谈文书档案管理的现有问题及对策

张疆

摘 要：文书管理工作有效的建立与公司利益相关的信息资源，对公司的发展能起到预测的积极作用，本文针对当前文书档案管理工作中普遍存在的问题，提出了几点解决的方法和策略。

关键词：文书档案管理；问题；对策

文书管理工作的质量水平，在一定程度上体现了一个单位档案管理的水平。文书档案管理达到规范化和标准化才能对公司的发展带来良好的效益。在互联网信息时代下，文书管理工作显得越来越重要。

1 文书档案管理中现有的问题

1.1 文书档案的地位不高

在行业内，文书档案的工作基本上没有被重视起来。一些领导认为文书档案工作就是后勤信息的管理，文件的收发、传递，不需要太多的技术含量，没有必要安排专门的人员去操作，一般可以由文秘代替。加上文书档案工作收效比较小，在单位更加得不到重视。领导不重视的态度，对管理文书档案的员工也会产生消极的态度，导致在工作上不仔细、不认真，出现纰漏，或者流于形式，比如材料的真实性无法判断，文件收发、传达不及时、不到位，档案资料不完善，出现错误等等问题。

1.2 文书与档案工作出现脱节

文书工作与档案工作既有区别，又存在一定的联系。一个完善的管理体系，需要这两个工作相互配合才能完成。但是在多数的实际工作中，为了得到高效的作业流程，一般把文书和档案分成不同的工种。文书和档案在各自的轨道运行，久而久之，文书不具备管理档案的经验，档案也不懂如何运用文书，这样文书和档案就被分离了开来。由于文书和档案的脱节，导致工作上出现这样、那样的问题。比如文书的格式、文种不符合要求。装订、编号不规范，纸张质量不达标，稿件出现残缺，没有附件或者附近格式不对等等。

1.3 管理档案的人员业务素质低下

一些单位领导因为不重视文书档案的岗位，在招聘的时候没有严格按照专业要求进行竞聘，导致招聘到的工作人员素质低下，基本的立卷、归档都不会操作。另外，即便是具备一点档案知识的人员，也因为领导的态度不注意自身素质的提高，缺乏档案管理的相关培训，陈旧的业务知识得不到提升，影响了工作的效率。当前是互联网发展的时代，档案管理是每一个单位必须重视的环节。要求在具体的工作中，通过举办定期的行业培训，更新档案人员的知识结构，为其注入新鲜的血液，不断加强档案管理人员的业务素质，促使公司档案达到规范、标准的要求。其次，由于其他部门的不配合态度，导致档案人员没有办法收集到完整的资料，也会使得档案出现残缺，影响档案工作的顺利进行。

2 提高文书档案管理水平的方法和措施

2.1 提高领导的重视，加强员工的业务水平

加大宣传国家档案方面的法律法规力度，引起单位领导对文书档案的重视，争取得到领导的支持和认可，以便更好的开展工作。领导作为一个单位的决策者，推行一项工作具有更大的影响力。在领导参与管理的模式下，增加了员工的积极性，改变了传统呈递资料的被动模式。通过公司的支持，不断加大投入，可以帮助文书档案工作走向规范化、现代化、信息化的道路。当前是信息技术的天下，档案工作能力迫切需要跟上时代的步伐。作为一个合格的档案管理人员，应该严格要求自己，不断学习新的互联网管理知识，更新自己的知识储备，努力提高业务素质，为公司提供更加有效，方便快捷的服务，从而做好单位的后勤保障工作，为公司的企业信息、内部资料建立一个完善的数据库。

2.2 做好文书工作与档案工作的有效衔接

文件的质量、规范度，直接影响着档案管理的质量。在实际工作中，文书文员应该提高档案管理的意识，掌握档案的立卷、管理方法，实现文书与档案工作的有效粘合，并且把好文件质量的关卡。具体来说，在文书档案管理中，必须要注意这几点问题。文书人员要使用规范的、达到质量标准的纸张，按照文种的要求制作文件。比如，在修改、审批文件时，不能使用圆珠笔、铅笔、红墨水等不规范的书写工具。其次，要及时收发文件，进行传达，保存。特别是领导的一些讲话，应该及时的进行整理、归档。如果发现信息出现残缺，应该及时进行补充，保证整个资料体系的完整度，便于后面工作中档案的查找应用。

2.3 做好部门工作，便于开展文书档案工作

公司档案的内容越丰富、结构越完善，其利用的价值就越高。在一个单位中分为不同的部门，每一个部门的工作都与其公司的发展息息相关。公司有价值的档案来源于各个部分的有效资料。在日常工作中，文书档案人员要立足公司的发展实际，深入到公司的每一个部门当中，了解、掌握每个部门的发展动态，及时的收集对公司有价值的信息，秉着实现单位效益的目标，拓宽收集信息的渠道，建立一个能反映出公司的历史、现状、以及未来发展的数据库，从而帮助公司在分析数据，调整发展方案、策略的基础上，发挥重要的作用。

2.4 建立有效的文书档案管理机制

完善的管理機制，有利于文书档案人员按照公司的规章制度办事。在具体的制度中，要细化工作的流程，使其方案具有可操作性。只要严格要求文书档案管理人员，才能在具体的工作中恪守敬业。按照公文发送的规定，严格审核之后再签发，不滥发文件，不发无效的文件。公文印发之前，一定要检查公文的格式、文种是否达标，之后再进行复核。公文的内容、编排的方式、用的纸张、字号、以及发文稿纸的卡片要严格进行操作。另外，在发送文件中，按照发送的范围，不能随便乱发，或者多发，更不能随便抄送。

结束语

当前，文书管理在整个行业的地位都不高，领导不重视，人员素质低，针对这种情况，应该增加领导的重视度，提高从业人员的素质，建立文书与档案的有效衔接，做好部门工作，建立完善的文书档案管理机制，从而做好文书管理方面的工作，提高公司的效益。

参考文献

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