HIS系统购药计划模型构建及相关问题探讨

□王臣建 WANG Chen-jian 周红萍 ZHOU Hong-ping 严俊 YAN Jun 吴琴 WU Qin

医院药品的储备，是药品管理的关键环节，储备的合理性和科学性，直接影响着医院药品管理的工作效率、经济效益、医疗效果。目前我院正处于发展建设阶段，加之儿科常见疾病的季节性和学校寒暑假等因素，造成我院药品使用的波动性(见图1)，单纯凭经验采购，极容易造成药品的断货或滞销。如果HIS系统中能建立合理的购药模型，自动生成采购计划单，不但可以改善药品库存情况，又能提高药库工作效率。本文就药品采购计划模型的雏形进行探讨，将大量的、实时的、动态的药品数据进行分析、加工和处理，初步建立购药模型，为信息智能化药库管理奠定基础。

资料与方法

1.一般资料。通过医院信息系统(HIS)获得药品全部消耗数据，包括药品名称、剂型、规格、消耗量、消耗金额等。

图1 2016—2018年药品月消耗金额

2. CVA-ABC分类[1]。将我院554种儿科药物按2018年全年的销售金额进行统计分析，计算出各种药物的销售金额占总销售金额的百分比，划分出ABC 3类药品，将总销售金额70%～80%的品种分为A类，总销售金额10%～20%的品种分为B类，总销售金额5%～10%的品种分为C类。因单纯应用ABC分类法进行管理有不足之处，表现为C类药品因为金额所占比例小而得不到应有的重视，但C类药品中的某些药品可能有着关键性的作用，应给予最高优先级，所以再结合CVA法，在C类药品中筛选出临床必需，绝不能出现断货、缺货的药品，如精神类和抢救类等药品，定义为CVA类药品，分别赋予A、B、C、CVA类药品权重系数w为1、2、2、4，具体分类见表1和表2。

表1 药品CVA-ABC分类汇总表

表2 2018年我院554种药品CVA-ABC分类表

3.动态上下限、动态环比系数(动态K值)的确定

动态下限=近7w日该药品消耗量(w为权重系数，下同)

动态上限=计划当日到下月7w日的该药品预估消耗量-现有全院库存=动态下限×动态K值-现有全院库存

动态K值=上年同期动态上限/上年同期动态下限

举例：2019年5月15日制定采购计划时各项动态参数，见表3。

4.采购计划制定。当药品全院库存低于动态下限时，该药品就自动出现在采购计划内，并默认采购到动态上限值，再依据取整原则适当修改数量。在库房空间、药品效期、采购金额都允许的条件下，尽量保证低于下限的各类药品每月只采购一次。

5.消耗异常预警和药库零库存提醒。部分C、CVA类药品消耗量无太大规律，会出现一段很长时间内消耗零零散散，甚至为零，但是又会在某一短期内使用频繁，一旦出现此类情况，动态下限值发现非常不及时，很容易造成临床用药短缺，尤其是CVA类药品，故针对CVA类、部分C类药品和其他需要特别关注的药品(限量品种，新药，缺货后到货药品等)设置消耗异常预警，预警值y=近3日消耗量/近7w日消耗量，当预警值y大于1/2时，弹屏报警，并自动添加到采购计划目录中。

同时为防止当某些药品出现药库零库存，而全院库存仍未低于动态下限时，采购计划目录中自动添加，提醒是否购入，避免临床用药的不确定性和动态下限的滞后性。

6.缺货前提醒。对于医药公司缺货药品，在接近7天消耗量的时候，HIS系统设置提醒功能，在医生输入该药品时，弹出提醒，药房发放时也能收到提醒，提醒内容：“xxx医药公司缺货，用完后将断货，预计到货时间xxx，建议更换为xxx”。缺货药品到货入库后自动取消提醒。

考核指标

1.药库断供率。药库断供率=(药库无法满足药房合理申请数量的品种数/全部申领品种数)×100%

2.平均药品采购次数比。采购模型的建立在保障临床药品供应的前提下，还要达到药库工作效率的大幅度提高，药品的每月采购次数是药库工作效率的体现，从药品金额考虑，A类药品理想采购次数为2次，B、C、CVA类药品理想采购次数为1次。

其中i为该月采购的某一品种，i=1、2、3、…n，n为该月采购的总品种数，当平均采购次数比越接近1时，说明工作效率越高。

3.库存周转天数。保证药品供应和提高工作效率，都需要在合理的库存周转天数框架下进行，所以库存周转天数的考核也是必不可少。库存周转天数是指药品从入库开始，到消耗完为止所需经历的天数，降低库存周转天数对于加快资金周转和减少药品积压具有重要的意义。

库存周转天数= [(上月底库存值+本月底库存值)/2]/(本月平均日出库值)

