浅析事业单位档案管理制度

何彩杰

摘 要：近些年，在社会发展的影响下，我国的城市化进程不断加快，对于事业单位的发展，档案管理形成系统化管理模式能够起到铺垫和基础性作用。结合传统档案管理的制度和模式，以科技化信息收集和整理手段进行新档案管理工作，不仅能够加快管理效率，而且能够提高事业单位档案管理的质量。因此，建立符合事业单位发展需求的档案管理的规范化制度十分重要。

关键词：事业单位;档案管理;规范化制度

事业单位的档案资料包括单位的人员记录及单位的发展历程等宝贵的资料，做好档案管理工作，能够促进事业单位的健康蓬勃发展。当前事业单位的档案管理工作还存在着诸多的问题，所以需要工作人员提高档案管理意识，找到正确的方式，提高档案管理工作质量。档案管理工作应当遵循科学的管理标准进行规范化管理，构建相应的档案文件资料的借阅程序，保证档案工作的有序开展。在日常档案管理过程中，工作人员应该做好各项工作记录，不断丰富事业单位档案信息资料。

1 浅析事业单位档案管理现状问题

1.1 档案管理混乱，相关工作人员没有工作经验

就是集中于档案管理的工作人员，对于档案管理的工作职责不熟悉，造成了档案管理混乱的现象。根据调查。很多的事业单位对于档案管理工作过于轻视，导致在信息收集和整理的时候非常凌乱，招聘的档案管理人员一般没有工作经验，也没有对岗位的工作有系统的培训经验。对于事业单位的档案管理工作而言，不是仅仅的书籍文件的整理排放，在档案整理过程中，也同样需要建立包括保管，编制，归档，借档等具体流程。在管理人员上岗之前，需要在档案室对以上工作的职责内容完全熟悉。另外，现如今，很多的事业单位已经开始形成電子的档案信息管理模式，因此，在档案管理人员选择时，也需要多吸收新鲜血液，以年轻人为领头的档案管理团队的意识形成需要被更多人发现和重视。另外，因为岗位的管理压力不大，部分档案管理人员工作不认真，相关活动内容以病假，事假等理由推脱，也给事业单位的工作推进造成了一定的压力。

1.2 不够重视档案管理

很多事业单位没有认识到档案管理工作的重要性。考虑到因单位不够重视对档案的管理工作，不能在正式管理日程中加入档案管理项目。单位没有设立专门的档案管理机构，未对档案管理进行明确的规划，只将档案管理纳入办公管理，因此造成档案管理工作失去了应有的独立性。因事业单位普遍不够重视对档案的专业管理工作，档案管理没有配备基础的硬件设施，影响到管理工作的有效进行，从而导致档案收集内容的不全面，资料摆放杂乱，资料缺失。

1.3 档案管理制度不完善

当前档案管理制度不完善，缺乏具体明确的工作责任划分，相关工作人员之间时常会出现工作纠纷。事业单位档案资料编制体系不健全，档案资料纸张使用不符合档案的归档与修建标准，不仅加重档案工作管理人员的工作负担，还造成了档案管理工作效率不高。还有部分档案管理部门的相关程序不健全，重要档案资料的借阅和查阅流程过于简单，可能会导致机密文件的丢失。事业单位档案管理的编排、划分、整理比较混乱，不能严格遵循相关规章制度。另外，事业单位档案管理的监督体系不完善，相关监督管理部门受到单位内部环境和人为因素的影响，无法实现档案管理工作每一环节的严格监督把控。

2 根据现状问题形成的事业单位档案管理制度标准

2.1 以科技信息收集整理手段形成新的档案管理信息库

就是信息网络平台和相应的信息数据库的新型管理手段的出现，增加其在事业单位的利用率，事业单位很多的档案管理老员工不理解也没有办法快速学习新型网络管理模式。网络信息技术优秀的年轻档案管理人员可以给老员工灌输新型网络管理思想，以效率和质量的提升为保障，形成一体化全面建设数字化档案信息管理数据库。另外，新型科技技术，如云计算，大数据等管理方式的引入，逐渐代替人工化的管理途径。数字化管理也是全面更新事业单位档案库的有力方式，以市场为研究对象，实现事业单位档案管理的新模式。信息化时代提倡线上线下共同进行的事业单位档案管理工作，能够引起更多的事业单位重视科技手段的档案管理工作。另外，以递进式的档案管理数据库能够从时间年限，档案形式和资料类别进行区分放置，也为后续的档案查找和确定减少了很多的负担和问题。

2.2 认识到档案管理工作的重要性

档案管理工作水平会对事业单位发展产生直接影响，虽然影响的效果是缓慢的，但长远来看仍然会产生不可估量的重要作用。由于档案管理的作用没有体现在表面，使得大量事业单位领导干部都认识不到重视档案管理工作的积极价值，因此使档案管理流于形式。对档案工作的创新，必须首先想方设法改变领导认识，使其能够深刻认识到加强档案管理工作的重要性，并使其能够将档案管理工作从行政管理部门中分割出来，成立独立工作部门，为单位配备专业的管理人员，并对奖惩措施进行落实，对于表现优秀的管理人员给予奖励，进而激发工作人员的积极性，从而确保档案工作的高效运行。

2.3 强化制度建设，推进科学管理

根据档案法及档案管理条例等相关法律法规，大力完善档案管理的各项规章制度，使档案管理工作每个环节都要有章可循，都有制度的约束及明确的要求，杜绝不完整、不规范以及虚假材料归档，务必要做到权责清晰，收集有范围，鉴定有标准，案卷有统计，查档有目录，借阅有手续，销毁有登记。同时，要尽量分类收集整理各种有价值的信息、图像、文字资源，并及时进行整理归档、登记等，充实完善档案，同时采取定期和不定期自检，做好有关材料的查漏补缺工作，加强日常规范档案查阅、复印以及借阅程序。同时在档案管理工作中，需要积极鼓励各部门加强沟通和交流，实现信息和互换和共享，为档案管理提供更具效率性的参考意见。

2.4 加强法律宣传搞好保密工作

档案涉及事业单位工作人员的各种隐私信息，因此，在档案管理过程中，应充分重视档案的管理，避免因管理不当，导致私人信息外泄。首先，要加强法制宣传，使档案管理人员能够认识到档案管理的重要性，提高档案管理的规范程度。在档案保密工作中，所属档案人员要制定出有效的档案保密条款，严格控制档案的取阅和档案信息的公开，减少档案信息的泄露情况。最后，档案人员要对档案进行检查，在一人以上的监督下，保证销毁过程的彻底性，进行粉碎或焚烧销毁，杜绝档案信息可能外流的机会。

3 结语

事业单位档案管理工作重要且必要，不仅影响事业单位的发展，而且从社会的实际需要上，事业单位的档案建设也有实际意义。从传统的档案管理模式进行借鉴优势，刨除劣势，以科技信息手段形成网络档案管理库，形成线上线下同步更新的新时代事业单位档案管理模式，能够为未来的事业单位发展提供关键性建议和意见。

参考文献

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