会计电算化对企业财务工作的影响

韩静

摘 要 相比传统会计，会计电算化提高了会计工作的质量和工作效率，是会计界的一次技术革命。它经过30多年的发展，已经成为会计人不可缺少的得力助手。本文分析会计电算化对企业财务工作的促进和实施电算化过程中存在的问题，并针对出现的问题提出解决方案。提出为了使电算化更好地服务企业，需要加强人员培训、树立保密观念加强内控管理、定期做好数据备份、增强管理人员的管理意识等观点，肯定了会计电算化的方向，为已经实行电算化和准备实行电算化的企业提供理论和实践的支持和参考。

关键词 会计电算化 财务工作 影响

一、会计电算化对企业财务工作的促进作用

会计电算化简化了工作流程，提高了会计工作的质量、效率，方便内、外部人员的查询，为企业的财务数据分析提供了支持。

（一）会计电算化简化了会计工作的流程

会计电算化是指利用计算机软件对会计工作进行处理，是运用计算机代替人工处理会计数据，从而将会计人员从繁重、重复的记账、对账、生成会计报表等一系列工作中解放出来。相比传统会计，会计电算化提高了会计工作的质量和工作效率，使烦琐的记账工作变得简单高效。在手工记账的程序下，从记账凭证的填制到各类明细账的登记，再到凭证汇总、记入总账、结出月末余额、做出报表等一系列的程序，都是靠会计人员手工完成。如果报表出现不平衡的情况，那就得再回头与明细账核对。有时会因为明细账记错了数字，有时在月末结余额时出现计算差错，一分钱的差额就得翻个底朝天，牵扯了会计人员很多精力。而电算化只需要我们正确录入凭证，凭证的审核和所有的日记账、明细账、总账的生成都能在一瞬间完成。利用计算机的超级计算功能，杜绝了手工记账经常发生的总账和明细账不一致的情况，节约了财务人员核对账目、查找错误的时间。

（二）会计电算化使会计资料的查阅、核对变得及时便捷

财务工作的内容不只是记账，财务人员的很多精力还用在了与单位内部人员的核对，为单位管理人员提供各种各样的账目查询服务，与往来单位的对账，与税务局等外部单位业务核对等方面。有些业务查询会涉及几年甚至十几年的账目。在手工记账的情况下，这些需要在档案室翻阅一天甚至几天的明细账，现在只需要几分钟就可以把要查询的明细账页全部打印出来，便捷的查询系统使企业整体效率得到了提升。软件中的查询模块还可以根据查询的数据设定查询条件，限定金额或金额范围，经过数据过滤，可以迅速缩小查找范围，找到该凭证，查询起来方便快捷。

（三）会计电算化可以瞬间生成会计报表，为企业的财务分析、业绩考核提供充分的数据支持

手工记账的年代，报表的编制要经过各种计算核对，依然有可能出现编制平衡的情况，而会计电算化使报表能在几秒内生成。只要录入的凭证都已经记账，费用、成本、收入等损益类的科目已经结转完毕，资产负债表肯定是平衡的，这样可以使财务人员腾出更多的时间和精力去作财务分析，为企业管理人员提供有效的决策依据。有时候企业的一项决策需要几年的报表资料，财务人员依据报表系统可以迅速输出相关数据，为管理层的决策提供快速、准确的数据资料;有时财务部门会同劳资部门、业务部门和综合部门开展员工业绩考核、财务预算、财务决算等工作，电算化可以迅速调出部门人员的费用及业务总量，为企业的业绩考核出具权威的数据资料，为管理层提供各种横向、纵向的数据及分析报告。

二、会计电算化实施中容易出现的问题

（一）部分财务人员的计算机操作水平低

实施会计电算化需要有一定的计算机基础，一些会计人员习惯了手工记账，对鍵盘操作不适应，学习起来有畏难情绪，认为不如手工记账操作简单，不愿使用财务软件。以往的财务人员学习时没有计算机操作课程，更别说会计电算化的培训了，所以对键盘的操作不熟练、打字慢，这些都是客观原因。主观上还是对新事物接受能力差，从思想上没有认识到电算化是国际发展的大趋势，是会计发展进程中的大革命。

（二）数据资料的存储抽象化，数据保存存在风险

手工记账的情况下，数据存储在纸质账本上，各种日记账、明细账、总账等资料是看得见摸得着的，是具体的、形象的;而会计电算化的数据资料平时都存放在电脑硬盘上，是抽象的，存储介质需要的条件更严格。一旦由于突发事故电脑损坏，数据资料有可能存在无法恢复的风险。

（三）操作人员的保密意识差

手工记账的情况下，会计的分工操作是按照出纳、会计、审核、明细账、总账等分工管理。在会计电算化的实施中，操作人员的权限是由管理员分配、明确岗位职责、分清业务范围，操作员依据操作密码登录系统。有的操作人员对自己的操作密码保密意识差，随意透露自己的密码，这样就容易被别有用心的人员利用，趁机篡改账目，造成账务混乱。例如，某企业出纳在登录系统时不注意对自己登录密码的保护，被会计窃取。由于二人在工作中有些矛盾，于是这名会计趁机以出纳的名义登录系统，篡改出纳记录的一笔现金收入，将现金收入金额增加了2000元，在出纳核对现金时，就出现短款2000元;还有人随意删除别人录入的凭证。这样人为因素造成了账目混乱，给企业的管理带来了隐患。

