国有企业优化档案管理的路径措施

孔瑾

摘 要：档案在国有企业管理和发展过程中的重要作用日渐显现，国有企业档案管理对于企业的决策和发展都具有极大的影响力。为了能够进一步提高档案管理效率，促进国有企业双效实现，档案管理应坚持以人为本、需求导向、提高效益的优化原则，从理念重建、制度完善、平台建设、队伍配备四个方面加强企业档案管理，优化档案管理措施，提升档案管理能力。

关键词：国有企业;档案管理;优化;措施

一、国有企业档案管理的内涵及重要意义

1.档案管理的内涵

档案管理其实是对档案信息和档案实体进行整理、收集、保管、统计的活动。国有企业的档案一般具有海量性、多样性、历史再现性等特征，在国有企业历史发展的长河中，档案扮演了十分重要的角色，它记录下了企业发展的真实面貌，同时也记录下了其他和企业有关的数据、图片、文字等信息。而档案管理工作就是指档案的收集、保管、开发利用及编辑研究，等等。

2.国有企业加强档案管理的重要意义

（1）为企业决策者提供参考依据

国有企业的档案记录了企业长期以来生产发展的数据，因此，在企业管理者的决策过程中，档案能够充分发挥信息资源的数据支撑作用，为企业领导的决策做参考。同时，企业档案数据的开发利用也帮助企业能够更清晰地回看发展道路，梳理发展教训，总结发展经验，促进发展目标的完成。

（2）确保企业平稳持续发展

企业档案其实是企业在生产经营活动中形成的对企业有保存价值的各种文件、图片、音频、视频等记录。这些记录对于企业树立的社会形象、制定的工作制度、内部数据的完整保存等都具有重要意义，同时部分档案内容还关乎企业的核心机密。加强国有企业的档案管理，提升档案管理能力，这对于确保档案内容安全、准确、完整，确保企业平稳可持续发展。

二、国有企业优化档案管理的主要原则

1.以人为本，服务至上

国有企业的档案种类众多、来源多样，既有来自于企业内部的信息资源，也有来源于外部客户、竞争对手等资料。优化档案管理的过程应该遵循“以人为本，服务至上”的原则，将各类档案信息加入到档案信息管理平台上，企业、员工、客户、供应商都可以通过档案信息管理平台进行各种查询服务。同时要充分发挥档案管理人员的优势，人尽其才，推动档案事业向前发展。

2.需求导向，与时俱进

随着企业的不断发展，档案信息资源的数量始终在增加，庞大的档案资源需要与时俱进的技术手段和现代化的管理理念支撑。在档案形成与收集过程中，并不是所有的档案都需要进行归档，企业应以市场需求、员工需求、客户需求、企业发展需求为导向，归集对实现经济效益和社会效益有用的档案，提升档案资源的利用率。

3.去粗取精，提高效益

长远来看，企业实行精益化管理是适应社会发展需要的根本要求，更是实现科学、可持续发展的必由之路。国有企业的档案管理同样需要将海量的档案资源进行筛选，去粗取精，强调“精要”和“效益”，除留存档案过程中要求精益外，档案的管理也要求精益，在每一个环节和细节处提升档案管理效率，促使档案利用价值更大的发挥。

三、国有企业优化档案管理的对策措施

1.建立现代化的档案管理理念，提升服务意识

（1）加大宣传，扩大服务对象

虽然近年来档案在企业发展过程中发挥了重要作用，但档案的真正价值仍然未能受到更多人的重视，档案也尚未成为企业发展的核心资源。国有企业在优化档案管理中，首先就要加强对档案工作的宣传力度，让更多的人认识到档案对于企业、社会乃至国家发展的重大意义。通过企业官微开展线上线下的档案知识问答、推送档案相关的新闻报道等方式，让企业及其人员能够了解档案与工作的关系，认同档案的内在价值。还可以通过举办档案展览，设置固定的档案日等方式帮助全体员工建立档案意识，扩大档案的服务对象。

（2）编研档案，寻求主动服务

企业的档案工作不能只停留在低层次的保存、查阅上，而应不断提高企业对档案信息的开发利用和研究的高层次上。企业可以利用自身的行业优势，综合其他单位的情况，对产品档案进行编研;或者选择与档案相关的领域，利用档案信息编撰《公司大事記》或《制度汇编》;同时还可以利用通过档案总结经验教训，编制专业技术人员事项手册，帮助企业员工适应岗位工作，更好地完成岗位职责提供指导。

