新形势下如何做好档案管理工作

王洪

摘 要：在现代化事业单位的发展中，档案管理是管理工作中的关键，档案具有凭证价值属性，是资料的终端，在了解历史、查考现实、总结过去和谋划未来中发挥着重要作用。在全面深化改革的大背景下，档案工作的重要性日益显现出来，并对新形势下档案管理工作提出了更加严格的要求，管理部门需要认识到新形势下管理工作的重要性，充分发挥出档案的作用，以满足社会经济的发展需求，文章主要对新形势下档案管理工作的优化进行了分析。

关键词：新形势下;档案管理工作;优化

1 引言

随着社会经济的快速发展，网络信息技术已融入各个行业的发展中，办公自动化是新时期办公管理的必要趋势。在新时期的档案管理工作中，管理人员需要将信息技术渗透到实际工作中，实现档案管理信息化建设，有效地提升了工作效率，为档案使用提供了优质的档案管理服务。基于此，文章阐述了新形势下档案管理工作的重要性，分析了档案管理工作中存在的问题，总结了相应的优化措施，以提升档案管理工作的整体质量。

2 新形势下档案管理工作的重要性

1）适应新时期的档案管理要求。在互联网时代，很多信息技术已融入事业单位的发展中，内部信息、资源越来越丰富，档案类型更具多样化，档案信息越来越多，传统的纸质文件档案存储方式无法满足新时期的发展需求，管理部门需要充分利用信息技术，引进电子档案管理模式，创新并优化现有的电子档案存储控制[1]。

2）实现档案管理的数字化。在事业单位档案管理工作中，管理部门需要实行电子化管理模式，实现各项信息资源的充分利用，以及信息的智能共享，为建设数字档案馆提供支持。

3）提高档案管理的质量。在新时期的快速发展中，社会各界越来越注重档案信息服务，为了满足不同人群对档案信息需求，管理部门需要创新并优化档案服务内容，提高档案管理服务质量，及时地更新传统的档案管理手段，为各项工作的有效开展提供保障。

3 新形势下档案管理工作中存在的问题

1）档案管理人员的综合素质有待提高。目前，我国事业单位档案管理人员也需要不断提升自身的综合素质，以适应新时期的发展。通常情况下，管理人员单纯地认为档案管理工作比较轻松，思想意识不够深入，未针对员工、新进员工开展知识系统培训活动，导致档案管理工作的开展只停留在表面，存在严重的滞后问题，无法有效地提升档案管理水平。

2）档案自动化工作有待规范。现阶段，事业单位领导和工作人员对事业单位档案管理工作认识不够深入，未制定规范的条例和规程开展档案管理工作。很多管理人员认为事业单位工作重点不是档案管理工作，而是针对日常工作安排进行记录。并且，事业单位领导缺乏对档案管理工作的重视，缺乏对其监督和管理，严重制约着事业单位的服务质量。

3）档案材料有待完善。不动产档案的主要特点是时间跨度大、周期长，很多历史信息记录普遍存在房屋面积错误、用途错误等登记问题，以及房屋主人身份信息、门牌信息不完善等问题，导致不动产档案材料不完整，降低了不动产数据的准确性，阻碍了我国不动产管理工作的规范进行[2]。除此之外，由于缺乏相关的技术支持，不动产档案数据库整合能力还有待提高，且不动产档案分散在不同部门，在数据对接过程中会出现数据不完善的问题，如房地产的状态记录混乱，不利于政府档案工作的管理。

4 新形势下档案管理工作的优化措施

1）提高管理人员的综合素质。档案管理人员的综合素质直接影响着档案管理质量，单位需要加强对档案管理人员的培训，提高管理人员的技术水平、创新意识和创新能力，提高档案管理工作质量。同时，档案管理工作的业务性比较强，档案管理人员需要学习更多专业的档案管理制度，掌握互联网技术的操作方法，以促进集约化和信息化管理模式的发展。例如，在不动产登记中心档案管理工作中，相关管理部门需要针对不动产登记窗口后台划出专门的档案整理区域，并选派政治素质强、具有档案工作经验的人员负责档案管理工作，通过档案制作培训，使工作人员能准确分类、打孔、认真编写分类号和页码，打印目录、整齐装订，做到及时归档。

2）完善档案管理业务标准。为了提高不动产档案管理工作的整体质量和效率，档案管理部门需要不断完善档案管理业务标准，在处理庞大的不动产档案资料的过程中，需要做好各项档案的收集和整理工作，明确不同类型的不动产档案管理细则，详细划分档案归档范围、保管期限，为档案收集、整理工作的有序进行提供支持。同时，档案管理部门需要结合档案管理实际情况，构建科学合理的业务标准，确保所有不动产档案资料都能够详尽、完善。管理人员要注意在整理档案的过程中，要对所有档案的标准格式进行统一，确保不动产登记档案管理工作能够高质量开展。

3）将信息技术与档案管理工作相融合。现阶段，档案管理部门需要树立现代化档案管理理念，实行信息化管理方法，及时地创新并完善传统的档案管理模式，优化传统档案管理的弊端，还需要深入开发现代信息技术在档案管理工作中的应用，提升档案管理、档案利用的整体价值，建立健全档案管理评估体系。另外，不动产档案数量基数庞大，并且与日俱增，为做好不动产档案数字化整理工作，不动产登记中心可以与档案信息咨询服务公司合作，稳步推进档案数字化整理工作。

4）建立健全档案管理制度。在不动产档案管理过程中，相关部门需要建立完善的档案管理制度，为工作人员查询相关资料提供便利。档案管理部门派专人现场督导档案移交工作，明确纸质档案资料完整移交给不动产登记中心，严格按照档案整理、移交、保管、借阅、利用的管理要求，加强不动产电子和纸质登记资料的管理，强化档案管理的教育学习，增强档案管理人员的责任意识，实现档案管理工作的规范化。除此之外，在不动产档案管理过程中，管理部门还需要实行数字化管理方式，强化等级档案的安全性，并利用电子文档规范登记档案。并且，通过电子文档将登记档案进行备份，将电子档案数据库的网络风险降到最低，以此为基础开展保密策略，保障不动产登记档案的安全性，在建设电子文档时，更要对数字化管理系统进行反复检查，确保系统的规范性，提升不动产登记档案管理的工作效率。

5）完善信息化管理系统。不动产登记档案管理工作内容繁杂，如果依旧采用纸质档案，将为管理工作带来很多难度，为了提升档案管理效率，相关部门必须要将信息化技术融入不动产登记档案管理中，利用计算机信息技术建立信息化管理系统，为不动产产权信息登记配置专门独立的数据库，合理地储存、管理不动产权信息，避免出现信息遗失、信息失真问题[3]。除此之外，相关部门开发出了国家级宗地统一代码电子文件管理示范信息系统，为不动产登记档案管理工作提供了技术保障。

5 结束语

综上所述，在现代化社会的发展中，档案管理工作为事业单位各项工作的顺利实施提供了支持，为了适应新时期的社会发展，管理部门需要明确新形势下档案管理工作的各项要求，保证档案管理工作规范性、标准性，提升档案管理工作的整体质量和水平。

参考文献

[1]韓健飞.探索新经济形势下档案管理工作的新思考[J].中小企业管理与科技（上旬刊），2019（04）：39-40.

[2]吴艺辉.不动产登记档案管理的特点与作用分析[J].智富时代，2018（6X）：122-122.

[3]杨旭.论新形势下档案管理的信息化建设与实践[J].通讯世界，2016（21）：212-213.