关于文书档案管理的几个问题

周俊昌

摘 要：文书档案作为档案的重要组成部分，在各级党政机关及行政单位的管理工作中发挥着重要的作用。本文从文书档案的归档范围、鉴定、移交等方面论述了档案管理的规范化技巧，同时指出了文书档案管理工作中存在的问题，并有针对性地提出了解决对策和建议。本文的研究为文书档案管理工作提供了理论指导，同时也对档案材料的有效价值发挥具有一定的促进作用。

关键词：文书档案管理;管理过程中的问题及对策;档案材料价值发挥

1 文书档案的归档范围

根据国家档案局8号令及相关文件规定，凡属于归档范围的文件资料，必须按有关规定向本单位负责档案工作的部门移交，实行集中统一管理，任何个人不得据为己有或拒绝归档。对具体归档的文书材料也有明确的范围规定。

1）反映本单位主要职能活动和反映历史面貌的，并具有一定的研究和利用价值的文件材料。如：党工团妇代表大会文件材料;工作会议、专题会议文件材料;本单位联合主办、协办召开会议的文件材料;本单位党委、党支部会议和行政办公会议纪要、记录;职代会工代会会议文件资料;本单位承办的大型会议文件材料;本单位制发的各种业务文件、请示、皮肤、工作计划、工作总结等文件材料;本单位编写的大事记、组织沿革、简报、情况反映、规章制度;本单位编制、干部人事、党、团、基建、工会、保卫、信访工作形成的文件材料;同级部门制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;事务管理工作形成的文件材料等。

2）需要贯彻执行的上级部门的文件材料和下级部门报送的重要文件材料。如：上级部门制发的属于本单位主管业务的文件材料;上级部门制发的属于非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料;上级部门制发的关于本单位机构设置、领导人任免、人员编制等文件材料;下级单位报送的报告、计划、总结、统计等材料。

3）其他对本单位工作具有查考价值的文件材料。如：机构沿革、改革创新、学科发展、基础建设、大型投资、大额资金支配、大的设备购置、具体发展规划、先模人物档案、集体荣誉记录、事件原始记录等工作形成的一手资料都对该单位具有不可逆转的查考价值的文件材料。

2 文书档案的鉴定

1）鉴定工作的组织与制度是做个工作的方向和保障。档案鉴定工作落实是否到位，直接关系到归档文件的质量，为使档案的鉴定和销毁工作有组织、有监督地进行，需要成立鉴定工作领导小组，建立健全档案鉴定工作制度，确保档案鉴定工作顺利进行。

2）文书档案鉴定的原则和方法直接指导鉴定工作的开展。本着从国家和人民的整体利益出发，用全面的、历史的、发展的、效益的观点，综合分析和判断档案的利用和保存价值，使之在未来的社会和经济建设中发挥应有的作用。

3）文书档案鉴定的几个阶段可以保证其质量。它贯穿于档案业务工作始终，涉及多个业务环节，每个环节又有不同的鉴定内容和要求。如文件收集阶段的鉴定、文书档案整理阶段的鉴定、档案室的鉴定、档案馆的鉴定等。每个鉴定环节都有其重要的意义，都是对档案资料的完善和质量的提高。

4）保管期限的划分是鉴定工作的一项细化工作。分为永久、定期两种，其中定期一般分为30年、10年。

3 文书档案的移交

《档案法》第十条的规定：“对国家规定的应当立卷归档的材料，必须按照规定，定期向本单位档案机构或档案工作人员移交，集中管理，任何个人不得据为己有。”因此，事业单位要将整理好的归档文件定期向上级文件管理中心移交。档案的移交方式为逐年移交和定期移交，逐年移交是档案室每年将保存期满的档案向档案馆移交，定期移交是档案室每隔一定年限向档案馆移交保存期满的档案。

