优化办公室管理以促学院科研水平提升

姜元先 王婉霞 郭楠

摘 要 随着高校“放管服”改革的实施，高校学院办公室管理工作对学院科研水平的稳步提升起着举足轻重的作用，在“双一流”建设的背景及要求下，高校对科研工作的投入仍在加大，针对传统办公室的工作特点，提出了科学优化办公室管理的途径和要点，以求在管理层面上为高校科研水平的提升助力。

关键词 办公室管理 科学 科研

在2018年全国教育大会上，要深化办学体制和教育管理改革，深化教育领域“放管服”改革，充分激发和释放教育事业发展生机活力。随着“放管服”改革的实施，学校的管理权限逐渐下移，二级学院担任的角色愈加重要。院系办公室的管理水平直接影响到学院乃至学校科研水平的提升。因此，科学优化办公室管理能从很大程度上为高校科研水平的提升加薪助力。

1传统办公室工作特点

第一，工作量繁重。办公室工作贯穿于整个学院发展运行中，随着国家对科研投入的逐年加大，高校科研水平日益提升，学院办公室在此过程中承担着对科研消息的上传下达，对学院科研人员科研材料的汇总、整理、初步审核、上报、总结等工作，工作量也逐年上升。

第二，临时性工作较多。与其他部门规律性、计划性的工作相比，办公室的工作含有大量临时性工作，并且要求时效性，需要随时处理学院老师及学生突发的各类事件，这种工作性质耗费大量的有效工作时间且很难提升工作效能。

第三，办公室人员地位的从属性。一般学院对办公室人员的重视度不够，经常定义为服务型角色，日复一日的工作成果都体现在了其他教师或技术人员的业绩上，办公室人员本身很难有职能提升的机会或职位上升的空间。

2优化办公室管理，促进学院科研水平提升的途径

传统的办公室管理模式已经不能适应于目前高校科研需求，要想从办公室管理人员层面来提高高校科研水平，促进高校的双一流建设，就应该着手于改变办公室管理模式，用科学管理代替传统管理。科学管理是科学的，而不是凭经验的。

科学管理有三个最基本的特征，首先是反对经验主义，强调把握规律。办公室的工作特点量大关联性小，大多情况下都是随时处理领导安排的各项工作，对工作方式的创新性很难有突破，尤其是随着科技的发展，高校对科研的投入量倍增，科研服务量的增加更加加重的办公室的工作负担，倘若这类科研工作还是依靠传统的经验模式，务必会导致工作效率较低，难以适应当前高校科研进展，降低了办公室人员的工作成就感，也影响科研水平的提高。办公室管理人员应及时有时俱进，及时掌握最近政策与工作方向，在原有经验的基础上改革创新工作方式，在工作中逐渐寻求适应教学和科研发展的新规律。

其次是反对个人主义，强调团结协作。所谓的个人主义是办公室管理人员只坚守着自己的业务，不愿意与他人合作互动，甚至对其他管理人员产生排他性。在目前各高校学院大力发展科研之际，在当前信息共享之时，个人主义会严重降低办公室工作效率，影响各院部及学院内资源信息共享，进而影响学校学院科研水平的提升，因此，办公室管理人员更要追求的是集体主义、团队合作，充分理解工作性质中的异质性和多元化，增强管理人员沟通交流能力，保证科研及办公信息及时有效传递。在关键性或即时性问题上勇于担当，不扯皮推诿。

第三是强调整体效益，主张发挥每个人的作用。办公室的工作量大事杂，深化管理方式改革促进整体效益提升是高校院系的工作重点。合理分工并讲究相互工作间的协同性，发挥个人专业优势，梳理各自工作思路先将办公室工作细化分支化整为零，将每个人的特长都用到工作需求中，然后化零为整统筹学院各项工作提高整体效益。此外，注重管理人员业务知识的培训，紧跟信息技术的发展，从粗放式管理向精细化管理转变。

科学管理的内涵除此之外还有几个关键词，专业、高效、以人为本。

专业，意味着办公室管理人员仍需要继续培训教育。以往管理人员整日疲憊于繁琐的日常事务处理，很少有培训机会，长期大量的机械性工作使得管理工作很难有提升。要改善这种情况服务于学院科研，需要高校将办公室管理人员与专业技术教师一起纳入师资培训范围，通过办公技能培训、信息工具使用培训、集中研讨等多种培训方式，提高管理人员适应当前高校科研高速发展的需求。此外还可以组织办公室管理人员参观兄弟院校或知名企业，借鉴优秀的管理思路，选择适合当前科研发展的管理方式，培养专业性、创新型、复合型的高素质管理人员队伍。

高效，不仅仅是技术岗的需求，面对日渐增多的办公事务，管理机构尤其要在高效上下功夫。随着高校的科研成绩日渐突出，体现在对科研人员的激励政策是科研业绩的增加，而管理人员的科研工作量加大并没有有效的激励政策，严重减弱了管理人员的工作积极性，影响工作效率。因此，高校院系也应该建设相应的符合高校科研发展和管理发展需求的考评激励机制，使得高校学院科研与管理相互促进、协同发展。

以人为本，是科学发展观的核心内容，它摆脱了“见物不见人”的思想。我们追求的是以学生为本，以教师为本，以办公室管理人员为本，学生需要的、教师科研需要的也包括管理人员需要的都是我们创新改革中努力的方向。

3结语

科学管理是实现教育领域治理体系和治理能力现代化的迫切需求，想要从办公室管理的层面来促进高校学院科研水平的提升就要努力实现由传统管理向科学管理的转变，做到实事求是把握现实规律，强调团队协作，积极发挥每个人的作用优势，为高校的“双一流”建设打下坚实的后方保障。

参考文献

[1] 杨晓梅，张晓杰.高校院系办公室管理模式的优化[J].辽宁教育行政学院学报，2007（05）.

[2] 吴丽萍.优化系部办公室管理，提高工作性能[J].科教导刊，2014.