浅谈国有施工企业办公室文秘的职业素养

□ 北京 宋 鑫

在当前国家经济下行压力加大、国有企业深化改革的大背景下，国有施工企业面临着机遇和挑战并存的发展态势，文秘人员作为企业办公室的重要岗位，在上下信息传递、内外协调联络中起到重要作用。对于文秘人员的职业素养，没有硬性指标和考核评价要求，但在弹性衡量下的要求其实越来越高。本文从政治品质、责任担当、思考能力、写作功底、学习意识、执行能力六个方面，浅谈国有施工企业办公室文秘人员应具备的职业素养。

一、职业素养内涵、国有施工企业面临的形势及对办公文化的要求

结合百度词条的大众化释义，职业素养指的是个体在职场上需要遵守的行为规范，是个体在职场上行为总和的外在表现，具体包括职业信念、职业知识技能和职业行为习惯。

其一，当前世界经济增长放缓的大环境下，我国经济整体上下行压力加大，总体经济发展形势并不乐观，但是2019年度中央经济工作会议释放出来的信息，仍旧为建筑行业的发展增添了政策红利；加之年初新冠肺炎疫情爆发后，至今仍在全球持续蔓延，世界经济发展的不稳定和不确定性因素显著增多，我国经济社会发展也面临着前所未有的冲击，将在较长一段时间内处于疫情防控的常态化阶段。对于国内经济发展来说，稳住经济基本盘是前提，加大宏观政策对冲力度和扩大内需是必然，这样本就在国家供给侧结构性改革中发挥经济稳定增长托底作用的基础设施投资，必然会刺激规模、扩大需求，这将为我们建筑施工企业提供广阔的市场空间和发展机遇。

其二，伴随国有企业深化改革步伐的加快、程度的加深，以及现代企业制度规范的新标准和新要求，国有建筑施工企业改制、提质、增效的步伐也在不断加快。立足行业系统内，从总公司开始实施的精简机构、简化流程等，为二、三级公司在操作层面提供了明确的指引和方向。适应企业改革发展形势的需要，对于各部门各岗位的工作，虽然没有硬性的衡量和考核指标，但仍然提出了更高的标准和更强的要求。

其三，和其他企事业单位一样，国有施工企业的办公室，也是企业的综合办事部门，承担着上传下达、内外联通、综合管理、后勤服务、树立形象等重要功能，是企业的一扇窗口，对于企业的正常运转起到了桥梁和纽带的作用。加之办公室工作往往具有综合性、繁杂性、机动性、复杂性的特点，文秘岗又是办公室重要的工作岗位，在行业发展形势错综复杂、适应企业改革发展新需要的背景下，文秘人员必须具备更高的职业素养。

二、国有施工企业办公室文秘需具备的职业素养

1.忠诚坚定的政治品质。简言之，就是高站位、大格局、讲政治，这和建筑施工企业属于国有企业的性质是分不开的。办公室的文秘人员，是离领导最近的人群，必然要向领导看齐，具备较强的政治意识和大局意识。凡事在做预判时，需有清醒坚定的政治立场和政治敏锐性；在跟踪进程时，需善于从政治层面考量问题，尤其是大事要事上，一定得做领导的得力助手。

2.任劳任怨的责任意识。“办公室工作具有突然性、连续性和繁杂性，这就要求办公室的工作人员必须有再苦再累也无怨无悔的思想境界。”办公室文秘人员常常会面临加班改稿、临时准备会务、业务招待等相应事务性工作，这就必然要求文秘人员具备任劳任怨的责任意识。这种责任意识主要指能吃苦、会干活、懂协调，在高度责任心和使命感的驱动下，原则性和灵活性并举，顺利完成各项工作任务。

这种责任意识的内涵在于吃苦耐劳、乐于付出、甘于奉献，它更多强调的是一种内在驱动力，时刻约束着文秘人员尽职尽责地上呈领导文件、撰写各类材料、细心筹划会务、做好业务接待等，尤其在建筑施工单位最基层的项目部，项目部的综合办公室承担了党、纪、工、团等多个业务口的工作，还包括综合行政管理等其它事务性工作，工作强度可想而知，如果没有比较强的责任意识，是干不好这个工作的。反之，没有责任心，相应的事务性工作便会流于程序化和机械化，干的时间越久，反而越会加重职业倦怠。因此，文秘人员要加强责任意识，增强自我约束能力，高标准严要求，不断提高业务素质。

