事业单位人事档案管理的必要性及策略分析

郭东妍

摘 要 事业单位是具有公益性质的由政府利用国有资产设立的从事科技文化、教育卫生等事业的社会服务机构，其保管的人事档案是记录公民信息及政府相关资料的重大载体。因此，事业单位应当高度重视人事档案管理工作，并采用先进的管理技术提高管理效率，使人事档案管理呈现出新形态，满足社会对其提出的更高要求

关键词 事业单位 人事档案 管理 必要性 策略

一、事业单位人事档案管理的必要性

（一）人事档案分析的基础作用

在具体管理期间，可以从干部职工实际现状入手，有效开展相关工作。在分析人事档案的过程中，通常是对以往的工作情况展开探究，然后综合性进行分析，这样有利于对人才的合理聘用。

（二）在决策工作中人事档案具备的价值

在事业單位经营期间，需要从绩效、人员考核等方面入手，其和干部职工自身利益有密切的关系。通常情况下，在人事档案管理过程中，事业单位会根据职工业绩以及工作效果记录情况来评价职工，这样一来，就可以提升事业单位决策的合理性以及规范性。事业单位人事档案通常会对职工不同阶段进行相应的记录，无论是工作内容的变更现象还是信息变换等，[1]均是主要的判断依据，特别是在选拔单位干部时，更有利于获取准确的数据。

（三）人事档案在职工成长中具备的作用

事业单位可以根据人事档案管理这一工作对职工工作情况有清晰的了解，寻找职工的优势，只有这样，才可以有效培养职工，将职工人才价值体现出来。事业单位应用人事档案，能够科学合理地优化人力资源配置，在共享人力资源信息的基础上良好地开展工作。

二、事业单位人事档案管理策略

（一）提高对人事档案管理工作的重视

首先要做好宣传工作，使事业单位的每一个干部职工都充分认识到人事档案管理的重要性，把人事档案管理工作纳入单位的日常管理工作。其次，建立有关的监督小组，从意识层面提高档案管理的重要性，对档案管理人员进行绩效考核，设置奖惩制度，激发档案管理人员的工作积极性。最后，加大对人事档案管理的资金投入，根据单位的实际情况增设档案管理需要的设施设备，使人事档案管理工作能够更好地开展。

（二）完善事业单位人事档案管理制度

相关人员在完善事业单位的人事档案管理机制的过程中，首先应当尽快统一管理思想，保证人事档案管理趋于规范化，并制定明确的管理制度督促人事档案管理机构创新管理机制，这样才能有效提高管理水平。其次，完善的管理机制应当突出民主化，注重民主参与度，并在人事档案管理工作中充分发挥管理人员的作用，使档案使用者能体会到较为优质的管理，以此满足大众对人事档案的需求。[2]最后，事业单位需要从内外两个方面切实做好监督工作：一是要对内部管理工作制定监督制度，规范管理团队日常行为;二是要对外部公民舆论内容加以监督，积极鼓励公众自行接受管理监督，进而实现对人事档案的科学管理。

（三）提高事业单位人事档案管理信息化水平

在事业单位人事档案管理组织的领导下，应当积极推进信息化工程项目的建设工作，以全面提升人事档案管理工作的效率。传统人事档案管理工作中的档案保管主要是借助纸质载体，而在信息化工程中，可将其转换成音频影像、文字图片等形式，完整地保存在计算机系统中，这样既不会由于时间久远，纸张损坏，也不需要耗费过多人力用于档案保管及查找，从而有效提升事业单位人事档案管理工作成效。在新形势下，现代信息技术被广泛运用于企业与单位的管理工作中，成了企业与档案发展的主要动力。因此，事业单位人事档案管理工作也要积极改革创新，顺应时代发展的潮流，积极推进人事档案信息化管理的建设。[3]事业单位加快人事档案管理信息化建设，在面对庞大和复杂的档案信息时，可以有效提升档案管理工作效率。同时，加快人事档案管理系统的研发工作，在推进人事档案信息化管理进程时要保证人事档案管理工作的安全性。

（四）提高人事档案管理人员的素质

事业单位的人事档案管理工作具有较强的专业性以及政治性。因此，事业单位在任用档案管理人员时需要充分考虑其专业能力及政治素养，择优选择档案管理人才。同时，在任用档案管理人员之后，要定期对其开展专业培训，通过业务培训、知识讲座、经验交流等多种形式，提高人事档案管理人员的专业水平和综合素质。

（五）提高人事档案的价值，补充档案管理内容

传统的人事档案所含内容非常冗杂，真正有价值的信息寥寥无几。开展新型的人事档案管理工作，就必须有选择地对人事档案信息进行补充或放弃。在已有的人事档案管理模式的基础上，减少不必要的人事信息，补充相应的有价值的档案资料，对人事档案进行归纳整理，提高人事档案的价值，为事业单位干部职工的工作发展提供有力支撑。

三、结语

事业单位的档案管理部门应当按照国家相关要求，在传统人事档案管理方法的基础上提升管理水平，这样才能保证事业单位的人事档案能够为人们提供重要的信息安全保障，进而有利于加快事业单位人事档案管理信息化建设。

（作者单位为保定市生产力促进中心）

参考文献

[1] 于晶.浅谈事业单位办公系统与智能档案管理[J].通讯世界，2018，25（12）：314-315.

[2] 苏艳，张缓.养老保险改革形势下的医院人事档案管理[J].江苏卫生事业管理，2018，29（11）：1244-1245.

[3] 项耿政.事业单位人事档案信息管理的数字化与网络化[J].信息与电脑（理论版），2018（21）：17-18.