基建档案和医疗设备档案一体化管理模式探究

韩晓梅

摘 要：医院发展进程中，医疗设备档案与基建档案皆具有十分关键的管理价值，更是医疗服务的重要组成部分，唯有采取科学、合理的管理模式，方可充分发挥医疗设备档案、基建档案的信息价值，继而为医疗业的发展提供保障，笔者依据现有医疗档案管理现状，论述探究实现医疗设备档案与基建档案一体化管理的模式构建策略。

关键词：基建檔案;医疗档案;一体化管理;模式构建;策略探究

医疗业与其他行业相比，对技术含量要求更高，为更精准的在实践医疗活动中确诊各类病情，各医院皆配备了大量医疗设备用以帮助医护人员辅助诊疗，在疾病科研、治疗、诊断过程中，医疗设备拥有着不可替代的作用，与此同时，这些设备在存放环境、辐射指标、存放场地等方面也有着特殊需求，尤其是一体化手术室、大型放射类医疗设备等，不仅对防护门铅含量、墙壁厚度、设备防治面积有相关规定，甚至对网络端口、室温、防护墙内导线导管等皆有特殊规定。为全面达到上述需求，在机房设计、机房施工途中需与设备厂家、基建单位密切配合完成设备安装、机房施工，由此可见，设备安装与医院基建不可分割，存在密切联系，同时，在此过程中，产生的大量医疗设备信息档案与基建档案信息亦是相辅相成的，如何有效提升档案管理水平，实现一体化管理，使医疗档案发挥应有效用，是作为现代化档案管理者需切实思考的问题[1]。

1 设备档案管理特征探究

1）专业性特征。在我国，多数医疗设备都是国外进口的，且这些设备广泛涉及了放射、核素、理化、生物、电脑、电子等专业科技领域，与其他档案管理类型相比，医疗设备档案在分类、检索工具、编目等方面皆具有独特的专业性要求。

2）外文性特征。由于医疗设备多为进口产品，因此其使用手册、图纸、维修说明书多数为英文、德文、西班牙文、法文或日文，具有较为显著的外文性特征。

3）利用频率较高。医疗设备档案与会计档案、科研档案不同，在医院运营过程中，具有利用频率较高的特征，由于医疗设备的特殊性，在使用时若发生错误操作、设备故障等情况，设备维修工作必然离不开图纸、说明书等档案资料，相应的，设备档案应用频率也会随之增加[2]。

2 一体化管理模式探究

1）科学收集档案资料，提升档案利用率。医院发展过程中，医疗设备与基建相辅相成，不可分割，对其档案的管理若想实现一体化目标，首先要做的就在档案资料收集阶段，采取科学的方式开展资料收集工作。在现实医疗环境中，对诊断类设备的特殊要求较多，如高压氧舱、一体化手术室、内窥镜检查设备、核医学设备、X 射线诊断设备。上述设备在医疗环境、安装场地等方面皆拥有国家明确规定。基建部分需配合设备厂家，严格依据相关技术要求，进行设计施工，当设备顺利完成进场、安装、投入使用等阶段后，不仅需查询设备维修改造过程中的各项资料，还需切实依据基建档案来建立医疗设备维修、改造档案，旨在有效提升档案利用率，不仅如此，将维修改造时期内产生的各项档案资料并存入设备档案中，可促使档案利用、管理工作更加便捷。此外，在基建工程设计阶段，皆是聘请专业性、权威性较高的设计公司设计施工的，而专业设计公司的首要设计原则就是保障设备厂家设备资料标准、国家规定标准、医院实际医疗标准之间的一致性，且基建阶段的各项资料具备独立性特征，为设备档案与基建施工档案的一体化管理提供了便利，基于此，档案管理员需依据此项特征，科学收集档案资料。由于设备采购所涉及的科室、部门众多，且需历经科室申请、上级财政部批准、招标、采购、安装等多个流程，手续繁杂、耗时较长，尤其是在进口设备的购置过程中，极易因工作失误导致资料流失，因此，可在档案萌芽时期就开展收集工作，提前介入设备采购、基建施工过程，在此基础上，与采购人员及相关科室密切配合，定制规范的收集归档制度，合理规定归档时间、归档范围，如此一来，不仅可提升档案利用率，还可保障医疗设备档案、基建档案的安全性、整体性与统一性[3]。

