数字化技术在档案管理工作中的应用

【摘要】随着时代科学技术的极速发展，将网络信息技术与档案管理工作进行有效融合已经十分常见。运用数字化技术可以有效提升档案管理工作效率，将信息数据在短时间内进行有效处理以及整合，为信息的提取与筛选提供科学合理的保障。因此，在档案管理的工作进程中构建数字化平台以及系统极其重要，同时也是档案管理工作质量的有效保证。本文便主要研究了在档案管理工作中数字化技术的应用特点以及意义，并对其现存问题进行合理改善。

【关键词】数字化技术;档案管理工作;信息技术

目前，各个单位与企业对档案管理工作都十分重视，档案管理属于基础管理工作，其可以为单位以及企业的后续发展以及制定决策提供强有力的准确资料数据支撑。数字化技术是网络技术的一种，在档案管理工作中应用数字化技术可以提高工作实效性，对重要的数据与信息方便进行统一管理、定期分析与统计数据，方便工作人员对档案进行运用、查阅、提取以及收集。数字化技术具备着十分强大的信息数据统计分析系统，信息传输能力极强，可有效实现信息资源共享，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的必然趋势。

1在档案管理工作中应用数字化技术的意义

1.1数字化技术是时代的产物

档案管理的工作内容大多是一些凭据，是记录企业真实发生事件的资料数据，在企业的发展过程中，档案扮演着极其重要的角色与使命，档案的变迁是促进档案更好发展的动力，在企业中档案最主要的作用便是可以随时随地提供可利用的准确资料。随着科技的发展，在档案工作中应用数字化技术十分有必要，当前企业已经向着无纸化办公方向逐渐发展，电子文件档案越来越多，每个人员基本都普及一台计算机，可以全面实现数据信息的收集、利用以及存储工作，大幅提升信息数据资源的利用率。在信息时代的背景下，在档案管理工作中应用数字化技术是时代发展的趋势。

1.2提升档案管理工作效率

信息时代的快速到来使得档案管理必须具备高效率，工作人员要清晰掌握工作目标，不断学习先进信息技术，提升自身业务能力水平，从而有效提升档案工作效率。在档案管理工作中应用数字化技术可以提升管理工作的信息化与现代化水平。在档案工作中构建数字化技术平台需要大量技术专业人员，建立管理平台、并对资料进行甄选、收集、转换、扫描、索引、连接，并建立档案资料数据信息库，同时要注意备份，从而大幅提升档案管理工作效率。

1.3提高档案管理工作地位

建立档案的主要目的便是其可以记录发生过的真实事件的信息与数据，档案的最终目的便是服务，为各种事物办理以及决策的制定提供坚实的理论支持，并提供可靠凭证与资料。国家已经越来越重视档案管理工作的开展与档案管理工作的作用。但仍有一些企业并没有足够注重档案工作，工作人员并没有充分意识到档案的价值。在档案管理工作中应用数字化技术可以大幅提高其工作地位。档案管理的日常工作十分琐碎，包括对资料进行鉴定、整理以及编目，归档的资料需要及时做好检索与清点工作。工作人员不仅要对档案进行保管与保护，还要科学合理的进行档案管理工作，突出档案的作用与价值与数字化技术的作用，完美实现资源共享，保证信息处理与采集的高效性，将档案文件做好编目，建设信息数据库，提升档案工作的实效性。

2在档案管理工作中应用数字化技术的对策

2.1构建数字化系统进行档案管理

在档案管理工作应用数字化技术必须要依靠系统与技术进行实现，数字化技术自身具备极其强大的功能，各个企业需要结合自身实际情况对档案进行管理，构建完善的数字化管理应用系统，做好资料的处理与整合工作，从而保证档案管理工作的高效性。企业要加大数字化技术建设平台的投入，全面实现档案工作的作用与价值。

2.2建设档案管理工作的云处理平台

云技术与数字化技术之家具备很多相似之处，企业进行档案管理工作的过程中要着重突出数字化技术的特征与优势，同时云处理技术也具备很多优势。云处理技术主要是依据用户对其进行的操作指令，运用网络技术，从而在引擎中搜索大量的数据信息。云处理技术与数字化技术都有一定程度的虚拟性，运用虚拟化的形式将档案资料数据提供给用户。在档案管理工作中应用数字化技术需要建设运处理平台，充分实现档案资料数据信息的共享，建设云处理平台可以及时更新档案信息，同时还可以有效实现数据信息的传播以及共享，提高档案管理工作的便利性。

2.3做好档案电子文件的整理与收集工作

在档案管理工作中需要具备大量的电子文件与电子资料，在档案管理工作中应用数字化技术带来的好处完全体现在电子档案的管理与收集上，电子档案包括视频、录音、照片以及文件等，档案管理工作人员可以选用专业办公设备，将纸质版的檔案数据资料转变为电子数据资料。比如：运用扫描仪对纸质版档案进行扫描。档案管理工作需要改变传统老式的人力管理模式，全面实现电子资料的科学管理与归纳，大量节约人力、物力与财力。档案工作管理部门应当规定扫描机使用技术规范，确定扫描后的档案索引信息，工作人员要对扫描过程中进行严格把控，全面做好纸质版资料向电子版资料转化，节约档案管理工作的精力与时间。

2.4在档案管理工作的查询与搜索中应用数字化技术

在档案管理工作中运用数字化技术要着重突出档案文件资料的价值，要对档案资料的查询与检索具有足够重视。人员对档案资料进行调取时，要提供关键词进行检索。工作人员需要有效确定档案数据信息所处位置，在档案检索中合理应用数字化技术，将检索进行简化，缩短检索时间，提高检索工作效率。在档案管理工作中应用数字化技术可以完美打破空间与时间的约束，提升档案数据信息的应用管理效率。

3结束语

应用数字化技术是档案管理工作随着时代发展的必然趋势以及结果，在新的信息时代，应用强化数字化技术可以大幅提升档案资料管理的实效性。各个单位与企业需要对档案管理工作进行足够重视，在工作中充分展现数字化技术的作用与优势，提升工作人员的专业技术能以及工作素养，提升档案管理的工作效率与质量，降低工作人员劳动强度，保证档案管理工作的可持续发展。

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作者简介：

罗媛（1979-），女，汉族，四川南充人，馆员，中国移动通信集团重庆有限公司，研究方向：档案管理。