3.正逆结合的思考能力。坚持自我反思和换位思考，才能不断在磕磕碰碰中取得进步。

其一，要坚持阶段性复盘和自我反思，从正面对自己进行总结和思考。通过阶段性工作回顾，在肯定成绩的同时，重在找出盲点和差距。学会不纠结于具体事务，而是不断培养透过现象看本质的能力，提高思辨能力。能够总结规律，明确问题所在，不在相同的工作中再犯同样的错误。其二，要能够反面进行换位思考，从领导的立场和角度上看问题和想问题。“秘书工作是伴随着领导的活动而产生的，离开了领导活动，就不存在独立的秘书工作。因此，一定意义上说，秘书就是服务于领导。”文秘人员离领导最近，学会站在领导的角度看问题显得尤为重要，通过日常的工作请示和汇报，逐渐领会领导的思与行，形成与领导的工作默契。站在领导的角度去看问题，能够增强问题意识和效果导向，同时也能够提高思辨能力和工作效率，进一步增强文秘人员辅助领导参谋、决策的成效。

4.基础扎实的写作功底。扎实强劲的写作能力是文秘人员最基本的技能要求，但写作功底是一项软实力，需要先天基础的扎实，更需要后期持续不断的积累和练习。因此，这就要求文秘人员能够脚踏实地、沉心静气，实实在在夯牢写作功底。一方面，工作之外一定要多读多看多积累。在日常工作中，文秘人员往往需要写包括总结、汇报、报告等各种形式在内的文字材料，没有积累没有见解是难以下笔的。所以要合理分配时间不断给自己充电，多读多看多思，包括国家层面重要的战略部署和会议精神，企业层面最新的行业动态、业务概况和领导讲话材料等。另一方面，工作之中能潜心钻研，刻意模仿。其一，文秘人员在领导身边工作，要在日积月累的工作中，熟悉领导思维角度、讲话风格等，留心揣摩，反复体会，这些点滴的积累都会适时地体现在各类汇报材料和讲话稿中。其二，文秘人员能够接触到第一手的文件、工作报告和其它各类内部资料，一定要学会利用好这些资源。多读、细读、深读，增强觉悟，提高站位，通过反复的翻阅，不断丰富知识储备，提高写作技巧。其三，善于模仿写作。通过研究各类工作报告、领导讲话稿等，总结规律，逐渐从模仿写作发展形成自己的写作风格和格局。

5.勤于积累的学习意识。我们常讲，“学习使人进步”，不论身处哪个行业和领域，对于个体的成长和发展来说，学习都是终生的事。作为办公室的文秘人员，要学会从企业制度文化中学、从领导言传身教中学、从自我积累提升中学。一是系统的学习企业的管理行为规范和文化建设手册，理解企业的制度体系和文化体系，在学习中不断加深个人对企业的认识和认可，从而能够在实际工作中约束自身，按制度流程办事，依法律规矩办事。二是勤于向领导请教，善于向领导学习。抓住向领导汇报工作的机会请教，及时阐明工作思路、进展和建议，通过领导的反馈意见，改变自身存在的思路或方法上的问题，务必正视领导提出的批评意见，多反思多琢磨，避免再犯同样的错误。久而久之，自身的综合能力和配合领导的默契，都会有很大的提高。学习领导的思考方式和处事方式，揣摩并反思领导如何思考问题，如何看待问题；通过领导与不同层级、不同主体人员的交流、来往，提高自身处理事务的沟通、协商方式。只有勤于请教，善于学习，才能不断提高业务能力和综合素质。三是扎实基本功，强化自我学习和积累。工作之外要广泛涉猎，通过多种渠道多读多看多记，增强自身的理论基础，扩充眼界和认识；工作之中要善于利用各类文字资源，重点看，反复看，领会要意和精神，提高认识觉悟，转变思维方式；同时，工作中要善于和同事、部门间进行良性沟通，畅通信息渠道，了解存在问题，以更好地做好服务工作。

6.勤于办事的执行能力。实践是检验真理的唯一标准。要勤于做事，多加磨砺，在试错中提升办事能力。其一，要“眼中有活儿”，即工作要超前想，主动做，而不是等着领导催促才去办理，等着问题出现才去解决。办公室工作内容多而杂，文秘人员不可能只是做好“案头工作”就行，其它具体的事务性工作也要多经历，多面对，这对个人综合素质的提高有很大帮助。在办事的过程中，要具匠心，善沟通，会协调。其二，要“会办事”。“要严格遵循重大问题按原则办、日常工作按制度办、综合工作按分工办、请示报告按程序办的基本办事规则，坚持原则性与灵活性相统一，认真把份内的工作、领导交办的任务完成好。”要有能力把容易的事办好，把困难的事办成，逐步提升自身处理多方复杂关系的公关能力。其三，要“及时报”。“报”意在沟通和协调。这其中既包括及时上报领导工作进展、存在问题、下步筹划，又包含及时下达部门，传达指令，具体问题具体分析。

综上所述，在当前国有施工企业面临着机遇和挑战并存的发展态势下，企业办公室文秘要具备忠诚坚定的政治品质、任劳任怨的责任意识、正逆结合的思考能力、基础扎实的写作功底、勤于积累的学习意识、勤于办事的执行能力，除此之外，还要善于思考和摸索，打破陈旧的思维模式，以发展和创新的眼光看待新问题、解决新问题，做领导身边的好助手。