办公自动化环境下医院档案管理探讨

摘 要：在现代化大背景下，医院档案管理工作为了进一步提升管理效率与质量，逐渐完善现有的医院档案管理体系。医院档案管理在办公自动化环境下，可使档案管理办公数据信息处理速度显著提升，全面提升医院档案管理质量，促进医院可持续性发展。本文通过对办公自动化环境下，医院档案管理中存在的问题进行分析，探讨主要改进措施，为医院档案管理工作开展及相关专业人员提供指导与参考。

关键词：医院档案管理;办公自动化环境;医院管理

医院服务管理工作的顺利进行，可促进医院长久稳定发展，档案管理作为其中作为重要的服务管理组成部门，加强档案管理工作建设，实现办公自动化，提升并完善医院档案管理工作，可使档案管理工作实现信息化、现代化建设。医院档案管理工作中虽然已经基本实现办公自动化，但是在实际工作中仍存在一些缺陷，有待进一步优化完善，可进一步提升医院档案管理效率与质量，进而促进医院的可持续化发展。

1 办公自动化下医院档案管理的特点

1）存储安全性。存储作为档案管理工作的重要组成部分。实现办公自动化后，利用自动化办公软件与系统，可使档案管理工作的存储从原有的纸质储存转变为电子储存，通过电子芯片、硬盘等方式对资料文件进行存储，不仅可节约纸张，降低成本，同时存储量大，不易受到外界环境的影响，可使档案的存储工作更简单，同时可提升档案管理工作的安全性、可靠性，进一步提升档案管理工作的便捷性、高效率与方便性。

2）实现高效管理。办公自动化背景下，多数企事业单位开始利用办公自动化系统进行工作，切实保证企事业单位正常稳定开展。一般情况下，档案管理工作是以人工方式对纸质材料进行收集、整理。但是，传统人工管理方式存在较大的缺陷与弊端，不仅工作人员的工作量大、劳动强度较大，而且档案管理效率较低，管理质量较差。医院科室较多，不同诊疗方案存在一定差异，使得档案管理工作极易出现偏差，而利用办公自动化系统，可使上述差错有效避免，进而提升档案管理工作的效率。

3）实现资源共享。办公自动化的大环境下，数据信息的共享极为重要，可保证档案资源的有效利用，进一步提升档案管理的实践价值。互联网中的信息传播工具较多，例如QQ、微信等软件，均可实现信息的实时传输。医院开展档案管理过程中，可根据自身实际情况，选择合适的软件工具，对档案管理工作信息传输进行规范，提升档案管理效率。档案管理工作中要学会利用文献检索软件，方便工作人员对各类文献进行快速检索，使文件使用效率大幅提升，同时减少人工检索时文件查询花费的时间。

2 医院档案管理中存在的问题

1）管理制度未完善。在办公自动化背景下，对医院现有的档案管理工作情况进行分析可知，医院档案管理中仍存在一定的制度疏漏，影响档案管理工作落实，例如，缺乏完善的信息管理机制，对软件与硬件缺乏有效的管理制度等，在一定程度上均会对档案管理质量与效率造成不良影响[1]。医院档案管理过程中，未能全面实现自动化档案管理，必将导致档案管理工作开展过程中存在阻碍，降低管理效率，严重时也会浪费管理资源。

2）自动化办公系统尚未普及。目前，通过对医院现有的办公系统使用情况进行分析，多数医院采用的自动办公系统仍存在一定的缺陷，导致自动化系统使用过程中存在诸多问题，例如，软件与硬件投入比例失调，多数医院重视硬件投入，而忽视软件中的重要性。医院内软件技术人员的综合水平较低，导致软件技术较为低下[2]。医院管理团队水平较为低下，无法切实导致办公软件在实际工作中落实，在一定程度上降低了自动化办公效率。

