“5G时代”企事业单位文书档案管理探析

摘 要：“5G时代”，社会的各行各业都将迎来一次新的变革，企事业单位文书档案管理工作也将迎来新的挑战。创新发展势必成为企事业单位文书档案管理工作的开展趋势，探讨“5G时代”企事业单位文书档案管理工作的不足之处与发展趋势具有现实意义。

关键词：“5G时代”;企事业单位;文书档案

1 “5G时代”下的文书档案管理

1）安全化管理。在“5G时代”背景下，企事业单位开展文书档案日常管理工作时，信息安全问题不容忽视。因此，各企事业单位应该根据实际情况，制定切实可行的管理制度，不断深化管理的技术创新，在文书档案管理系统信息化升级的同时，设定规范的安全管理体系，以免由于一些人为因素与客观环境影响而导致的安全隐患问题，避免给所在单位造成不必要的损失[1]。

2）数字化管理。传统的文书档案主要以纸质为主，诸多文字信息的记录与录入往往耗时很长，也是对档案工作者耐心与责任意识的考验。在“5G 时代”，文书档案管理方式也需要有新的考量，例如对纸质档案进行数字化处更有利于档案信息的保存和管理。当前许多企事业单位的文书档案基本实现了信息化，依托于计算机技术，不但提高了文书档案工作的质量，也一定程度降低了档案工作者的工作强度。

3）网络化管理。将传统档案数字化转变后，科学的网络化管理十分必要。因此，企事业档案部门可以利用大数据云技术实现时间空间的多维联动与应用，适当增加网络检索、查阅及归档等应用功能，让数字化后的档案利用起来更具有合理性，电子的存储方式也便利了用户的操作体验，无论从使用的便利性还是管理工作的高效性角度都有所提升。

2 目前企事业文书档案管理工作不足之处

1）文书档案管理人员工作重要意识不足。目前，我国各企事业单位的文书档案管理工作都有条不紊的开展着，但仍有部分单位档案文书管理意识还相对薄弱。第一，各企事业单位领导对文书档案管理工作不重视，忽略了文书档案管理的重要性[2]。第二，相关文书档案管理人员对工作内容的不重视，文书档案的日常整理缺乏主动性，并未按照所在企事业单位的制度條例和档案法规来办事，由此可能导致为所在单位提供的信息不够准确，甚至使企事业单位的运营出现问题。

2）文书档案管理人员专业素养不够硬。目前，许多企事业单位的档案管理人员的专业能力良莠不齐，职业素养也达不到档案管理工作者的硬性要求。具体归于以下几方面：第一，档案管理人员专业素质过低。目前我国的档案管理工作者普遍的专业性不够，有的工作人员甚至还不具备档案管理工作的专业知识[3]。第二，档案管理人员招聘标准不一。有的企事业单位在招聘档案工作者时，只粗略依据简历和学历来衡量应聘者能力。第三，档案管理人员缺少日常培训。部分企事业单位很少开展培训活动或仅仅进行单一的业务培训，使档案管理人员业务能力得不到提升。

3）文书档案管理方式不符合时代要求。企事业单位文书档案管理工作的传统管理理念往往会导致档案管理人员的日常工作存在时代滞后性。很多文书档案体现价值不强体现在两个方面：第一，管理设备的不足。一些企事业单位在档案管理方面的资金投入不够，高质量管理设备的缺失可能导致相关工作的开展达不到工作的实际需求。第二，先进管理意识薄弱。有些档案管理人员工作者的信息化管理意识不足，致使单位文书档案管理的方式不符合时代的要求，工作效率低下。

4）文书工作与档案管理工作脱节。在实际的文书档案管理工作中，许多企事业单位将文书工作与档案管理工作两个层面分开进行，致使管理工作问题频出：第一，档案管理部门与其他部门见缺乏联动。文书档案管理工作需要档案管理部门和其他部门之间建立沟通渠道，协同管理以发挥联合作用最大化。第二，文书管理内容规范不一。部分企事业单位并未制定文书档案管理的规范条例，致使各部门的文书存在纸张、字体格式混乱的情况，给档案管理人员的归档工作增加了难度。

3 “5G时代”企事业单位文书档案管理的发展趋势

1）实现管理理念创新。在“5G时代”时代背景下，企事业单位档案管理工作的进步与发展势在必行，需要企事业单位的档案管理人员能够意识到文书档案管理工作的重要程度，拥有与时俱进不断创新的管理理念，将文书档案管理列为企事业单位发展战略的重要一环。具体应当将数字化、信息化与网络化技术落实到日常文书档案管理工作的实处，发挥现代信息技术的优势最大化[4]。

2）实现服务模式创新。为了适应“5G时代”，企事业单位档案管理工作应顺应时代发展需求，不断提升档案管理工作的服务水平，完成档案管理工作从传统的被动服务向现代化主动服务的转化，以达到高效且多元的服务管理。运用互联网技术，在档案信息资料检索查阅过程中，给予用户高速的服务体验，进一步推动企事业单位档案服务模式创新进程。与此同时，加强各大企业事业单位之间的联系，通过5G网络实现信息高速传播，实现信息资源共享。

3）实现科学技术创新。企事业单位档案管理工作离不开科学技术的有力支撑，加快运用电子档案管理模式，适应“5G时代”信息化管理的需求。首先，将先进的信息设备运用于企事业单位档案管理工作中，需要加大建设经费投入，更新数字化设备的基础设施配置。其次，利用 5G网络优势，开发多样化的档案管理软件，弥补纸质档案的弊端。最后，构建企事业单位档案检索联动系统，通过主题词等形式的实时检索，提高档案管理利用率。

4）实现人力资源创新。在“5G时代”背景下，一方面，企事业单位应加强对档案管理人员的专业技术培训，普及数字化设备操作等方面的系统化教学，促进企事业单位档案管理工作的有关工作人员定期接受专业技能培训，加强工作人员的信息化意识管理，以创建高素质文书档案管理团队为目标。另一方面，引进具备先进理念且熟知多元化先进设备操作的管理人才，通过优秀人才的引进制度，联合高校的激励机制，共同提高档案管理工作者的业务能力。

5）实现管理信息平台创新。加强文书档案管理信息平台的建设，采取多元化的管理策略，使得企事业单位的文书档案管理工作更好的符合“5G时代”的发展的要求。首先，引进文书档案加工管理系统，完善信息化文书档案管理链条;其次，各企事业单位构建文书档案管理信息存储系统，并实行联动管理;最后，建立文书档案资料的保密系统。由此，通过建立文书档案管理的信息化联动系统，全方位、多维度的实行文书档案的数据挖掘整理和归档应用，为企事业单位的文书档案管理提供更多的便利[5]。

参考文献

[1]刘芸芸.大数据环境下文书档案的信息化管理[J].办公室业务，2019（09）：49.

[2]王秀梅.当前文书档案管理问题及其改革对策[J].管理观察，2019（09）：90-91..

[3]李丽.文书档案管理信息的电子化应用分析[J].电子世界，2019（07）：170-171.

[4]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60.

[5]李媛.大数据下文书档案管理及其信息化应用[J].智库时代，2019（24）：294+296.

作者简介

曾子玲（1996-），女，汉族，湖南长沙人，湘潭大学公共管理学院硕士研究生，研究方向：电子政务。