流程化高校工程项目管理系统建设研究

焦国勇　焦宝臣

摘   要：高校工程项目是学校正常办学的基础。通过构建业务系统实现高校工程项目管理的信息化，能够提升学校管理效率，降低管理成本，提升办学水平。高校工程项目具有种类繁多、数量较大且手续复杂的特点，不适合采用传统的信息系统建设方法，为此提出了利用业务流程平台建设高校工程管理系统的技术方案。文章从高校工程项目管理所含内容入手，分析了工程项目管理各步骤，讨论了利用业务流程平台将各步骤构建成相应业务流程，再利用数据管理引擎和身份管理引擎将各业务流程进行整合形成流程化高校项目管理系统;为高校工程项目管理信息化提供了可行的技术路线，具有较高的推广价值和实际应用前景。

关键词：信息系统;工程项目管理;业务流程平台

中图分类号：TP399 文献标志碼：A 文章编号：1673-8454（2020）09-0037-03

一、引言

高校工程项目是学校正常办学的基础保障，具有种类繁多、数量较大且手续复杂的特点，包含楼宇修缮、路面维护、绿化保障、新建楼宇等。项目的执行审批往往涉及多个部门和多个重要管理岗位人员。传统的线下管理模式需要相关人员往返多个部门进行审批，效率低下。为此期望通过信息化手段改善高校工程项目管理。

高校信息化建设已成为众多高校建设关注的重点领域。对于高校工程项目管理，期望建设通过构建信息系统的方式将传统的线下管理转变成线上办理业务，以此来达到提高效率、降低学校管理成本的目的。[1]

传统的信息系统建设需要依据部门工作业务内容，对其进行科学流程化梳理，而后建设成线上管理信息系统。高校工程项目种类繁多且涉及部门和岗位较多，各重点岗位管理人员流动较多，因政策导致的关键管理节点经常发生变化，因此经常会需要对高校工程项目管理的关键节点、审批流程和关键岗位负责人进行变更和调整。然而传统的信息系统的业务管理流程和功能设置比较固定，更改起来比较困难，往往需要信息系统开发公司重新开发相关功能或程序才能实现。同时，高校工程项目情况复杂，种类繁多，有些需要整体的管理，有些只是需要对其进行简单的管理，也就是说每个工程项目所需要的管理步骤或内容是不一样的，这也不适用于传统的信息系统建设方法。为此，需要一套能够灵活配置的流程化管理平台来实现高校工程项目的线上管理。

业务流程平台具有灵活配置流程、角色和权限设置多样化等优点。利用流程平台构建信息系统已在金融和科研领域有相关的应用。[2][3]基于此，利用业务流程管理平台建设工程项目管理系统，来实现工程项目管理的信息化，避免传统信息系统建设所带来的流程变化和关键节点审批人员变更困难等问题。

本文以南开大学为例，研究了如何利用业务流程平台构建高校工程项目管理系统。

二、业务流程平台介绍

业务流程平台为用户提供一个通过简单配置就能实现线上办理业务的信息化管理平台。该平台能够提供可视化的配置界面，对开发者的开发能力要求较低，只需要能够利用Office绘制表单，后交付平台运行即可。图1给出了业务流程管理平台的示意图。业务流程平台包含流程管理引擎、数据管理引擎、身份管理引擎、流程监控和安全防护几个部分。其中，流程管理引擎负责流程的发布、修改、撤销等工作。用户通过流程管理引擎配置流程。数据管理引擎负责整个平台的数据管理，包括基础数据和业务数据的管理。身份管理引擎负责人员角色和权限的管理。数据管理和身份管理为流程管理引擎提供基础保障。流程监控平台监控整个业务流程平台正常运行与否，同时监控各个流程的运行状态，对故障和问题及时报警。在当前信息安全愈发重要的环境下，业务流程平台必须具备优良的安全防护功能。

利用业务流程平台构建线上办事流程，需要较完备的人员数据和组织架构数据作为基础支撑。在业务流程平台上构建流程，第一步需要梳理线下业务的现状，并以流程化管理的思路对其进行优化;第二步需要对线下业务的关键节点或审批节点进行设计;第三步是在流程管理引擎上实现线上流程，主要包括表单设计、流程发布、用户权限设置等等;第四步是测试，测试流程是不是按照预想的步骤顺利执行。

三、高校工程项目管理系统设计与实现

高校工程项目种类繁多，对其建设管理系统首先需要梳理工程项目情况，找出管理上的共性。南开大学目前有八里台、津南两个主校区和一个泰达分校区，形成一校三区的办学模式，其对管理信息化有迫切需求，各种工程项目纷繁复杂。南开大学工程项目的主要管理部门是后勤保障部，同时涉及财务处、招标办和审计处等多个部门，因此，南开大学具有典型的高校工程项目管理的特征。本文以南开大学为例，研究如何利用业务流程平台构建高校工程项目管理系统。

1.高校工程项目管理分析

高校工程项目纷繁复杂，但均可按照图2所给出的内容进行管理。从高校工程项目管理示意图中可以看出，高校工程项目管理包含工程设计、项目招标、合同签订、财务结算、工程报审、工程实施、工程验收等7个方面的内容。

