大数据时代电子档案管理现状与发展

2020-07-23 06:21胡静
中国卫生产业 2020年12期
关键词:发展措施电子档案管理现状

胡静

[摘要] 大数据时代背景之下,档案管理工作还存在很多问题,不能确保相关的档案管理效果。而电子档案在实际应用的过程中,可有效提升档案数据存储效果,有效增强档案管理的工作效果,改善目前的工作现状。鉴于此,在大数据时代背景之下,应重视电子档案管理工作,树立正确观念意识,有效改善相关的电子档案管理工作现状,为其后续的发展夯实基础。

[关键词] 大数据时代;电子档案;管理现状;发展措施

[Abstract] Under the background of the era of big data, there are still many problems in archives management, and the related archives management effect cannot be guaranteed. And in the process of practical application of electronic archives, it can effectively improve the archival data storage effect, effectively enhance the work of archives management, and improve the current work status. In view of this, in the context of the era of big data, we should attach importance to the management of electronic archives, establish a correct sense of awareness, effectively improve the status of related electronic archives management work, and lay a solid foundation for its subsequent development.

[Key words] Big data era; Electronic archives; Management status; Development measures

隨着科学技术的快速发展,标志着大数据时代的到来,大数据在各个领域中被广泛应用,给人们的工作和生活均带来了极大的便利。大数据本身具有一定的价值,对未来的科技及经济发展均产生了巨大的影响。档案事业作为管理工作中的重要组成部分,其管理效果直接关系到数据库的正常使用。但是传统的数据库管理方法存在诸多的弊端,无法满足新时期的数据管理要求。大数据时代下的电子档案管理具有高速度、大量化、多样性及价值密度低等特点,促进了数据管理效果及管理质量的提升。大数据的背景之下,电子档案管理中应打造优质人才队伍,统一数据采集标准,加大各方面管理工作力度,有效增强档案管理工作效果,满足当前的电子档案管理工作要求,达到预期的工作目的。

1  大数据概念

近年来我国计算机技术快速发展,已经开始融入到现实生活中,信息爆炸不仅会诱发技术的变革,还会对人们的生活造成影响。在庞大数据的影响之下大数据的概念应运而生,其特点主要表现为:①高速运行的特点。大数据在数据生成还有处理的环节速度很快,甚至具有“一秒定律”的相关特点,也就是在1 s之内就能完成相关数据处理任务。而在大数据时代之下进行电子档案的管理,也可以实现1 s之内完成档案存储和管理的目的,有效提升相关的档案管理水平。②大量化的相关特点。主要就是在大数据的背景之下,数据信息的存储数量很大,尤其在互联网和云计算大范围应用的背景之下,拓宽了数据信息的存储空间,存储数量也有所提升。③多元化特点。大数据时代之下,数据的格式、来源渠道与类型具有多元化特点。其中,数据主要就是关系类型与非关系类型两种,非关系类型的数据,就是搜索引擎、社交论坛还有互联网日志等相关的非结构性数据。而数据信息格式方面的多元化,主要表现为文本格式、图片格式、音频格式等。④价值密度低的特点。通常情况下大数据的信息来源渠道很多,这也使得其中的信息量非常庞大,经常会出现信息重复的现象,导致有价值的数据密度相对较低,这属于难以避免的问题。

2  传统档案与电子档案之间的差异性

近年来在大数据的背景之下,传统的档案和电子档案之间有一定的共同点,同时还存在差异性,主要表现为 如下方面。

2.1  共同点分析

两种档案管理形式的共同点在于:①两种档案均属于实体性的存在,可存储各种档案数据信息。②可将活动信息、个人信息等真实的记录其中,有助于为日后的工作提供依据。③记录信息还有事件主体之间存在直接的联系,在两种档案实际管理的工作中,可以达到取长补短的目的,在共同创新发展的情况下,电子档案能够进一步改善传统档案管理形式,推动相关的档案管理工作合理实施,将社会发展信息真实记录下来,为用户供应较为便利的服务,营造出良好的发展条件。

2.2  差异性

两种档案管理方式存在的差异性主要表现为:①存储载体存在差异。对于电子档案而言,主要存储在计算机中,所占有的空间量很小,查阅起来十分方便。而在传统的档案管理方面,信息存储载体是纸张,占有的空间很大,查阅起来有不便性。②一般情况下,对于电子档案而言,可以将很多数据信息存储在系统中,利用图像形式、语音形式等存储。而在传统的档案存储中,内容与存储形式单一。③对于电子档案而言,在查询方面具有便利性的特点,只需将关键词、个人信息等输入其中就可以实现信息的查询,操作的便利性很高,能够全面提升相关的档案管理工作效率。而在传统的档案管理工作中,相关资料的查询需要结合用户操作需求,查找纸张中的内容,在一定程度上会出现严重的操作问题,浪费操作时间。

3  大数据时代下电子档案管理的优化措施

目前在大数据时代之下电子档案管理还存在很多问题,不能确保相关的档案管理工作效果,严重影响各方面工作水平。因此在实际的工作中应总结丰富经验,对电子档案的管理进行优化改革,有效增强工作效果。具体措施如下。

