新形势下中职学校学生学籍档案管理发展路径研究

潘雁

【摘要】当前我国中职学校在学生学籍档案管理方面存在着学籍档案管理信息化水平较低、学籍档案管理员综合素质不足、学籍档案管理规范度低以及学籍档案管理安全性建设不足四个问题。针对这些问题，本论文从四个方面探讨学生学籍档案管理的发展路径和优化策略，包括建设学籍档案管理信息化平台、健全学籍档案管理员培训体系、加强学籍档案的规范管理建设以及构建学籍档案的安全防护体系。

【关键词】中职学校;学籍档案;问题;发展路径

中职学校学生学籍档案管理是对学生在校期间表现情况的综合性记录和评价，反映出学生在校学习、生活等过程中的基本信息，对学生个人来说具有极其重要意义。同时，对于中职学校的管理工作来说，学生学籍档案管理也是其中的重要组成部分，学籍檔案管理的能力也是学校管理能力的一种表现。随着改革开放的深入进行，我国中职学校得到了快速发展，中职学校已经成为技术性人才的主要培养基地，为我国的各项发展提供人才支撑，而各个企业在对学生录用评价的主要依据，就是学生学籍档案中的信息，这也更加突出了学籍档案管理的重要性。但是，当前我国多数中职院校在对学生学籍档案管理上，存在着管理方法落后等问题，影响到整体的学籍档案管理情况，在此背景下，本论文通过详细分析我国中职院校在学生学籍档案管理中存在的问题，结合日常工作经验和相应的理论基础，提出学生学籍档案管理的优化策略。

一、新形势下中职学校学生档案管理发展的现状与趋势

（一）中职学校学生学籍档案管理的现状。进入新的发展形势以来，互联网技术、大数据技术等技术体系不断发展，并与各个学校的学籍档案管理工作不断结合，促进了中职学校学生学籍档案管理工作能力的提升。但是，随着我国的发展不断加快，中职学校的学生数量也越来越多，中职学校的学籍管理面临着更加复杂的形式和各种新的问题。如，部分中职学校在学籍管理工作中出现学生成绩输入错误、学生入学资格审核不严格等问题，都影响到了学生学籍档案的管理工作。此外，相对于中学与高校来说，中职学校学籍档案管理能力也存在着滞后性，体现在相应的人才缺乏、技术性实施落后等方面，影响到自身的学生学籍档案管理工作优化与创新。

（二）中职学校学生学籍档案管理的发展趋势。结合我国在档案管理方面的整体趋势，本研究认为，中职学校学生学籍档案管理工作会趋向数据化、智能化和信息化的发展方向。就当前来说，我国多数档案管理机构和部门已经初步形成了档案管理的信息平台，在原有纸质档案管理的基础上，拓建了各个主体的档案数据库，确保档案的实施更新，对于中职学校来说，也在这种相对成熟的技术应用下形成了自身的信息化学生学籍档案管理体系，提高了学生学籍档案管理的效率与准确的。此外，随着大数据技术与人工智能技术的不断成熟，部分中职学校也开始探索将学籍档案管理工作与大数据等技术体系结合的工作方式，相应的数据学籍管理平台、智能化搜索已经初步成型，加上国内外在该方面的理论研究和技术研究也不断丰富，进一步为推动了中职院校在学籍档案管理方面的数据化和智能化能力。

二、中职院校学生学籍档案管理中存在的问题

（一）学籍档案管理信息化水平较低。对于多数中职院校来说，学籍档案管理中信息化水平较低是其存在的主要问题。21世纪以来，我国信息化建设飞速发展，各个领域积极探索与信息技术的融合方式，形成了信息技术体系下的管理体系。虽然各个中职院校也积极探索学籍档案管理的信息化方式，引入信息化设备，但是多数院校在学籍档案的信息化建设过程中存在明显的问题，影响到整体学籍档案管理能力的提升，这主要体现在两个方面：首先，部分中职院校在有关学籍档案信息化建设的过程中缺乏制度的保障和专业性的引导，导致信息化建设的水平停留在信息传输和打印等较为浅层的领域中。其次，部分院校学籍档案管理人员对信息化设备的利用度不足，存在使用信息化设备进行聊天、游戏等娱乐活动，本职工作上仍然采取较为传统的方式进行，影响到信息化探索的能力。

（二）学籍档案管理员综合素质不足。对于中职院校学籍档案管理工作来说，管理员的综合素质对整体工作发挥着重要的作用，新形势下学籍档案管理技术设备的更新、理念与理论也不断趋向创新化与丰富化，这对管理员自身的综合素质提出了较高的要求。但是，从多数中职院校学籍档案管理员的自身素质现状来说，存在着素质能力不均衡等问题。此外，调查中发现，部分中职院校的学籍档案管理队伍中也缺乏综合性的人才，管理员在理论基础和技术基础的掌握上较为单一，缺乏更新与学习意识，影响到自身的综合能力。多数管理员在理论基础上仍是较为传统的内容，缺乏对新知识的学习，在技术掌握上较为匮乏，不能充分地发挥出大数据等技术在工作中的作用。

