从专业评估探讨独立学院教学档案管理规范化

陈良喜

随着国家对教育的重视程度不断提高，独立院校的发展在近几年也越来越快，有很多学院逐步脱离学校本体展开独立的教学工作。作为独立院校，想要强化自身的教学质量必须进行规范化的教学档案管理，从而提升教学工作的进行效率。现阶段独立院校的教学档案管理仍然存在一些问题，本文通过对教学管理的部分研究，对档案管理方面提出一些规范化的意见建议。

独立院校是我国普通本科高校所举办成立的本科层级的二级院校。由于一些教育资源、教学设施、师资力量等一些特殊原因的影响，我国独立院校普遍无法脱离对母校的依附，由此独立院校的发展呈现出很多问题。

为了凸显时代赋予的价值，独立学院必须做到真正的“独立”。首先，在学院管理方面要体现其独立，档案管理作为学院内部管理的组成部分对学院实现自我管理有重要意义及影响。

1 独立学院档案管理环节存在不足

独立学院的现阶段发展已经进入规范化办学和教育质量提升环节，但是教学档案的管理工作进程却稍有滞后。因为独立院校和母校所开专业会有相同部分，所以招收学生也会和母校学生一同学习、实验、考试。这种情况容易导致专业评估阶段制度混乱、档案缺失、准备材料不齐全、共同材料难区分等情况。

1.1 学院和教研室分工不明确

学院作为独立的管理系统必须具备科学完善的管理体制，尤其在教务管理上。在专业评估过程中根据评价指标体系教学管理机构、专业教学管理文件和规章制度等必须完备。

规章制度应包括学院制度和专业教研室的细化制度。然而在具体的评估环节各专业有很多原本应该相同的制度实际上却有较大的差异。这是因为学院在招生之初没有在制度上明确区分学院在管理过程中应该具有什么制度，而这些制度是否应该分专业对待？同时学院教研室应该具备哪些制度？这些制度怎样应用？怎样和学院的整体制度结合起来？如何在今后的评估中共同产生效力？除了规章制度之外，一些材料方面也存在类似问题，导致评估过程中材料重复或者材料缺失，双方都需要补写。

1.2 学院缺乏统一规定和模板

在处理申请学士学位授予权的专业较多的情况时，学院教师团队虽然有一定程度上的联系，但在教学档案管理上很难做到频繁沟通和深入交流。所以，每个专业在准备评估材料时便有一套适用于本专业的模式，这种情况直接造成材料没有具体的标准规范，即使有指标体系做指导也难以达到统一。

比如，某独立学院在这方面没有做好充分预期并给出统一规定，也没有事先准备标准的通用评估材料模板，等所有专业材料呈上后才发现有许多问题，而且问题多种多样。这一情况不仅使学院教务科的工作人员工作量巨大，而且浪费了各专业教师的备课以及教学时间，不仅影响其他教学工作，而且也导致教师工作情绪不稳定。

1.3 制度和管理方面存在问题

大多数独立学院的管理模式基于母校的管理模式演化，在具体的管理制度上基本与母校保持一致。导致独立院校自身不具备针对性管理方案，以至于后期独立发展时相关规章制度不完善，对具体工作规划不明确。

例如档案管理方面的制度不健全，导致相关工作人员的工作态度和积极性有很大问题，档案材料的管理上也存在很多疏忽。再加上信息化档案管理落实不到位、相关资金支持不到位等情况，不但对档案的收集保存工作有很大的影响，还会给教学任务带来额外负担。

2 独立学院档案管理的意见建议

针对独立院校档案管理方面存在的缺陷，必须采取有效措施加以改正才能解决。要在相关制度的完善基础上加强对档案管理工作的支持和重视，将教学档案管理制度化、规范化、常态化，为院校教育工作的展开做好相应的工作，具体措施可以从几下方面完善。

2.1 学院方面改进措施

从学院管理角度来讲，由于专业种类较多，为了规范统一化管理，要避免今后档案管理的重复工作。

首先要全面制定各类型教学材料的统一模板，并及时下发各教研室。长期实行标准化文件填写和材料整理方式，促使教师形成规范化意识;其次要明确各专业教研室的责任，规定哪些材料必须由教研室准备或者编写，对各专业共用的材料也应下发。另外有材料更新或撤销应尽快通知各教研室，通知由学院逐级或直接下达，将各系主任、教研室主任的联系方式整理成一个纸质版和电子版的通讯录并定期更新;从开设专业之初便应以独立为出发点，对各专业教学文件实行统一模板、统一封面、统一名称，避免与其他专业或者院系的文件重合，与本部要求不同的地方也应及时告知各专业授课教师。随后授课教师自行通知学生，强调如实验、实习等相关报告应以独立学院的通知要求为准，使学生具备并养成这种意识。

2.2 教研室方面改进措施

教研室内部应统一规定，统一教学文件模板，搜集每位在任教师资料，扫描成电子版整理出来统一保存管理，规定新材料必须及时制作电子版上交保存。这一要求可使教师养成及时上传资料的习惯，形成足够完善的人员档案库。对教学日历等教学文件注意区分独立学院与本部，各授课教师应分类保管。将每位教师的课程大纲、实验指导、试题库多媒体课件等电子版搜集整理，并制作相应目录进行归档，在每学期末进行补充更新。

2.3 档案管理科改进措施

教学档案的管理要委派专人负责，避免职责混淆。对档案管理人员进行考核测评，合格后准许上岗。档案管理人员的素质高低与教学档案工作的质量高低有直接关系，对于档案管理人员应从政治素质、档案知识、计算机应用技能三方面进行考核培训，保证档案管理的专业性和科学性。通过对相关管理人员的组织培训，使其掌握先进的教学管理方法，借鉴国内其他优秀院校的管理方法，再结合自身实际情况制定档案管理条例，让档案管理更好地为教学工作服务。

创新教学档案管理就是要加强档案的信息化建设。首先要加大硬件设施的投入力度，增设电脑、互联网系统、扫描仪、复印机、缩微设备等，引进先进的档案管理软件，实现院校档案管理工作的现代化发展。事实上大多独立学院对这类资源并不缺乏，问题是如何充分利用。这就回到了档案管理人员的综合素质问题上，即是否具备这种现代化档案管理意识和相关能力。

教学档案管理效果是人为控制的，因此培养管理意识最重要。管理人员、教师、学生都必须在长期制度下养成规范教学档案意识，从自身做起。教学档案是在教学实践中逐步积累形成的一系列原始资料，是教学管理工作的重要部分。好的教学档案管理工作能有效促进院校的办学质量，提升办学效益。

3 结束语

独立院校作为现代市场经济迅速发展中高等教育的一种新模式，在发展过程中难免存在一些缺陷。而规范的教学档案管理是独立院校长期发展的一项建设性工作，是独立院校教学管理秩序得以正常运转的一项重要举措，这需要院校全体教职工加强培养教学档案意识、需要院校根據自身的特点建立管理制度化、规范化、常态化的工作制度，明确教学档案管理的科学性要求。并且，独立院校在新形势下必须加快观念的转变，逐渐摆脱母校的管理模式和管理制度，完善并加强自身教学管理建设，在教育教学的过程中找到适合自身的办学模式和管理方案，从而有效发挥档案管理的作用，推进教学管理工作任务的科学性和标准化发展。

（作者单位：广州科技职业技术大学）