工程设计，是指对需要施工的项目进行设计，设计出所需的工程材料、量单和方案。

项目招标，在工程设计的基础之上，当工程项目满足一定的条件（一般指项目预算超过一定金额）时，项目必须进行公开招标，来确定施工单位，即中标单位。

签订合同，在招标之后，依据招标文件按照各地方工程合同样本要求签订合同。有些金额较小的工程项目，可不经过招标直接签订工程合同。

财务结算，指甲方付款给乙方，必须按照签订合同的规定付款方式进行付款。一般情况是在合同签订后先预付一部分款项，待工程项目完工并验收后再结清尾款。当项目金额比较小时也有一次性付全款的情况。因此，财务结算会在合同签订后和工程验收完两个时间节点进行，这取决于项目的具体情况。

工程报审，是指工程项目在报送审计处审计之前，工程管理部门先对工程项目的情况进行内部审查，以保障该项目能够顺利通过审计。

工程实施，是指对工程项目具体实施的管理，主要是一些工程具体实施安排、节点的把控，以及工程竣工的确认。

工程验收，是指在工程竣工后，组织相关负责人和专家组成的验收小组对工程项目进行验收。

工程项目管理一般按照图2所示从左向右的顺序进行。但是各步骤又相对独立，经常是有所穿插，例如：有些大的工程项目的工程设计，也会涉及单独招标;有些小的工程项目不需要设计和招标，只是直接签订合同即可。因此，将各个步骤单独拿出来，建设成业务流程，这样既保证了工程项目管理的整体性，又具有针对各种工程项目管理的灵活性。同时，工程项目的7个管理步骤可单独成为一个完備的管理内容，南开大学后勤保障部的科室设计是按照这7个步骤成立的，例如：工程设计科负责工程项目的设计，工程管理科负责工程项目的招标、签订合同和工程报审等工作，财务科负责财务结算，现场科负责工程实施和工程验收。将工程管理各步骤单独建设成业务流程，也有利于各科室依据自己工作内容和安排开展工作。总之，将高校工程项目管理各步骤单独建设成业务流程既有利于对各种工程项目的管理，又有利于管理部门开展工作。

2.高校工程项目管理业务流程设计

高校工程项目管理各步骤建设业务流程的基本思路是，项目负责单位发起相关流程需求，例如工程设计需要、签订合同需求、付款需求等等;之后是项目管理科进行审核并将流程分发至相关科室进行审核和处理，待相关工作完成后，将相关资料上传并结束流程。

下面以工程设计步骤为例，介绍构建业务流程的基本思路，具体情况如图3所示。第一步是工程项目具体负责部门在工程设计业务流程中发起工程设计需求，在流程表单中填写相关项目内容，提交任务设计书;第二步是工程项目管理科审核，通过后将流程任务转移至工程设计管理科;第三步是设计科指定项目设计负责人;第四步是设计负责人编写设计委托书，形成专业性的设计需求文档;第五步是项目管理科对设计需求进行确认;第六步是设计委托单位完成设计，设计负责人将设计图纸上传;第七步是项目管理科接收设计图纸，确认设计图纸满足要求;最后是工程设计流程结束。这样便实现了工程设计管理工作由线下办理业务，转变成信息化的线上办理业务。

依据上述同样的业务流程构建思路，根据具体工作的内容，将项目招标、合同签订等其他工程管理步骤构建成相应的业务流程，实现所有工程项目管理步骤线上办理。

3.流程化高校工程项目管理系统实现

通过业务流程平台，利用流程管理引擎将高校工程项目管理各步骤构建成相应的业务流程，之后再将各流程进行整合形成高校工程管理系统。对业务流程进行整合的过程中需要注意以下两点：

（1）需要借助数据管理引擎，实现同一个工程项目的不同业务流程的数据共享。这样能够使一个项目在第一步发起项目设计或者其他业务流程之后，再进行其他业务流程时就不需要再次输入相关项目信息，避免重复填写同一内容给用户带来的繁琐负担。同时在进行数据统计或综合查询时，既能够实现针对单个业务流程又能够针对单个工程项目进行统计查询。

（2）需要借助身份管理引擎对各业务流程关键节点审批权限的设定，即具体到某个人审批某个事项，这样来实现整个系统权限的统一设定、统一管理。

南开大学自2015年开始相关工作至今已经基本完成了相关流程的建设并形成了整体的工程项目管理系统，如图4所示。图4给出了系统登录之后内部功能和所包括的业务流程。从图中可以看出除了工程管理的各步骤业务流程之外，还有数据管理系统，用于对系统业务流程办理情况进行统计和查询。这样便实现了高校工程项目管理的信息化。南开大学自建成工程项目管理系统，实现了相关业务的线上办理，避免了用户线下低效率的办事现象，同时也规范了工程管理业务。至今，该系统运行良好，这大大提高了学校的管理效率，规范了管理流程，降低了管理成本。

四、总结与展望

高校工程项目具有种类繁多、数量较大且手续复杂的特点，不适合采取传统的信息系统建设方法，为此提出了利用业务流程平台建设高校工程管理系统的技术方案。并从高校工程项目管理所包含的内容入手，利用业务流程平台将工程项目管理各步骤构建成相应业务流程，再利用数据管理引擎和身份管理引擎将各业务流程进行整合形成流程化高校项目管理系统。为高校工程项目管理信息化提供了可行的技术路线，具有较高的推广价值和实际应用前景。

参考文献：

[1]刘宁.高校修缮工程管理信息系统的构建与实践[J].中国教育信息化，2016（9）：46-49.

[2]龚利明.基于流程管理平台研发金融法治办公系统的实践与探索[J].信息与电脑（理论版），2019（11）：60-61.

[3]吴长付，付广青，杜平等.科研项目全流程信息化管理系统的设计与实现[J].江苏农业科学，2019（12）：338-342.

（编辑：王天鹏）