2）合理设置互见号，提升档案查询效率。在实际的医院运营过程中，由于同类设备较多，且对其的管理、使用变更较快，不同科室往往会因实际工作需求调拨使用部分医疗设备，再加上科室搬迁等现实状况，会导致医疗设备档案管理过程中，案卷目录编制、查找、分辨工作难度增加，历经调拨的部分设备由于无法被重编分类号，往往致使档案管理者面临工作困境。常规性的互见号设置在几个项目保存至一个基建案卷时，往往存在查找不便的现实困境，因此，需从实际出发，合理优化互见号设置，可在设备档案和基建档案卷内目录中统一设置互见号栏，将设备案卷号和对应的基建档案填入其中，如此一来，可有效节约档案查询时间，使查询过程一目了然，提升档案查询效率[4]。

3）应用一体化管理模式，提升归档效率。医疗设备属于医疗机构固定资产，由于医疗设备独具的使用特殊性，当基建竣工、医疗设备安装完毕后，管理、使用工作才刚刚开始，且在日后管理中，将会涌现大量的检测、改造、更新、维修、维护工作，上述活动结束皆会生产大量资料，尤其是在医疗设备改造更新环节，还需将各项设计变动档案归档，然而此阶段内，基建工程已经与设备安装脱钩，无法将变动资料加入基建档案，若单独存放此类资料容易造成资料丢失，且不利于后续查询工作，而一体化管理模式的合理创建与应用就可有效解决上述问题，通过案件编号、设备一台一档等措施，即可将变动资料随时归档，不仅有助于保障档案完整性，还有助于提升归档

效率[5]。

4）应用一体化管理模式，构建便利查询环境。在实际医疗诊治工作中医疗设备是不可或缺的诊疗辅助工具，医疗设备在不断更新改造、维修维护的过程中，相关基建资料、设备资料都具有重要的使用价值，然而设备部门与基建部门是分设的两个独立科室，即使医院专设了综合档案室，若两部门依据各自规定，在建档时，分类整理档案，单独管理，也会给利用档案的人员带来各类不便，有时不仅需要查询设备档案，还需要调阅基建档案，若两类档案在保管期限，资料归档方面缺乏一致性，就会致使使用者难以查询到需要的档案信息，因此，应用一体化管理模式，不仅可保障资料安全性、完整性，还可有效为使用者提高便利的查询环境，有效节约工作时间，同时，在上级执行监察任务时，一体化管理模式还可有效节约人力，有助于政府部门顺利执行审查任务。针对部分一体化管理模式尚未成型的单位，可将与设备配套的竣工图、施工图纸复制一份存至设备档案之中，以此来为维修改造工作提供便利的查询条件[6]。

3 结束语

总之，设备档案与基建档案皆是医院档案管理体系重要的组成部分，不仅资料众多，而且利用频率高，是医院诊治、科研工作的基础保障，因此，管理人员需及时转变管理思路，利用档案管理思路，合理构建一体化档案管理模式。

参考文献

[1]王冀云.信息化背景下医院基建档案管理在医院发展建设中的作用[J].云南档案，2020（01）：57-58.

[2]黄富才.互联网背景下医院基建档案信息化发展措施探究[J].城建档案，2019（09）：24-25.

[3]张景华.“互联网+”背景下医院基建档案信息化发展的途径探索[J].城建档案，2019（06）：28-30.

[4]李建良.“互联网+”对医院基建档案信息化管理的影响[J].城建档案，2019（01）：27-28.

[5]汪兴旺.医院基建档案在医院发展中的地位及管理措施分析[J].兰台内外，2018（05）：41-42.

[6]汪耀堂.试论基建档案和医疗设备档案一体化管理模式[C].《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院.“决策论坛——管理决策模式应用与分析学术研讨会”论文集（上）.《决策与信息》杂志社、北京大学经济管理学院：《科技与企业》编辑部，2016：296.