关于新时期人事档案开发利用研究

郑伟

摘 要：随着社会的发展和国际竞争的加剧，人力资源成为新时期最重要的资源，加强人事档案的开发利用，对于实现人力资源高效配置，促进人才发展，提升国家竞争力具有重要意义。本文阐述了新时期加强人事档案开发利用的重要性，分析了目前人事档案开发利用中存在的问题，并对加强人事档案开发利用对策进行探讨。

关键词：人事档案;开发利用;研究

人事档案是记录个人工作经历、品德作风、政治面貌等情况的材料，是个人身份、工作经历、职称学历等方面的重要证据，是个人的综合记录，具有重要的参考、依据和凭证作用。人事档案管理是中国人事管理制度的特色内容，随着人才竞争的加剧，大数据和信息化时代的到来，做好人事档案管理，尤其是人事档案信息的开发利用，有利于加强人才培养开发，实现人力资源高效配置和人才高质量发展，促进国家竞争力提升。

一、新时期做好人事档案开发利用的重要性

1.有利于用人单位科学选人用人

人事档案是对个人情况进行全面的综合记录，做好人事档案的开发利用，有利于对个人的德能勤绩廉等各方面进行全面了解，同时通过个人过往的学习、工作经历及绩效表现等情况，对个人进行综合评价，在选人用人过程中，有助于用人单位判断其是否符合岗位需要，是否能高效实现人岗事相匹配，促进用人单位科学选人用人，将合适的人选任到合适的岗位，实现管理水平的提升。

2.有利于助推人事档案工作发展

做好人事档案信息开发利用是人事档案工作的重要内容，人事档案只有进行开发利用才能真正发挥其价值，才能更好地服务于国家经济中心工作。人事档案开发利用程度越高越充分地发挥其价值，越能促进人事档案工作水平提升。

3.有利于实现人才的开发利用

随着大数据时代的到来，对信息数据的挖掘和开发利用尤为重要，加强人事档案的开发利用，有利于发现人才关键信息，有针对性地进行人员配置和培养开发，促进人事工作的开展，实现人力资源的高效配置。

二、人事档案开发利用工作中存在的问题

在大数据时代，做好人事档案的开发利用能够掌握工作主动权，实现人力资源高效配置，促进国家和社会经济的发展。但由于开发利用意识薄弱、人事档案材料不完整、开发利用手段落后、专业化人才队伍建设不足等诸多原因，人事档案开发利用仍然存在诸多困难。

1.人事档案开发利用意识薄弱制约开发利用

由于档案工作量大且不容易出成绩，对档案工作重视程度不够现象并不少见。人事档案的开发利用由于无法预计工作成果，因此，对人事档案开发利用工作重视度不够，主动思考、主动作为、主动创新不足，存在不求有功但求无过思想，重视人事档案的安全保管，而忽视开发利用。此外，个人及社会对人事档案认识不足，个人弃档现象常有存在，对人事档案重视程度不够，意识薄弱，使得人事档案开发利用变得尤为困难。

2.人事档案基础材料不完整制约开发利用

一是人事档案收集归档制度不健全，未形成有效的收集归档机制，人事档案管理部门与人事档案材料形成部门联系不够，未有效开展业务指导，造成人事档案材料未归档或归档不及时，人事档案内容不完整，档案材料缺失。二是人事档案材料收集的保障与考核机制不完善，未对人事档案收集归档情况进行考核，造成对该项工作重视程度不够，人事档案收集归档工作缺乏保障。三是人事档案材料鉴定不严格，由于把关不严，收集到的人事档案材料不符合归档要求，收集到的人事档案质量不高，造成人力物力的浪费，制约了后续人事档案的开发利用。

3.开发利用手段落后制约开发利用

一是开发利用理念落后，人事档案重保管轻利用，未能将大数据思维和信息化管理手段运用到人事档案开发利用中，人事档案信息共享程度低。二是利用方式单一，目前主要的开发利用方式仍主要表现为查（借）阅、复印等传统方式，对信息深度开发的利用较少，未真正发挥其价值。三是信息化水平落后，目前多数人事档案管理机构仍通过excel等方式进行人事档案著录，没有专门的人事档案管理系统，也未进行人事档案数字化工作，人事档案管理中人事信息系统落后，制约了信息资源的共享和有效利用。