3.1  打造优质人才队伍

从本质上来讲,档案管理的工作质量在一定程度上取决于档案管理工作人员的专业化素养,所以,在工作中必须打造优质的人才队伍,有效提升相关的工作质量。①聘用专业的工作人才。要求在日常的工作中聘用专业素质较高、综合能力较强的工作人员,要求工作人员在日常的工作中不再局限于对档案数据信息的整理,而是按照实际情况明确电子档案接收格式、数据信息存储格式与修改格式,合理进行监控系统的分类处理。在此过程中,相关的档案管理工作人员,应该掌握专业性的管理知识、计算机技术知识,考核综合素养,这样在一定程度上可以聘用专业素质符合标准的人才。②定期进行教育培训。在相关的电子档案管理方面,可针对既有的工作人员进行专业知识和电子技术的教育培训,利用培训方式引导人员充分意识到电子档案管理的重要性,将先进技术的档案筛选功能、分析功能等充分发挥出来,全面提升各方面的档案管理质量和水平。在此过程中,需要阶段性地开展教育培训活动,普及相关信息技术知识,全面提升其专业水平和技术水平,增强综合素养,在网络信息时代下培养出优秀的电子档案管理人才队伍。③创建完善的竞争机制。在电子档案管理岗位合理设置的同时,还需营造出良好的竞争环境,使得各个岗位的工作人员能够实现互通与相互配合的目的,将人才的价值和优势充分发挥出来,从根本上调动每位人员的工作积极性还有自主性,以此优化相关的工作模式,满足目前的发展需求[1]。

3.2  统一电子档案数据信息采集标准

从本质上来讲,数据信息采集的规范性和原始数据的真实性,对相关电子档案的管理会产生直接影响,尤其在大数据的时代环境之下,应合理采用先进信息技术进行档案数据的存储,保证数据的质量符合要求,在标准化采集数据的情况下,提升各方面的工作水平,有效改善目前的工作现状。与此同时在实际工作中应提出具体的数据存储标准,要求电子档案的管理工作人员,按照具体标准对数据进行存储,有效提升相关的电子档案管理工作水平,达到预期的工作目的。除此之外,在电子档案的数据信息采集环节中,应按照具体的档案管理要求,针对所采集的信息准确性进行严格分析,一旦发现有信息不准确的现象,必须合理整改相关操作方式,有效增强各方面信息采集准确性和合理性,优化工作模式,达到预期的工作目标[2]。

3.3  加大日常管理力度

一般情况下,电子档案系统的建设,可以将档案数据信息传入到网络平台,加大相关电子档案管理力度,除了能够合理存储重要数据信息,还能实现电子档案的管理价值,有效提升信息内容的安全性,预防出现泄漏的问题。鉴于此,为有效提升电子档案管理工作效果,应该加大日常管理工作力度,全面提升相关的工作质量水平[3]。①创建出专业化的电子档案信息维护与管理的机构,负责进行档案资源的管理,保证技术水平符合要求。且在工作中還需编制出相应的归档制度,明确电子档案的归档要求和标准,有效提升各方面工作质量。②在相关电子文档的管理工作中,要求相关的工作人员还是对电子文档内容进行接收、处理和保存,必要的时候还可以按照要求进行电子文档格式的修改,保证相关档案的真实性和有效性,便于用户进行查阅和应用。

3.4  完善相关网络查询系统

从本质上来讲,电子档案的网络查询系统,是相关用户直接接触电子档案的主要媒介,如若不能明确进行档案信息的分类与查询,将会导致操作面临难题,对电子档案的管理造成影响,不能确保相关工作效果。因此,在电子档案的管理工作中,应积极建设相关的网络查询系统,建设网站系统,明确进行档案信息分类处理,简化电子档案的查询环节,在相关的页面中设置查询指导的信息。如果档案查询期间需要进行纸张档案的查阅,就应该提供相关的查阅地址,并进行时间的预约。对于一些需要进行数据信息分析还有预测的用户,可以利用专家系统为操作人员提供相互匹配的专家,以便于正确指导进行档案的查阅管理。建立较为完善的网络系统,除了可以增强电子档案的管理效果,还能形成人性化还有智能化的工作模式,有效改善目前的工作现状,促使电子档案的合理管理。

3.5  树立正确的服务观念意识

医院在电子档案的管理工作中,要求电子档案管理工作人员,树立正确的服务观念意识,提供优质的电子档案服务,提升工作效果和水平。通常情况下,在电子档案的管理工作中,并非将原来的纸张档案全部都转变成为数字化内容,而是要充分利用数字化技术的优势,将各种档案数据资料输入到网络平台中,实现数据的共享目的[6]。在此期间,相关的档案管理人员,需要树立正确观念意识,确保促使相关工作质量的提升。对于电子档案的工作人员而言,在实际工作中需要促使自身工作质量的提升,及时发现工作缺陷问题,予以一定的重视,创建出相应的工作方案,采用有效措施增强各方面工作效果,不断提升相关的工作质量。同时,还需为档案的查阅者和需求者提供良好的检索服务,完善各方面的工作流程,优化相关的管理模式。

4  结语

大数据时代之下电子档案管理工作受到广泛重视,应结合电子档案管理特点和需求,正确开展相关工作,编制完善的工作制度,统一标准执行相关的任务,确保可以有效增强电子档案管理工作效果,提升电子档案管理工作质量和水平,优化各方面工作模式。

[参考文献]

[1]  程珍.大数据时代电子信息人事档案创新管理研究[J].才智,2019,34(20):206-299.

[2]  魏勇,靳京阳,马晨阳,等.大数据时代下高校电子档案管理问题及对策研究[J].邢台职业技术学院学报,2019,36(3):47-49.

[3]  卓雅静.大数据时代社保档案管理电子化的思考[J].卷宗,2019,9(10):49-198.

[4]  张莉.大数据时代电子信息人事档案创新管理探究[J].人才资源开发,2019,35(4):69-70.

[5]  殷作明.论大数据时代电子信息档案的管理[J].数字化用户,2019,25(3):201-299.

(收稿日期:2020-01-11)

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