（3）创新模式，追求精益管理

按照国有企业优化档案管理的原则，在提升档案管理能力的过程中，进行精益管理能够有效挖掘档案价值，提升管理效能。首先，要提升档案管理的职能地位，将档案管理上升到企业战略高度，提高档案管理部门的组织力影响。其次，要建立档案精益化管理体系，在档案的收集、整理、移交、保管、统计、鉴定和资源开发利用中追求档案管理的标准化、规范化。

2.建立与时俱进的档案管理制度，强化制度建设

（1）健全已有档案管理体系

制度是保证档案管理顺利进行的指引和保障。为了能够提高国有企业的档案管理效益和管理质量，建立健全已有的档案管理制度是首当其冲的。对于已有的档案制度，要进行查漏补缺，将档案制度大致分为档案人员管理制度、档案管理流程制度、档案安全保密制度三个部分，确保档案管理人员在管理档案过程中能够明确岗位职责，有的放矢，有章可依。同时，还要完善激励机制和退出机制，对于档案工作成绩优异的员工加以表彰，而对于不适合或不适应档案工作的人员要及时进行换岗调整，避免档案管理出现疏漏。

（2）加强档案制度更新维护

为了适应经济社会的快速发展，档案管理制度也应该与时俱进，关注国家档案管理部门的最新动向，及时更新企业档案管理制度。尤其是针对档案信息化建设方面的要求，更要给予更多注意，及时调整档案管理制度，保持与国家档案管理方向相一致。

3.建立联通共享的档案管理平台，加强档案利用

（1）构建档案信息共享智慧平台

“互联网+”时代，企业获取信息资源的途径和渠道都得到了进一步丰富，但企业档案信息管理系统的滞后发展使得企业内部的信息资源没有得到有效利用。在优化档案管理过程中，企业首先要重构与优化档案信息资源系统，搭建企业资源共享平台，建立智慧档案信息管理系统。统一数据格式，统一归档范围，统一立卷标准，统一数字化管理，在平台上按模块进行分组，结合用户需求进行信息的提供，动态开放管理平台，实现档案信息的最大化共享。同时，该系统还应注重对档案核心数据的备份和安全保护，特别是对涉密档案要进行多重加密，严格控制申请查阅人员，做好各级各类档案的权限控制与日常管理。

（2）提高企业档案数据分析

首先，要提升企业电子档案的有效性、完整性，保证档案的真实性和准确性。在采用适当的方式进行归档以后，企业应利用信息技术部门开发智慧平台的模块功能，为使用者提供多样化的、智能化的数据查询功能。其次，要加强对企业档案的数据挖掘与分析。从数据信息的采集与管理入手，每隔一段时间都要进行数据清理和维护，并对档案信息资源进行整理，汇總数据，分析数据，从数据中展现企业发展趋势，总结企业发展情况。通过对数据资源的有效开发利用，帮助企业实现经济效益与社会效益的双丰收。

4.建立高素质的档案管理队伍，增强人员配备

（1）加强专业化队伍建设

优化国有企业档案管理最重要的还是要落实到操作过程中，落实到档案管理人员身上。档案管理专业化队伍的建设是近年来档案行业持续深入研究的课题。只有将档案管理专业化，建立专业化的档案管理队伍，才能够从根本上增强档案管理效能。国有企业应通过多种途径尽可能提升档案管理人员的专业化水平，从思想政治素质、档案专业知识、档案管理职业技能等方面持续投入，提升档案管理人员的专业能力和管理水平，加快人才队伍的建设。

（2）培养“一专多能”的档案人才

在注重专业化档案管理人员队伍建设的同时，也不能忽视对档案管理人员其他素质的培养。由于企业档案类别较多，有生产档案、销售档案、物流档案、财务档案、人事档案等多种类型，因此，档案管理人员通常都由各部门的员工兼职担任。企业的档案可采取集中管理与分散管理相结合的原则，文书档案统一管理，其他档案由有关部门管理。这就要求负责档案管理的人员既要具有部门专业背景，又要具有档案管理知识，同时还要掌握档案信息化、数字化的相关技术，企业要应该加强对这部分人员的培训与培养，打造“一专多能”的复合型档案管理人才。

四、结束语

综上所述，现代企业提升管理效能、实现管理创新与提升离不开现代化的档案管理的数字化建设与模式创新。国有企业在优化档案管理过程中，应树立服务意识，通过加大宣传和精益化管理主动服务、优质服务，完善制度建设、平台建设、队伍建设，全面提升档案管理的实用性和科学性，促进企业发展目标的实现。

参考文献：

[1]胡 炀.浅谈电力企业档案管理的现状及优化措施[J].企业技术开发，2015

[2]唐 姝.基于“互联网+”的企业档案信息资源建设的问题研究[J].兰台内外，2019

（作者单位：中石化宁波工程有限公司信息化管理部）