工检索的方法，虽然他们开发了许多类型的检索工具，但检索效率还是不能够与计算机相比。

三、提高事业单位文书档案管理效率的途径

（1） 提高文书档案管理人员的专业素养。档案管理工作人员的专业素养是否符合标准，对整个事业单位的发展都起着十分关键的作用。所以说，想要提高事业单位文书档案管理的效率，最首要的环节就是提高其相关工作人员的素质能力。首先，相关的管理者受到的思想教育要确保到位，这是至关重要的一点，因为思想对于具体行动的作用非常大。文书档案管理的工作者要有先进的管理理念，要能够正确认识到文书档案管理效率的重要性。当然，想要提高管理人员的专业素养，也是有具体的措施：第一点，要对文书档案的管理工作进行大力的宣传，让工作人员能够真正明白文书档案的使用价值和重要性;第二点，要激发文书档案管理工作人员的热情，具体的办法是将这项工作纳入到他们的考核项目中，让他们能够主动地对档案管理这项工作上心。其次，除了思想上重视，行动上也不能够落后。要对管理工作人员的工作进行监督，实施相应的奖惩制度也不失为一种好的办法。除此之外，适当提高工作人员的工作地位，让他们能够对工作有更强的责任心。最后，对单位内的相关工作人员组织统一的进修培训，这是一条对提高工作人员工作能力十分快速的途径。

（2） 优化整合档案管理的具体流程。首先，在一个事业单位的内部，每个部门都不是孤立地进行工作的，文书档案管理的工作人员如果想要提高自己的工作效率，就要与其他的部门做好沟通交流。其次，如果有能够合并的工作流程，工作人员要及时加以合并，这样对于减小工作压力也是十分有帮助。最后，要及时地汲取其他部门，乃至其他档案工作做得好的单位的工作经验，有可以借鉴的资源就要及时地借鉴，这样不仅可以帮助工作人员在整理文书档案的过程中少走弯路，还能够有效地实现资源的整合利用。

（3） 对文书档案进行集中管理。指定专人管理文书档案是十分有必要的，这样对文书档案进行集中管理，可以有效避免文书档案的混乱和丢失问题的发生，还可以防止文书档案内容的外泄。在实施这一条举措时，要注意该部门内的每个工作人员都有明确的任务分工，要避免将文书档案都留在一个人的手里。还有对于音频、视频、图像等类的电子文件档案，也要有针对性强的管理和保存措施，防止该类文件被盗取，做好保护工作也是一个不容忽视的重要方面。

（4） 加强文书档案管理的信息化建设。在这个网络时代，没有任何一个事业单位可以完全避免对网络信息技术的依赖性，将信息化建设引进到文书档案管理工作中，对于改进管理工作是十分有益的。对于当下许多事业单位信息化建设落后，不能够充分利用信息化资源的现状，相关单位和部门必须给予高度的重视。[3]当然，并不是不假思索地在所有的管理环节都引进信息化，在引进信息化建设之前，要先分析各个管理环节的特点，对能够引进信息化的环节才要有效地引进，确保信息化能够最大效度地发挥它该有的作用。

四、结束语

综上所述，事业单位对文书档案都具有依赖性，文书档案在事业单位中所起到的作用是不可替代的，其中的基本数据可以说是囊括了一个事业单位各个发展阶段的所有内容。文书档案不仅对一个事业单位的发展起着至关重要的作用，它的内容复杂、形式多样，管理起来十分繁琐。也是因为这个原因，当下许多事业单位在管理文书档案的过程中产生了许多的问题，这些问题不仅对文书档案管理的效率有着重大影响，它还深深影响着事业单位的发展。所以说，了解这些问题产生的根源，制定正确的措施去解决这些问题，是当下大部分事业单位都要做的事情。而在制定措施时，事业单位要以问题的症结为根据。若是认识不到位，就要提高工作人员的认识;若是技术不过关，就要大力发展相关的技术;若是效率上存在明显问题，就在工作流程和模式上面下功夫。总之，文书档案的管理对一个事业单位来说，既是机遇又是挑战，关键要看单位怎么对待文书档案，能否利用文书档案为自己的发展提供机会。

参考文献：

[1]罗莹，钟威.浅谈“GD2000”档案管理系统企事业版软件的开发[J].广西档案，2003（1）：26-27.

[2]卢艳.浅析事业单位文书档案管理效率的提高[J].中国科技投资，2013（z4）：47.

[3]李春生.浅谈事业单位档案工作的规范化管理[C].科学时代——2014科技创新与企业管理研讨会.