3）缺乏告诉档案管理人员。档案管理工作中引入办公自动化系统，自动化技术在实际操作过程中，更重视精准性，计算机存储技术则具备多样性，但是二者在实际管理工作中应用，均需工作人员具有较高的专业素质，方可提升管理效率[3]。但是，现今部分档案管理工作人员仍以传统档案管理模式为主，缺乏自动化办公意识，对办公自动化系统的应用及相关专业知识均有所欠缺，无法有效落实档案管理的办公自动化工作。

4）存储安全隐患。随着科学技术、网络技术的高速发展，电子文件存储机制下，很容易被他人篡改删除，因此，存储安全是现今医院档案管理中需要着重考虑的关键问题。医院档案管理中电子病历较多，且涉及患者的隐私，若电子病历丢失或被人盗窃，导致患者隐私信息泄露，降低医院档案管理的安全性。

3 医院档案管理的改进措施

1）完善管理制度。就医院档案管理工作开展而言，档案管理制度的建立，需要结合医院经营、发展等多方面信息，全面了解档案管理工作在医院发展中的重要性，管理层应重视自动化办公体系的建设，明确档案管理工作的权利与职责，构建统一、标准化的档案管理制度，切实保障档案管理工作的合理落实。医院档案管理工作中，加强制度化体系构建，提升档案管理工作的及时性、快捷性，可使工作人员严格按照技术规范进行操作，对文件进行归档处理，按照标准格式对医院内各科室文件资料进行编制归档，实现标注化、格式化、统一化的管理[4]，进一步提升档案管理工作效率与质量。明确相关负责人，将档案管理职责进行划分明确，一旦档案出现错乱、缺失等问题，直接找到相关负责人，避免相互推诿，降低管理效率。

2）加强档案管理人员素质培养。加强医院档案管理工作人员的意识培养，对促进办公自动化实现具有重要意义。管理层人员应加强对办公自动化的普及，使工作人员充分认识到档案管理工作的重要性，加强对档案管理人员的培养，提升个人专业能力与素质，切实保证档案管理工作中办公自动化的实现，同时提升工作的护理性、规范性[5]。制定合理的奖惩机制，对表现优异的员工给与奖励，对存在档案管理疏漏的原因，应根据情节严重情况给与批评教育，严重者辞退处理，通过有效的监管，可提升工作人员工作积极性、主动性，全面提升工作人员的自身素质，进一步提升医院档案管理工作的落实效率。

3）加强网络信息监管力度。网络系统构建可使医院档案管理工作的可靠性、安全性有效提升，强化网络信息监管力度，可保证医院内文件的安全性与机密性。档案管理中采用不同层级网络系统加密方式，加设网络访问权限，可使档案信息的监督力度进一步加强[6]。做好备份处理，一旦文档出现丢失与损害，可通过查找备份或者技术修复等方式，对文件信息进行恢复，保证信息的完整性与安全性。

4 结束语

综上，医院档案管理中加强办公自动化系统的建设与应用，可使档案管理工作更具高效性、便捷性，最大程度保证档案资料的完整性、安全性。办公自动化下医院档案管理工作的落实，是对原有档案管理模式的革新与改变，在此期间管理模式、员工工作模式均會随之发生改变，因此，管理者应加强办公自动化系统的普及，强化档案管理信息化教育，从而进一步促进档案管理工作的信息化、现代化发展。

参考文献

[1]鲍磊.新医改背景下医院档案管理现状与发展研究[J].办公室业务，2019（11）.

[2]刘宁.办公自动化背景下的医院档案管理分析[J].办公室业务，2019（1）：122-122.

[3]龚美玉.探讨档案工作在医院人事管理工作中的地位与作用[J].健康必读，2019（4）：232-233.

[4]田甜.新医改环境下医院档案管理工作开展研究[J].办公室业务，2019（9）.

[5]杨静.事业单位办公系统与智能档案管理的融合研究[J].中国管理信息化，2019（6）.

[6]张珍光.企业数字档案馆建设策略分析[J].办公室业务，2019（9）.

作者简介

田玲芝（1977-），女，山东省滨州市阳信县，本科，馆员，毕业于中央广播电视大学阳信县中医医院，人事科科长，研究方向：档案学基础理论与发展。