4.专业化开发利用人才不足制约开发利用

根据《干部人事档案工作条例》每管理1000卷档案一般应当配备1名专职工作人员。但实际工作中，许多人事档案管理机构并未配置专职工作人员，多为兼职人员，档案专业度不足。兼职工作人员由于自身存在多项工作，人事档案往往只是他们投入极少精力和时间的工作，且往往是进行基础的管理，在开发利用上的投入几乎没有，工作人员配置的不足及专业化人才的缺失严重制约了人事档案开发利用工作的开展。

三、关于新时期加强人事档案开发利用的对策思考

1.转变观念，增强人事档案开发利用意识

人事档案管理机构应认识到做好人事档案开发利用有利于促进档案工作水平提升，有利于实现档案工作根本目的，更好地服务于中心工作，有利于促进人才培养发展。要加强档案开发利用重要性和开发利用成果案例宣传，促使从业人员转变传统的重保管轻利用的理念，促使个人认识到人事档案的重要性，积极营造全员加强人事档案开发利用的良好氛围。同时要转变开发利用理念，能够推陈出新，将新思路新理念运用到人事档案开发利用工作中。

2.丰富内容，夯实人事档案开发利用基础

人事档案资料齐全完整且质量较高是开展人事档案开发利用的基础和前提，是发挥人事档案价值的保障。因此，要多措并举丰富人事档案基础材料。一是建立健全人事档案收集归档制度，形成有效的收集归档机制，加强与人事档案材料形成单位及个人的定期联系，确保档案材料及时归档。根据人事档案归档内容要求及分类规定，不断丰富人事档案内容，尤其是应重点加强“三龄二历一身份”等相关人事材料的收集归档。二是加强对归档材料的审核鉴定，确保收集归档材料的质量，要做好人事档案材料的移交手续，根据分类要求和档案材料要求，对材料的手续质量进行鉴定，例如材料是否真实有效，时间落款是否存在前后不一致，是否为归档要求材料等，加强细节审核，确保收集档案质量。三是加强对人事档案收集归档的考核，制定人事档案收集归档考核目标，将考核指标分解到材料形成机构，明确考核要求，并将考核结果与绩效工资及评先评优等挂钩，实现考核结果有效运用，确保人事档案收集归档工作高质量开展，为人事档案开发利用奠定良好基础。

3.创新方式，提升人事档案开发利用水平

在信息化时代和大数据时代，人事档案管理部门要发挥人事档案价值，不断提升档案开发利用水平，需要主动思考，创新方式。一是拓展人事档案开发利用方式，由传统的查阅复制，转变为更多地对信息二次加工开发利用，通过信息数据分析，挖掘更多有价值的信息，为人才选用培养提供参考，实现人力资源高效配置。二是建立现代化开发利用平台，将纸质档案进行数字化转化，实现人事档案数字化管理，同时加强对数字信息资源的收集归档，实现数字化资源的开发利用。加强人事档案管理信息系统建设，利用现代化技术建立信息共享平台，实现信息资源的有效整合和共享，促进人事档案资源在更广的平台利用。

4.加强培训，提升从业人员综合素质

新时期人事档案开发利用离不开一支高素质人才队伍。一是人事档案管理机构要结合业务发展对人才的需要，统筹规划，加强人员配置，选聘具有新理念既懂业务又懂技术的人员充实到档案从业队伍中，为人事档案开发利用提供人才保障。二是加强对从业人员的指导和培训，要积极营造良好的学习氛围，通过交流学习、参观学习、深造学习等方式为工作人员提供更多学习教育机会，促进他们的思想理念和知识体系得到更新，调动工作积极性，以学促思、以学促干，营造干事环境。

结束语

综上所述，新时期人事档案开发利用是一项系统复杂的工程，机遇与挑战并存，需要加强人事档案从业人员队伍建设，需要从业人员转变思想观念，坚持与时俱进，不断探索创新方式方法，需要国家政策层面的支持，实现资源的整合和共享，从而高效地实现信息化时代人事档案开发利用，充分发挥人事档案价值，更好地服务于人才建设和国家经济发展。

参考文献：

[1]王红印.人事档案信息资源开发利用分析[J].中国行政管理，2017

[2]李冬梅.信息化时代人事档案的开发利用研究[J].黑龍江科学，2016

[3]贾艳云.新时期高校人事档案的开发利用策略探讨[J].兰台世界，2018

（作者单位：福建省宁德市福鼎市人力资源和社会保障局）