浅谈城建档案管理存在问题及解决对策

刘霞

一、引言

城建档案以文字、图纸、声像等形式记录着城市发展历史，囊括了在城市规划、建设和管理活动中形成的房屋建筑、道路桥梁、地上和地下管线等各类重要资料，有着极高的社会效益和经济效益。晋州市于1991年撤县建市，尤其2000年以后，城市建设进入了高速发展期，城建档案在其中发挥了至关重要的作用。比如，利用城建档案资料，顺利完成了晋州市城市污水处理厂建设、轴承厂拆迁改造、城区集中供热管网改造等项目，以及在国家园林城市创建中，城建档案资料有力推进了创园资料汇编工作，为顺利通过国家园林城市验收打下坚实基础。由此可见，城建档案是城市规划建设工作的重要参考依据和基础，做好相关档案管理工作能够更好地服务于城市规划，提升城市管理的效果和质量。

二、城建档案管理现状的问题分析

1.档案管理不规范

主要表现在两个方面，一是档案资料保存较分散。以建设工程档案为例，其中的民用建筑工程档案和市政基础设施工程档案，从项目审批到竣工等系列资料的收集、整理分别由不同科室的工作人员负责。为查阅方便，工作人员便将档案资料长期保存在各自科室内部，并没有移交至档案室，往往形成负责一项工作就保管一份档案资料的局面，导致城建档案比较分散。二是管理制度落实不到位。有的没有按照档案管理规定时限、要求移交档案资料，有的对借阅的档案资料没有及时归还，导致档案资料的管理使用较为混乱。

2.档案管理人员少、业务素质偏低

由于档案管理工作相对单调，从事档案管理工作人员较少，具备专业职称素质人员少之又少。目前在职人员中大多没有经过专业培训和考试，对城建档案资料中各种规范制度不熟悉，对档案法规执行标准不明确，只是把档案管理工作简单看作收集资料、装订成册、整理入库，直接影响档案管理水平。

3.档案管理设施利用不充分

从当前情况看，城建档案室虽然按照档案管理规范，设立了专门库房，完善了各项硬件、软件等设施，但在实际工作中利用率不高，与真正实现标准化、规范化、制度化的要求还有一定距离。

三、城建档案管理现状的原因分析

1.对档案工作的重视程度不够

一方面是单位领导对档案管理工作不重视，没有把档案管理工作放在重要议事日程上，资金投入相对较少，致使档案管理的软硬件水平较低;另一方面是档案管理工作人员认识不够，由于档案管理领域窄，长期以来从事该工作的多为原来的“旧人”， 容易产生麻痹思想、松懈心理，习惯沿用旧有工作模式，工作标准和效率低下，致使档案资料整理工作无法达到“标准、规范、齐全、完善”的要求。

2.档案管理制度执行力度不够

对于档案收集、保管、借阅、保密等管理制度，执行不严、流于形式，导致档案资料借阅后归还不及时、即使归还也没有交全等问题，进而使得档案资料在后期使用中不系统、不齐全，严重损害了档案的真实性和利用价值。

四、城建档案管理现状的对策分析

1.提高档案管理意识，统一做好归档管理工作

城建档案管理工作者要彻底纠正认识偏差，增强档案管理意识，提高基础业务水平，实现城建档案管理科学化、规范化。一是做好城建档案资料收集工作。城建档案的收集是全部工作的基础，没有收集，城建档案工作就成了“无米之炊”。因此，城建档案工作人员应实行统一管理，督促各科室按时限、要求移交档案，做到应收尽收。二是做好科学归档整理工作。对各科室移交的档案资料及时进行分类、排列和编目，明确文件归档范围、保管期限、密级等要求，以便日后查阅使用。

2.加强人员培训，提高档案管理队伍整体素质

档案管理的好坏，很大程度上取决于档案工作人员素质。因此，提高档案管理人员业务素质，是加快档案科技进步、推动档案事业发展的关键。一方面，加大对档案管理人员培训力度，使其能熟知城建档案相关理论知识，掌握档案资料归档管理的基本方法和操作技能。另一方面，采取必要措施，引进专业人才，充实档案管理队伍，打破单一的纸制档案管理模式，逐步实现档案管理信息化、规范化、标准化。

3.强化制度建设，建立健全档案管理机制

制度管理是最有效的管理。要建立健全内容全面、结构完善的管理制度，推动档案管理工作有序有力开展。首先要遵循合理性和科学性，结合本单位档案管理特点和实际，研究制定出可操作性强的管理制度。其次要具有指导性和约束性，强化对城建档案管理使用的监管力度，进而提高档案管理水平。

结束语

综上所述，城建档案管理科学化、规范化是时代发展的要求。要坚持问题导向、目标导向，进一步增强档案管理意识，加大工作人员培训力度，建立健全相关体制机制，真正提升城建档案工作的质量和水平，全力助推城市的现代化發展。

参考文献：

[1]刘瑞欣.城建档案管理工作的现状分析及对策探讨[J].城建档案，2017（12）

[2]李新民.城建档案基础知识[ G].2013（06）（67-92）

[3]孙万彤.浅谈城建档案管理的存在问题及解决对策[J].黑龙江档案，2020（01）：66-67.

[4]佟立晶.城建档案管理工作之我见[J].黑龙江档案，2012（02）

作者单位：晋州市住房和城乡建设局