档案利用服务工作的几点思考

孙会霞

摘 要：随着信息技术日新月异的发展，当前我们正处在新时代背景下，社会大众高度重视档案管理工作，档案作为记录历史的一种形式，记载着原始数据信息的利用、收集等工作。在新时代背景下，各种信息量日益剧增，让档案管理工作变得复杂化、程序化。鉴于此。我们要立足于新时代背景下，深入研究档案利用服务工作，分析新时代背景下档案服务工作面临的困境，并提出档案利用服务工作的几点思考，旨在希望进一步满足用户个性化、高层次的需求。

关键词：档案;利用服务;几点思考

新时代下意味着海量的数据信息、快速的信息检索方式和数据信息的精准处理，在这种新形势下，档案工作开始从重管理向重应用的方向发展。这就需要档案管理人员要不断的创新档案利用服务，深入挖掘档案信息的潜在利用价值，更好的为档案利用者提供优质的服务，确保档案利用效率和服务质量的提高，更好的发挥出档案信息的重要作用和价值。

1 檔案利用服务工作的新特点

1）利用资源数字化。信息技术和网络技术的快速发展使办公自动化和快速发展，因此，档案资源的存在不仅限于纸张，而且通常不仅仅是文本文件和图像。诸如文档，图形文件，视频文件和音频文件之类的电子文件以数字存在并且也成倍增加。换句话说，档案资源利用平台正在从单个纸质载体演变为许多不同的载体，例如纸张，光盘，磁盘和磁带;它的存在也从纸质文本演变为数字网络信息。

2）同时访问多个渠道。网络信息的组织，通信和传递的变化增加了信息的及时性，这也增加了用户对档案中快速有效的信息服务的新需求。用户不再对存档材料的最独特使用感到满意，他们希望请求服务快速有效地访问大量有用信息。随着档案资源的数字化和在线技术的发展，档案管理已经创建了自己的文件网络信息系统，以满足新用户的需求。

3）使用时间和空间来扩展。归档网络请求恢复服务方法不仅使文件信息查询有效和准确，而且还使得用户文件查询在时间和空间上无限制。除了查询存档文件外，用户还可以随时通过网络链接到存档服务器，直接检索和访问所需的文件信息，提高访问存档信息的及时性，并扩展可用于访问存档信息的时间和空间。

2 新时代给档案服务带来的困境

1）档案利用服务工作的观念陈旧。对于我国的任何一个行业来说，相关工作人员在对档案进行管理的过程中，所使用的大多都是比较传统的管理模式，同时在管理过程中所秉承的观念相对来说比较传统，大部分管理人员都会认为档案是具有最高程度的保密性的，对于单位外部人员来说，都不能随意对档案进行查看。但是现在我国已经逐渐转变为了一个信息化的时代，所以以往的档案管理模式已经不再适合现在的时代发展背景。对于我国的档案管理来说，工作人员所秉承的工作原则基本上都是“你借我调”，这种档案的使用模式具有很大程度的被动性，而现在企业的档案利用服务工作也是如此，如果企业档案利用服务工作长期处于这一状态，那么档案自身所拥有的使用价值根本得不到完全的发挥，同时企业自身的竞争水平也就很难得到提升。

2）传统的工作方式跟不上时代发展的步伐。现在我国的档案管理工作人员大多数都缺乏一定程度的创新意识，在对档案进行收集以及管理的过程中，从始至终使用的都是同一种工作模式。现在我国的信息技术已经处于了一种高速发展的阶段，而且网络在社会上也得到了更加广泛的普及，虽然档案基本上都是以纸质的形式存在，但是现在已经是信息时代，纸质档案已经无法满足社会在发展过程中的要求。同时管理人员在对纸质档案进行管理的过程中，出现工作失误的概率相对来说还比较高。除此之外，对于企业档案利用服务工作来说，其中所包含的档案基本上都不是最原始的档案，如果相关的工作人员想要查找原始档案或者是查找更为详细的档案，那么就需要通过档案馆才可以得到。但是档案管理在很大程度上束缚了整个企业档案利用服务的工作效率，同时还会对其发展造成一定程度的影响。

3 对档案利用服务工作提出的几点思考

1）创新档案利用服务理念。在档案利用服务中，档案管理人员需要重视自身档案利用服务理念的创新，并准确对自身进行定位，并将为用户提供优质服务作为工作的宗旨，遵循人性化的服务理念，更好的满足用户的多样化需求。由于新时代背景下，档案用户在利用档案信息时不受时空限制，因此在档案利用服务工作中，需要充分的利用大数据技术的优势，做好用户信息跟踪和分析工作，基于用户的实际需求来为其提供个性化的服务。另外，还要充分的利用大数据技术来针对档案信息进行深入挖掘，积极构建档案知识服务体系，进一步提升档案的检索、整合、加工和共享水平，全面促进档案利用服务水平的提升。

2）创新档案利用服务的方式和方法。在具体创新档案利用服务过程中，为了能够更好的满足用户的需求，宜为用户提供微服务、远程服务和云服务，充分的运用先进的技术手段来对档案利用服务方式和方法进行创新。档案部门可以通过利用微信和微博来实现档案信息的传递，为用户提供更为便捷的档案利用服务，有效的拉近与用户之间的距离。在远程档案服务中，可以通过构建档案远程利用服务平台，为用户提供远距离的档案信息咨询和服务。云服务需要依托于互联网，通过提供虚拟化资源，并借助于云平台将分散的档案信息组织起来，通过构建服务云，实现档案信息资源的有效共享，为档案利用者提供档案信息查询和利用服务。

3）数据挖掘平台的使用。要想从整体上提升档案服务质量，数据挖掘技术是非常关键的，众所周知，文本智能数据处理主要是基于音频识别技术和独特模糊识别所构建的。其作为数据挖掘平台的中心，档案管理人员可以通过调取数据挖掘平台的中心的内容，进一步分析需信息。当前档案资源数据挖掘，具体包含了以下几点，第一，检索音频内容，自动识别关键，企业可以进一步区分定位视频当中不同的内容，促使视频处理能力的提升，第二，检索语义，作为当前档案管理中最常见的一种搜索方式，我们在使用这种方法的过程中，只需要提供计算机识别语言。第三，档案智能化辅助分类，这种方式，主要就是指工作人员从平台中，提取档案，借助数据挖掘平台的中心现文献的自动分类，利用数据平台分类，促使了档案准确率的提升，同时还能支持多维度动态分类。作为构建在数据挖掘的平台的载体，文本数据处理层目的就是以概论和特殊信息论为基础，档案管理人员在具体的工作中，借助相关技术，提供搜索应用服务，提取所需信息，这样一来，他们就可以在数据挖掘平台合理使用智能搜索、数据分析、数据挖掘以及采集数据应用平台，在采集平台上进一步完成层次化数据采集。

4 结束语

综上所述，当前我们正处在大数据信息时代背景下，面对海量、形式多样的档案信息，导致档案管理人员无法及时在海量信息中找到所需信息，信息查询性逐渐下降，有时候还会出现无法相应等问题，加之传统档案查询服务模式已经无法进一步满足时代发展的需求，基于此，我们必须要分析新时代背景下档案利用服务所面临的问题，采取相关的措施，从而利用智能化处理平台推送给用户，最大限度的满足用户需求。

参考文献

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