高职院校档案管理信息化建设实施理论探析

王雅丽

摘 要：档案管理工作既是高职院校管理工作的一部分，又是提高学校工作质量和工作效率的必要条件，是维护学校历史真实面貌的一项重要工作。管理高职院校档案的科学规范化，是衡量一个学校管理水平的重要尺度。随着以电子信息为核心的高科技的突飞猛进，已经进入一个电子化、信息化、网络化、数字化的新时代，并且日益深入地影响到人们生活、学习和工作的方方面面。在新的发展时期，高校档案工作作为高职院校文化建设的重要组成部分，为学校的教学、科研和党政管理等项工作服务，充分发挥学校档案在高职院校教育事业中的作用。因此，高职院校档案管理向新模式的转变已是势在必行。

关键词：高职院校档案;档案信息化;数字化档案;信息化建设

1 高职院校档案管理信息化实施的现实意义

档案数字化即是将大量纸质文档通过先进的电脑设备转变成可供电脑方便查阅的电子影像文件。随着电子计算机、电子载体和网络技术的应用和发展，档案信息资源是全球、国家、区域信息的一个重要组成部分。在当今信息公开程度越来越高的形势下，档案的文化性质和社会性质逐步强化，利用的范围和对象将逐步扩大。在这个信息时代，只有当档案信息资源在社会主义现代化建设中发挥重要作用时，档案和档案工作的意义和价值才能充分地全面地展现出来。作为管理和拥有档案信息资源的高职院校管理部门，要更好地适应形势发展的要求，着眼未来，运用数字化、信息化技术，从以下几方面对高职院校档案进行数字化建设。

1.1 更好地管理和收集档案材料，利于档案的长期保存、节省档案存放空间

众所周知，纸质载体档案是最原始的证据材料，这一点是它的客观性的体现，而相对于档案纸质载体的有效保存就显得尤其重要。通常，传统的纸质档案的收集、查阅方式是利用者需要到相关档案保管部门进行现场的查阅，摘录或复制自己所需要的信息。这样的利用方式不仅浪费了大量的人力和时间，还影响了档案的利用效率，并且加重了纸质档案的磨损，档案数字化管理给搜索、查找、即时阅读档案带来的便捷是毋庸多言的，它能够简化并极大提高高职院校档案管理的质量和效率。

1.2 有效保护纸质档案，方便多次利用，利于高效管理和快速查阅

许多纸质或其他实物档案，由于年月已久，只要动一动就会散裂或尘化，损毁风险极大，通过数字化采集图片、视频、尺寸、材质、介绍、文字描述等内容就可以在未来相当长一段时期保证原始档案的完好性，并且便于供需要的人进行利用和参考。使高校档案管理工作变得更加安全、方便、快捷与高效。

1.3 利于数据共享，提升发展速度，形成完整的档案信息网络

数字化档案信息可使任何一位利用者不受任何时间、空间的限制，在任一地点、任一时间只需有一台联网的电脑，即可进入档案管理系统查阅自己需要的档案信息。有些高职院校将档案数字化管理系统连接了学校办公自动化设备，从而实现了档案数据库与档案原件及其存放位置的一一对应，方便快速取阅。

2 高职院校档案数字化存在的问题

在经济发展较好的一些地区，高校的档案管理平时都是在档案管理网络上，文书处理部门将收文或发文，都扫描到计算机中，各级部门可根据自己的权限范围在网上分组传阅自己相关的文件，并注上处理意见，年终归档时，只需向档案管理部门移交一份分类组卷清单，把档案信息及数据通过网络，按照档案数据格式的要求，将数字化的档案导入到档案管理系统的数据库中即可，从而简化了档案管理人员的数据录入工作。这在高校的科研、教学、设备等各类档案管理中同样适用。然而，在诸多经济发展相对落后的地区，由于受到很多客观条件的限制，一些高职院校的档案管理依然采用相对传统、滞后的档案管理模式。许多档案在各部门形成的初期时，只是经过计算机简单的处理，然后直接移交给档案管理部门，而真正档案信息化和数字化的大量工作仍是在档案管理部门完成，例如扫描、修图、上传数据、编制电子文件的档号、检索等工作程序。而在高职院校档案数字化建设过程中，常常遇到以下一些问题：高校档案数字化建设没有统一的标准、管理机制的落后、档案管理软件无法统一规范、基础设施配备不齐全和技术支持不满足、档案数字化专业人才的短缺以及缺乏对档案专业人员的信息化技术培训和继续教育的投入，等等一系列的困难和问题跟不上新形势发展的要求，成为高校档案数字化发展的“瓶颈”，制约着高校档案数字化发展建设的步伐。

3 对高職院校档案数字化建设的应对措施

高校档案信息数字化、网络化恰恰是提高师生员工对档案关注力的有效手段，同时又可以提高高职院校档案的管理效率。具体从以下几方面采取应对措施：

3.1 要增强高职院校档案数字化建设的紧迫感，加快档案数字化建设进程

做好高职院校档案管理工作的目的是立足于我国现代化管理的现状，吸收和借鉴优秀的高校档案管理工作研究成果，不断适应档案管理工作的新形势，高职院校档案管理部门必须面临新形势的挑战，适应电子文件归档管理的迫切需求，着眼于高校档案工作的可持续发展，探索高职院校档案数字化建设道路，实现高职院校的历史档案与未来档案的有机链接。要完成这一重要历史跨越，是我们这一代高校档案工作者必须承担的历史职责。

3.2 统筹规划档案系统资源的建设资金，把档案数字化纳入高职院校信息化建设的总体计划

经费不足是影响档案馆走向网络化的最大障碍。加大投入取决于学校领导对档案管理部门的地位和作用的认识程度。作为高职院校档案信息服务中心的管理部门，其地位和作用日益突出，学校领导和有关部门已经初步认识到档案馆网络建设的重要性和紧迫性。领导的重视，预示着经费的加大投入。近年来，许多高职院校拨专款给档案管理部门购置了性能较好的计算机、扫描仪、光盘刻录机、激光打印机等设备，基础设施建设得到了极大改观。

3.3 建立高职院校信息互通兼容系统，使数字化档案在通用标准下顺畅转换

高职院校档案管理的初衷和归宿是它的服务价值，利用它来正确指导学校教育教学、党政管理各方面工作的开展和进步。新时期，高职院校档案管理部门必须以高速发展的信息科技为依托，尽快转变档案管理服务模式，创新服务方式。要以室藏档案信息资源为服务内容，从社会需求、学校需要的角度站位出发，把高职院校的内外利用者作为服务对象，为高职院校档案的开发和利用创造一个广阔的空间，实现高职院校档案信息资源的共享。

4 结束语

高职院校档案管理的实质目的在于充分发挥档案的作用，合理有效地利用，体现高职院校档案的自身价值，立足于我国现代化管理的现状，吸收和借鉴优秀的高校档案管理工作研究成果，实现档案的资源共享，不断适应档案管理工作的新形势，要完成这一重要历史的跨越，是我们这一代高校档案工作者必须承担的历史职责。因此，只有全力做好档案管理工作，才能为社会和高校的全面进步，提供优质、高效的档案服务。

参考文献

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