网络环境下房地产档案的管理创新应用探讨

梁少慧

摘 要：社会经济的发展，带动了互联网信息技术的发展，人们的生产生活中，互联网所占比重也在逐渐加大。各种行业都在互联网的作用下，有了新的工作方式，房地产档案管理工作不例外。有了信息技术的加持，房地产档案的管理效率有了极大提高，这也是未来房地产档案管理的重要发展方向。因此相关单位和从业者一定要深刻认识到如今网络环境下，档案管理工作的不同，进而探索出创新之路。

关键词：网络环境;房地产档案管理;创新

当今社会的房地产行业发展越来越快，除了相应的经营活动，房地产档案管理工作的重要性同样不可忽视。传统需要耗费大量人力物力的档案管理方式，已经逐渐落后于时代，没法满足如今信息水平发展的要求。因此相关从业者一定要重视信息技术，在网络环境下，寻找到房地产档案管理工作和互联网的适应性，提升档案管理准确性和安全性。

1 网络环境下房地产档案管理面临的问题

1.1 存量档案数字化难度过高

传统的房地产档案管理工作中，手工信息加工一直是主流的方式，其弊端不只体现在耗费时间长、存储空间大，检索查找耗时长，而且极其容易发霉受潮。新时代的档案普遍是数字化传输的形式，但是对于这些传统的房地产档案，如果想将这些纸质档案全部转化为数字化档案，无疑是一项旷日持久的巨大工程。所以当前环境下，这种以传统方式存储和传输的档案信息，现在还没办法完全转换成在网络平台可供查阅的信息，实用性不强[1]。

1.2 档案属性认定问题

目前房地产档案定义中，电子文件已经列入其中，但是在实际工作中，仍然不能完全实现无纸化。很多时候要求提供相关凭证之时，往往也都会要求出示纸质原件或者复印件，而无视在网络平台上传输的电子信息，让房地产档案的电子化进一步被边缘化，没有获得和纸质文件一样的地位。这一问题存在，依然让房地产档案的信息化变革之路，停留在治标不治本的层面上。虽然可以相对减少档案管理工作人员的任务量，提升工作效率，但是想要办事的人们仍然不能轻松在家实现办事目的，还是要在各种不同政府部门之间增加奔波的次数，没有真正发挥信息化档案管理工作的优势。

1.3 档案信息的共享限制问题

共享和限制问题并不是网络环境下产生的新问题，这个问题一直都是档案工作的重点矛盾。网络平台极大提升了人們检索档案的便捷程度，将各种信息呈现在人们的眼前，但同时信息的保护工作如何落实到位，就成了网络环境的一个重点问题。

1.4 信息来源、格式多样化

国家档案局对电子文件的标准，早已做了明确规定。目前的房地产档案信息化建设，在档案软件的使用问题上，没有统一的标准，导致在实际应用层面，程序也是五花八门。网络环境本来就是包罗万象，如果标准不能统一，很容易淹没在信息爆炸的环境下，更加阻碍房地产管理工作同网络环境的融合[2]。

1.5 主体权责不明

信息的共享性，决定了同一条信息，可以被不同的单位和机构保存，这也造成了房地产档案信息的混乱。而网络空间下，对于这种混乱的状况必须做出相应的规定，即同一个档案或者同一条信息，哪些单位和机构可以储存，对于相关的权责要明确划分，防止出现责任不清，产生纠纷的状况。

2 网络环境下房地产档案的管理创新探索

2.1 优化档案查询检索功能

传统档案管理工作方式，需要耗费大量的人力物力，而有了信息技术的支持，就可以提升信息检索的便捷性。而且这种信息检索也不会受到空间时间的限制，可以在家随时随地查阅档案信息，让档案信息的利用率更加高效[3]。可以更加充分利用计算机信息化处理技术，对纸质档案的信息进行整理，利用数字扫描等技术，使电子档案的信息和纸质档案的信息保持一致，从而制作出大量的电子副本，构建出可以容纳海量房地产电子档案的数据库。从而全面实现房地产档案数字化，实现档案信息和网络环境的融合，从而为房地产档案管理提供电子数据层面的参考，创造更为便捷的条件。

2.2 分项目管理，提升安全性

房地产档案管理的专业性很强，管理活动中的资料往往能成为后续生成的资源。档案资料的建立工作，要依据项目类型的不同分别进行，在管理上也需要对项目进行区分。房地产档案的管理工作，分散性和集中性的特点都较为明显，项目资料分散性较强，因此管理工作也应该分开管理。集中管理针对的是项目管理目标，而数字化技术更好实现了系统权限设置功能，既能更科学划分各个管理工作的环节，又能让数据信息的完整性和真实性得到保证，从而让房地产档案管理的工作更具条理，规范性和安全性直线上升[4]。

2.3 完善相关法律法规制度

房地产电子档案的属性，可以作为法律层面上的主要依据。在实际情况中，如果关于档案属性的讨论仅仅停留在理论层面，是远远不能满足要求的，也没有发挥网络环境下信息技术的最大优势。因此，应当使行政诉讼、刑事诉讼法中相关的规定尽量完善，争取最大程度让网络电子文件信息，提升至和纸质文件一样的地位，列入合法证据的范围，进而实现信息技术和房地产档案管理的最佳融合。

2.4 构建房地产档案信息标准

当前设备背景下，全国范围内的很多房地产管理信息系统正在加紧建设，这对于促进房地产档案信息标准化，同样是一个难得的时代机遇。从事房地产档案管理工作的人员，应当保证自身的积极性，主动投身系统建设中，为系统建设添砖加瓦。各级机构应当科学排序房地产档案管理工作的各个环节，让整个管理工作更加协调，更加整体，从而保证档案管理的完整性和有效性。对于标准要进行统一的规范化管理，包括文件格式，分类编码和信息交换形式等等[5]。

2.5 制定信息共享原则

目前，全国范围内上没有统一的，关于信息共享和限制方面的条款。因此，不同区域的主管部门，应当对网络环境下，房地产信息共享原则和限制性的要求，做出统一的规定。对于房地产档案中的各种信息，应当更加明确权责，在依法治国的社会背景下，让房地产档案的相关信息共享更加有法可依。

3 结束语

21世纪是互联网时代，互联网为生产生活带来的巨大影响，是每个人都不容忽视的。房地产档案管理工作亦是如此，相关部门和从业人员要深刻意识到，传统的房地产档案管理工作已经不适应这个时代的管理要求，只有积极和互联网信息技术相结合，才能全面解决传统管理方式的弊端。因此面对网络环境下的新问题，从业者一定要引起高度重视，探索出适应网络环境的创新之路，促进行业的长足发展。

参考文献

[1]蒋素怀.关于房产权属档案数字化建设的思考[J].科技创新导报，2008（12）：148-148.

[2]孙振辉，于路生，等.浅谈房地产档案的特点及管理中必须注意的问题[J].中国房地产，2002（1）：47-48.

[3]陈明.市场经济条件下房地产档案工作的发展与隐忧[J].城建档案，2003（2）：24-26.

[4]何莉玲.把院系资料室建成高校的专业文献信息中心[J].湖南商学院学报，2006，13（1）：124-126.

[5]罗海荣.房地产档案管理之我见.档案与管理，2002，（3）：119-119.