（四）电算化输出的数据有时需要分析填报，直接输出的数据并不准确

在自动生成的会计报表中，应收账款的取数是总账应收账款科目的余额，而应收账款明细账可能有出现贷方余额的特殊情况，这时就需要人工将这部分贷方余额从应收账款中剔除，加入预收账款中，在预收账款中体现;应付账款的取数是总账应付账款的余额，而应付账款明细科目可能有借方余额的情况，这时就需要将明细科目的借方余额从应付账款中剔除，加入预付账款科目中体现。

（五）实施会计电算化需要资金投入

实现会计电算化需要购买财务软件。在软件开发普及的初期，开发成本高导致电算化软件价格较高，同时还需要配备电脑设备、打印机等，使用期间出现问题还会有软件的维护费用，这些都需要资金投入。有些企业领导认为这项支出太大，看不到投入的成效，不支持搞会计电算化。随着计算机技术的发展，软件的升级换代也很快，如果企业的更新太慢，可能出现软件维护者无法维护的情况。

三、会计电算化推动企业财务工作进一步完善的具体方案

（一）加强会计人员计算机知识的培训学习，熟练巧妙使用操作软件

20世纪90年代初期，企业购买专业的财务软件，软件开发方会对企业财务人员进行操作培训，能实现基本的操作。如今由于电脑的普及应用，购买财务软件时，软件开发商不再提供免费的培训，但会有专门的模块及软件操作使用手册供财务人员学习。想要利用好软件的各项便捷的功能，必须精读使用手册，多加操作练习，提高熟练度。例如，在账务处理模块的明细查询功能中，可以定义查询条件，对明细账中借方或者贷方金额进行范围或者确定值的定义，提高查询的效率;还有账务处理模块中的凭证自定义功能，可以通过自定义自动结转期间费用，自动结转收入、成本，大大提高了核算的效率。任何新生事物都有一个被大家接受的过程，会计人员不仅要掌握专业的财务知识，而且要跟上时代潮流，计算机、互联网、大数据这些我们要了解，而且要把它们运用到我们的工作中。可喜的是在目前现代化的教学中，会计电算化已经渗透到了大学的课程中，学生在学校就已经接受了电算化知识的学习和操作，有的学校已经把它作为一门专业的课程去教学。所以，个人努力加上社会的支持，电算化使用者的素质会越来越高。

（二）财务数据资料随时备份，财务电脑专机专用

账务处理的数据库以Cwbase.db文件的形式存储在电脑硬盘中，是财务软件的核心资料。电脑操作中可能遇到不可测的情况，所以数据备份在电算化工作中非常重要，为防止意外事故发生时造成的数据丢失破坏，数据库文件要做好随时和定期备份。尽量将数据备份在不同的物理设备上，在出现意外情况时，可以重新将备份的数据导入系统。财务专用电脑要保证专机专用，禁止財务操作员之外的人员操作电脑，存储介质的保存要指定专人管理，外接优盘要注意杀毒，以免病毒损坏系统，造成系统瘫痪。

（三）加强保密意识和内控管理

会计电算化的应用使企业内控制度发生了一些变化，原来会计人员之间的业务是通过相互交接完成的，直观性较强，不同的笔迹可以作为控制的手段。在电算化信息系统中，只能通过对操作人员的身份识别及授权的控制来完成。这样操作人员的操作密码要严格保密，要像保存自己的银行密码一样保存自己的登录密码，只有这样才能尽可能避免人为利用计算机做出违法犯罪的行为。

（四）对输出的电算化资料进行审核，对财务报表数据要分析填列

财务软件处理的公式化使输出的某些报表的数据并不准确，这时作为财务人员就要根据明细科目再分析填列。提前查看可能需要分析填列的数据，做好操作记录，避免将一切交给电脑，导致企业报表数据不准确。

（五）增强企业管理者的管理意识

企业管理者要以现代管理者的头脑管理企业，对财务部门工作的重视及对财务办公软件的配备，也是现代管理者应该具备的意识。对财务办公软硬件的投入可以提高办公效率;为管理者提供高质量的查询、各种数据的分析;提高管理层决策的正确性。同时，管理者也要意识到会计电算化是大势所趋，是时代发展的必然趋势。财务人员要有力推动会计电算化，要向单位负责人陈述利弊，为了把工作做得更好，为了企业的发展这个统一的目标，一定会获得领导的支持。

四、结语

回顾会计电算化的实施进程，其已经作为一种新的工具成为会计人不可缺少的工作支持，给企业提供了便捷的数据平台。在实际工作中，它与传统的手工记账方式相比显示了强大的优势，也存在新的矛盾和挑战，但这并不影响它作为现代企业管理强有力的工具的普及，它已经对企业的发展产生了积极的影响。

（作者单位为山东省农业实业集团公司）

参考文献

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[2] 郑博文，朱可欣.会计电算化对传统会计工作的影响[J].现代商业，2019（18）：162.

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