（三）学籍档案管理规范度较低。中职院校学籍档案管理的规范能力不仅影响到自身的工作内容，同时也影响到学生信息的安全性。结合国内的研究以及本论文的调查，我国中职院校在学籍档案管理规范度的问题上，主要表现在以下两个方面：首先，多数中职院校在学生学籍档案的收集范围上缺乏明显的合理性。学生的学籍档案收集工作应当立足综合性和全面性，不仅要包括学生的在校奖惩情况，同时也应当包括学生的德育等方面的情况，而多数中职院校在学生学籍档案收集的过程中，更多的关注以学生成绩为核心的奖惩情况上，对德育等方面的综合内容缺乏关注。其次，多数中职院校在学生学籍档案的整理与保管方面存在着不规范性。在学生的学籍档案整理工作关键在于对信息的真伪进行鉴定，但是部分管理员在收录信息时忽略对信息的鉴定，影响到整理程序的规范性。同时，部分档案管理员在对学生学籍档案进行管理的过程中，存在档案信息随意外借、档案信息分散保管等不规范的情况，造成档案不全、档案丢失等的问题，影响到整个学籍档案信息管理工作的规范度。中职学院在学生学籍档案管理工作中存在的这一问题，主要与学校和学生对学籍档案不重视相关，由于现在中职院校学生在毕业后的就业上已经变成了自主择业，导致多数学生在毕业以后不再关注自身的学籍档案，而一些考进公职单位或者国企的学生，再反过来寻找自身的学籍档案的时候，由于学校学籍档案管理中对毕业生学籍档案管理的不重视，造成档案的不完整，甚至出现档案丢失的现象，只能重新补全档案，影响到档案管理工作质量。

（四）学籍档案管理安全性建设不足。新形势下，学籍档案管理工作面对着更多因素的威胁，影响到学籍档案管理工作的安全性，尤其是在学籍档案信息化建设的过程中，存在着黑客入侵、信息泄露等问题。一方面，在对学生的纸质学籍档案管理过程中，存在着学籍档案管理安全保护工作不足等问题，多数中职院校的档案存放室仅是进行简单的落锁处理，有关消防等安全性设置不到位;另一方面，在档案管理信息化建设的过程中，多数中职院校对有关学生学籍档案的管理缺乏防火墙等安全保护装置，不足以应对网络黑客等的网络安全问题，造成学生学籍信息的非法泄露问題。

三、新形势下中职学校学生学籍档案发展的策略

（一）建设学籍档案管理信息化平台。针对我国多数中职学校在新形势下存在学籍档案管理信息化水平较低的问题，本研究认为，我国中职院校应当着力建设自身的学籍档案管理信息化平台，推动传统学籍档案管理工作的信息化转型。各个中职院校要基于自身在学生学籍档案管理方面的需求，结合现有的学籍档案管理功能，从网络系统中进行统一平台的开发与建设，将现有的学籍档案管理工作进行信息化设置，在统一的平台上促进档案管理工作能力的提升。此外，各个中职院校也应当着力做好有关学籍档案管理信息化发展的制度建设，为信息化管理平台的有序运行提供制度层面的保障。

（二）健全学籍档案管理员培训体系。针对部分中职院校学籍档案管理员综合素质不足的问题，各个中职院校应当充分发挥内部培训和外部培训的作用，促进管理员综合能力的提升，打造出具有理论前沿、技术前沿的综合性人才队伍。一方面，各个中职院校要能够充分发挥自身的教育资源，围绕学籍档案管理的新发展、新技术，对学籍档案管理员进行系统的培训，并设置相应的培训考核、培训激励制度，促进整体培训效果的提升，为自身学籍档案管理工作的优化提升提供综合性人才的支持;另一方面，各个中职院校也要充分地发挥出整个档案管理行业的作用，通过引导学籍档案管理员参与行业性培训，为管理员的学习与提升提供更加专业的渠道与机会，并发挥出岗位工作与行业交流的作用，为整体的学籍档案管理工作创新化发展提供保障。

（三）加强学籍档案的规范管理建设。针对部分中职院校学籍档案管理规范度较低的问题，各个中职院校应当及时加强对学籍档案的规范管理建设。首先，各个中职院校要引导档案管理员对学籍档案管理工作的重要性进行科学准确的认识，做好档案管理工作思想层面的建设。其次，各个中职院校要完善自身的档案收集、保管、转送等工作的制度体系，明确对学生学籍档案收集的范围，确定学生学籍档案借阅的条件，做到学生学籍档案管理工作的有序运用。最后，各个中职院校要实施学生学籍档案的追踪制度，明确档案管理的责任机制和审核机制，在确定不出现问题的基础上，积极进行交流与核查，确保学生学籍档案内容的真实性与学籍档案管理的公平性。

（四）构建学籍档案的安全防护体系。各个中职院校在学生学籍档案的管理工作上，要做好线上与线下两层的安全防护体系建设。一方面，要对线下的学生学籍档案保存处进行安全防护设施的完善，包括学籍档案保存室的消防设施、安全防护设施等，定期对学籍档案保存室进行安全性检查;另一方面，各个中职院校要对线上学生学籍档案数据库进行多重加密设施的设置，对学生学籍档案数据库设置访问权限和密文钥匙，以此来提升对网络黑客的防护能力。

四、结束语

综上所述，中职学校在学生学籍档案管理工作方面，应当通过不断学习新的理论知识、提升对新技术的掌握能力，结合自身的学籍档案管理需求，探索具有针对性的档案管理路径。在档案管理路径探索的过程中，综合性的档案管理人才是关键，相应的平台与健全的规章制度是重要的保障，各个中职院校在学生学籍档案管理工作路径探索的过程中，应当充分发挥出人才的优势，不断促进自身学籍档案管理能力的提升，从而为整个学校管理工作能力的优化提供支持。

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