4.指标结果。在日常的药品购药计划工作开展中，由于没有信息系统的支持，完全采用手工核算执行此模型，具体步骤如下：(1)CVA-ABC类药品的分类中的CVA类可在系统其他功能中标注(因只能标注一类，故选择最重要的CVA类)，A类、B类和C类依靠经验记忆；(2)先按7天的消耗量筛选出低于动态下限的A类，再按14天的消耗量筛选出低于动态下限的B类和C类，最后按24天的消耗量筛选出低于动态下限的CVA类(根据标注筛选)；(3)本文中的动态K值是指每种药品的上年某段时间消耗量比值，手工精确到每一种药品的不同时间段消耗量比值是一项浩瀚的计算工程，因此日常工作中的动态K值简化为所有药品的上年某段时间消耗金额比值，由此推算出动态上限，完成购药计划。(4)消耗异常预警的操作是依靠每日关注近3天的消耗量和近28天的消耗量的比值对CVA类(通过标注筛选)进行每日监控；药库零库存提醒目前HIS系统已经能筛选出近期出库后药库零库存的药品。本模型自2018年1月手工实施，实施前后各项考核指标对比见表4。

表3 2019年5月15日采购计划时各项动态参数

表4 实施前后考核指标对比

其他情况

1.缺货后来货药品和新药。对于缺货后来货药品和新药，药品动态下限(近7w日的消耗)无法反映真实药品消耗情况，此时消耗异常预警发挥作用。

新药系统默认权重系数为4，动态K值默认为1，分别在观察期(3个月)和一年后修改为实际值。

2.科室领用药品。本院HIS系统科室领用药品不计入药品消耗，按常规近7w日消耗生成的动态下限不适用科室领用药品，所以在生成动态下限时，科室领用药品以近7w日领用数量为准。

3.限量品种。本院部分药品规定限量销售，此类药品均是可替代或辅助类药品，限量管理主要是出于合理用药考虑，限量药品动态上限=每月限量值+本月初7天消耗量，在限量值的基础上再添加7天的消耗量，是出于部分病人会强烈要求续用而备，同时防止下月初限量开放后的正常供应。因限量品种月底出现零消耗，月初动态下限滞后，此时消耗预警发挥作用。

4.近效期药品。部分药品购入时已是近效期，HIS系统可以优化为6个月内效期药品禁止入库，同时对于接近6月效期的药品(通过上一次购入的效期判断)，系统在做计划时自动弹出提醒框：“上次购入效期为xxxx，是否再次购入？”收到提醒后可以缩减采购数量，或者经医药公司确认后购入。

讨论

1. CVA-ABC分类法的优势。ABC分类法强调的是药品的金额，CVA分类法强调的是药品的功用，CVA分类法优化了ABC分类法的目的性。CVA-ABC分类法避免了单纯应用ABC分类法产生的弊端，如未考虑到麻醉、精神、急救等药品的特殊性和重要性，较好地解决了ABC分类法的局限性。

当然，药品的分类不是一成不变的，会因医院发展、季节变化、竞争品种等原因而变化，所以可以主张动态CVA-ABC分类，系统可在一段时间后重新分类，自动更新。

2.动态上下限和动态K值。药品的消耗随着季节、假期、气候的变化而变化，固定的上下限显然不适用采购计划的执行，本文动态上下限是随着时间的推移而发生改变，更加有利于采购计划的准确执行。对动态上限的预估需要动态K值的帮助，动态K值是上一年同期的消耗量得出的一个比值，再结合近期的消耗值，得出动态上限。通过对上一年数据的分析，结合近期消耗，能更加准确预判往后的消耗情况，有效把控购买次数，提高工作效率。

3.消耗异常预警和药库零库存预警。消耗异常预警和药库零库存预警是动态下限非常好的两种补充方式，动态下限良好执行力的前提是药品的消耗有一定的规律可循，当药品消耗在很长一段时间内出现零星分布，断断续续，忽多忽少等无明显规律可循时，消耗异常预警就能发挥它的作用，为动态下限保驾护航。

药库零库存预警是最后一道防线，不允许药库无故出现零库存药品，即使动态下限和消耗异常预警均未发生，主要以防止其他不可预知的特殊情况发生，守好最后一道防线。

主要宗旨是以动态下限为主，消耗异常预警和零库存为辅，多管齐下，杜绝漏洞。

4.药库断供率。传统的药品断货率是反映临床用药的最末端的供应情况，基本上只要不是采购人员的疏忽，即使是传统的经验采购方式，临床用药也能基本保证，药品断货率是非常低的，因为药库还有部分库存可以缓冲供应。药库断供率，即药房申领的药品数量而药库无法满足的品种比例，药库供货率虽不能直观反应临床用药的稳定与否，却能最直接反映药库购药计划的科学性。只要降低药库断供率，药品断货率必然会趋于零。

5.平均采购次数比。理想的购药计划会无限接近实际消耗值，药品实际采购次数会不断向理想采购次数靠拢，那么平均药品采购次数比也接近1，所以通过平均采购次数比与数值1的比较就能很好地反映采购计划的合理性。

实际操作中，即使是完美的计划，也会受医药公司的供货情况、药品效期、采购金额、库房空间等因素影响，当医药公司供货不足、药品效期过近、金额过高，库房空间不足时，采购次数都会相应增加。

结论

该购药计划模型，根据各类药品的不同属性确定动态上下限，再多方面结合药品消耗的各种不确定性因素，全方位制定药品采购计划。随后可以通过三项考核指标的验证，反馈性改变参数，不断缩小可能发生的计划漏洞，完善模型。如果能在HIS系统中开发应用，将很大程度上缓解药库工作压力，保障临床药品供应。