文书档案移交必须做到：档案要齐全完整，需经过系统整理，建有能保证正常检索的档案目录，交接手续完备。

文书档案的管理是否规范，直接体现单位对文化建设和档案管理工作的重视度;文书档案的质量，直接放映着档案管理工作人员队伍的技术水平和工作态度。

4 文书档案管理存在的问题

1）单位领导对文书档案管理重视不够。在档案管理进程中，有些单位存在著创新意识不强、思想观念守旧等问题，有些领导甚至认为，档案工作可有可无，只要求文件保存好，需要时能提供参考即可，这直接影响档案管理工作的质量及档案管理工作人员的积极性。

2）业务科室与档案管理部门缺乏协作。各个单位档案管理一般归属办公室，而文书档案来源于各个业务科室，但各业务科室常常配合不够，大大制约了档案管理水平的进一步提高。有些科室常常为了自己的工作便利，不愿意甚至拒绝将一些文件档案资料交给档案管理人员统一保管。

3）文书档案管理人员专业素质有待提高。人是一切工作的主体因素，文件档案的质量，很大程度上取决于从事该工作人员的自身素质。有些单位中的档案干部当前单位中一些档案管理人员根本没有上岗资质，没有经过档案专业的系统学习和培训，对档案的分类、立卷等工作也是一知半解，不得要领;一些档案管理人员虽然有了上岗资质，却很少参加有关档案培训的继续教育，没能及时更新知识结构，进一步提高档案管理水平。个别人员更是由于缺乏档案意识和责任心，致使归档文件整理不符合规则和方法，出现案卷保管期限划分混乱或造成全宗档案收集不齐全。

4）归档文件存在的不良倾向。近年来，随着电子计算机技术在档案管理中的运用，使文件的形成、运行、积累、转换等各个环节和自动化办公相衔接，系统地完成文件的起草、修改、删减、检索、打印、登记、统计等工作。但是由这些办公设备形成的一些文件档案资料，则与传统的档案立卷方式产生了冲突。由此引起了文件档案资料归档的两种倾向：一是只存于光盘之中，不打印文字资料进行留底保存，很难达到长久保存的目的;另一种相反，只存文字性资料而不存光盘，也不利于重要文件档案的保存。

5 解决文书档案管理问题的对策

1）建立健全规章制度，明确岗位职责，严格贯彻执行。加强制度建设，制度是规范人们行为的准则，在进行文书档案管理工作的过程中，应以制度实施文档管理。首先单位根据自身公文管理工作的实际，结合档案管理的相关法律法规，制订切实可行的“公文处理归档实施办法”将以往文档方面的多个规定予以综合，集档案管理、归档统计、文件处理程序、档案保密、档案借阅、档案鉴定及销毁为一体，提出规范化的要求，建立统一标准、统一要求、统一运行的操作规程。组织单位全体人员认真学习“公文处理归档实施办法”，进一步提高部门同志对档案管理工作的认识，对其中所应执行的程序进行统一，提高各部门在文书办理之初的质量和效率，减少了办公室的复核工作量。

2）加强业务培训，全面提高文书档案管理人员的综合素质。文书档案管理是一项专业性很强的工作，它要求管理人员既要有积极的工作态度和良好的职业道德，又要有扎实的专业知识和较强的职业技能。要积极组织文档人员参加业务培训和新技术学习，提高其知识结构和整体水平及能力， 注重增强文档人员的档案信息观念。

3）加大投入力度，杜绝错误倾向。各个单位要按标准、按要求建设好规范化的综合档案室，购置必备的档案柜，做好防火、防虫、防潮、防盗等，档案库房、阅档室和档案人员办公室应三室分开。有条件的单位可以尝试利用计算机对库房的进行自动控制及档案保护方面的工作包括：库房供暖、照明自动控制、自动防火、报警系统等，以更好地确保档案利用安全，保证档案保管完整，又保证档案信息不失密、不泄密。

总之，文书档案管理工作是维护和保存一个单位发展历程的一项重要工作，只有充分重视，规范管理，加大投入， 才能顺应其发展的需要，继而达到充分利用档案材料和档案信息的有效价值，实现其自身的特有职能。