信息化背景下档案管理创新研究

陈彦婷

摘 要：随着信息化和网络技术的飞速发展，档案管理工作也进入了新的阶段，如何利用好信息化的优势，让档案管理更加高效是档案管理人员需要思考的重大议题，档案管理工作要能够通过更为高效的技术以及方法趋利避害，积极创新。本文将主要探讨如何在信息化的背景下，高效开展档案管理工作，提出笔者的策略思路，希望为今后档案管理工作的开展提供一定的参考。

关键词：信息化;档案管理;创新研究

网络技术日新月异，为我们的生活也带来了切实改变，信息技术的发展既为我们带来了机遇，也带来了诸多工作的挑战，在档案管理工作中尤为明显。传统的档案管理工作效率较低，容易出错，将信息技术融入到档案管理的过程中，能够转变传统的管理思维，提高效率以及质量。然而，信息化带来的也是管理思想的转变，需要档案管理从业人员能够借助信息化进行提升，拓宽档案管理的工作思路，创新性的工作方法也要和档案管理的实际工作情况进行结合，这样才能够发挥出改进工作的重要作用。

1 信息化背景下档案管理工作的新特征

1）档案管理的对象转变为数字档案。在传统的档案管理过程中，很多档案都是纸质的，然而，在信息化不断发展的今天，档案的资源也从原本的纸质文件转变为信息化的电子文档[1]。数字型的档案在形式上也在不断的增加，越来越具有虚拟性的特征，档案变得不再肉眼可见，而且这种数字型的档案可以进行复制以及传输，较传统的档案管理来说，可适用性更强。

2）管理的核心向收集利用转变。在进行纸质档案管理的过程中，对于日常管理人员来说，每天都需要大量的时间进行收集整理以及核对，运用信息化的档案管理，上述的步骤可以被简化为在电脑中进行文档的建立、提取以及保存，可以说信息化时代对于档案管理工作的影响在于工作对象出现的变化，工作人员只需要面对数字档案，对信息进行归档以及利用，而这也成为档案管理工作人员的新工作重点。

3）档案利用方式趋于网络化。在纸质档案的时代，当需要调阅档案时，往往只能有一个人进行查阅，这种档案利用的方式效率较低，在信息化技术融入档案管理工作中之后，数字化的档案查阅变得更加简单、方便，只要通过一部计算机即可完成，提高了工作的效率以及质量，在安全性上只要能够确保网络安全，档案基本上泄密的可能性较低。

2 信息化背景下档案管理工作需要解决的问题

1）档案数据的归档问题。对纸质的档案进行归档时，归档的目标是非常明确的，可以分为文书类或者照片类，只要遵循相关的规定来操作，就可以确保档案规整的整齐。然而在信息化时代，由于采用的档案是虚拟、不可见的，很多档案进行归档时，其分类是存在名称和用途上的差异[2]。所以，信息化时代归档管理工作面临的业务线更多，而且不同的地区有着特有的归档系统以及特有的方式差别，这种差别性造成了归档标准难以统一的问题。

2）网络安全问题。信息化时代，所有与网络结合的工作都面临着安全泄露，信息化虽然能够提高档案管理的利用率，但是其带来的潜在安全威胁也需要档案管理人员给予重视。如果档案信息出现泄漏，将对国家安全造成巨大负面影响，所以在运用信息化開展档案管理的过程中，要做好网络安全建设，只有在安全的网络环境下，开展档案管理工作才是真正有意义的。

3）电子档案的真实性问题。运用纸质进行档案管理时，档案的真实性是较高的，这是由于纸质载体的特殊性原因，一旦出现篡改能够直接发现修改痕迹。但是由信息技术生成的数字型档案，在对其进行修改之后，由于虚拟化的特征，导致其真实性可能存在问题，原始性的信息难以捕捉，一旦出现信息篡改，他人很难察觉。

3 信息化背景下进行档案管理创新的相关路径

1）加强对电子档案的归档管理。档案管理的信息化已经成为趋势，所以，档案管理人员首先要能够了解到信息化时代档案管理的规则，加强对资源的收集以及归档。为了确保档案管理的规范性，要按照相关部门宣传和要求的电子档案归纳方法，在实践中予以落实，避免单独设立新的档案分类，这样才能够有效提高归档的效率，确保统一性[3]。其次，要做好电子公文的归档，根据规范中的实际要求，按照归档的模块以及接口，通过收集相关的数据信息，确保公文档案中的相关内容都是全面、准确而可靠的。

除此之外，也要做好多媒体信息类的档案归档工作，由于多媒体的档案种类较多，而且形式丰富多样，进行归档时难度系数较大，对多媒体的信息要根据其实际门类特征进行归档，并针对多媒体信息的特征，制定出相关的规章以及制度，将照片、视频以及音频等多媒体资料放置在专门的门类归属中，避免信息混乱，对后期查阅造成不便。

由于电子档案具有占用空间小、储存信息量大、传输速度快、便于搜索及易于保存等特点，因此，可利用计算机对档案进行辅助管理。例如：除了对档案进行收集整理和建立档案信息外，还可编制各种目录以及可识别的代码，充分发挥计算机灵活的作用，并随时进行搜索和汇总统计。

2）运用法治思维构建档案信息安全体系。为了加强档案管理工作的安全性，档案管理人员要树立科学的信息安全管理观念，将法治思维以及高科技手段运用于档案管理的过程中。首先，需要档案管理单位建立相关的信息安全制度，并严格执行，针对档案信息过程中所涉及的重要信息内容，要通过层层审批的方式确定信息的公开程度[4]，并遵循网络安全法、国家保密法等法律规定，对档案信息进行严加管理。在进行网络安全构建的同时，也要与档案信息化管理的系统打通，确保同步规划、同步设计、同步实施，并要有专门的安全工程师队伍对安全系统进行定期审查，避免安全漏洞的出现。

3）创新档案利用机制。为了提高信息化背景下档案管理工作的效率，档案管理部门可以运用大数据挖掘以及个性化推荐的方法，将档案中所隐藏的数据信息进行整合处理，让档案真正为单位工作所用，也可以通过加强档案资源共享的方法，让信息技术能够实现档案的不同部门共享，将档案中的数据进行提取、汇总以及信息化的分析，挖掘档案背后的重要信息，并为档案的利用者提供更加有数据支撑的档案分析服务。

4）加大经费投入以及人才培养的力度。为了发挥出信息化管理的高效作用，档案管理部门也要做好人才的储备，加大培训的力度，促进能力提升。同时要加大经费投入，让档案管理人员能够具备更高的信息素养以及能力，向复合型档案管理人才方向转变;也要增加相应的基础设施的支持，为更好的推进档案管理工作奠定设备基础，优化档案管理工作的质量以及效率，避免工作纰漏的出现。

4 结语

在信息化背景下开展档案管理工作，需要档案管理人员能够了解当下档案管理中存在的客观问题，并从发展的角度结合信息化时代工作的特性进行改进，创新式的管理方法也需要从业人员能够深耕实践，不断提升自身的信息素养，与时俱进丰富自己的知识维度，与档案管理工作做好结合，共同推动我国档案管理工作在信息化的助力下实现进一步发展。

参考文献

[1]黄静.浅谈信息化背景下创新档案文书管理的措施[J].文化创新比较研究，2018，v.2;No.39（03）：183-184.

[2]王洋.基于信息化背景的文书档案管理工作创新研究[J].现代商贸工业，2019（19）：60-60.

[3]李景侠.关于信息化背景下档案管理技术创新问题的探讨[J].办公室业务，2017（7）：97-97.

[4]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务，2016（18）：126-126.