大数据时代档案信息化工作研究

王伟华

摘 要本文首先阐释了大数据时代推进我国档案信息化工作对于强化服务职能、提升管理水平和繁荣社会文化具有的重要意义，其次分析了大数据在发掘资源价值、细分用户需求、预测业務走向和优化管理决策等方面具有的积极作用，最后提出通过从征集渠道、提升能力、基础设施、人才培养和统筹规划等方面着手，推进我国档案信息化工作。

关键词大数据 档案信息化 档案工作 作用 建议

随着互联网、物联网、云计算等现代信息技术的迅猛发展，信息数据能以更快的速度进行分析、处理和利用，大量关联的或非关联的信息数据经过新的数据结构之后，又会不断涌现出大量的、新的信息数据。因此，在大数据这一时代背景下，档案部门如何适应新情况，且能够有所作为，已经成为大家必须面对的一项重要课题。

一、大数据时代推进档案信息化工作的重要意义

1.档案信息化实现了工作重点由管理档案向服务公众转变。传统档案业务偏重于档案资料数据的收集和管理，束缚着档案人员的积极性和主动性。档案信息化则以档案利用服务需求为出发点，实现开放管理和信息共享，促使档案工作人员必须以积极的心态为档案用户提供利用服务工作，进一步强化档案的服务职能。

2.档案信息化有利于档案工作转型升级和提质增效。传统档案业务中存在工作环节多、工作效率低等问题。档案信息化能够利用信息技术，实行模块化管理、一站式服务，传统档案业务中的一些常规性日常事务通过计算机设备、网络信息平台辅助完成处理，档案工作人员把自己时间、精力主要投入到提高业务素质、优化工作流程、创新工作手段中去，进一步提升管理服务水平。

3.档案信息化可以促进信息共享和社会文化繁荣。档案部门是公共社会最大的信息数据收集者和拥有者，档案信息化能够帮助档案部门获取大量重要的、关键性的、有价值的信息，帮助档案部门履行好自己的职能，为政府机关、社会组织开展相关决策提供依据。同时，档案信息化在一定程度上也实现了档案信息数据资源在全社会共享，从而对推进全民素质提升、社会文化繁荣产生极大的推动作用。

二、大数据对于档案信息化工作的积极作用

1.最大限度地挖掘馆藏档案潜在价值。每一个档案馆都是一个信息数据库。通过搭建档案信息大数据平台，在熟悉全部馆藏档案信息的基础上，对现有馆藏档案信息进行重新整合，挖掘分析出有价值的信息，构建出新的信息数据库，编研出新的成果。一方面，为档案用户提供了更多的选择内容;另一方面，也实现了档案信息资源利用的最大化。

2.科学地细分档案用户数据需求。随着全社会档案意识的增强，个性化的档案信息需求成为未来趋势。档案部门采用大数据的技术，引入关键因素识别不同用户的信息类型偏好，能够准确定位服务对象。通过对大量用户查询信息的内容、交流的方式和渠道的数据分析，掌握不同用户群的年龄、性别、学历、工作、兴趣爱好、行为方式等信息特征，可以更好地细分档案用户信息需求，有针对性地提供相应的信息内容，从而更好地为档案用户服务。

3.更好地预测档案业务发展趋势。通过收集和分析档案信息利用相关因素大数据，档案部门可以预测相关业务的未来走向。例如，近年来，社会和企业对人才越来越重视，学历造假问题凸显，过去高校档案馆中很少问津的学生录取名册、学籍表、成绩单、毕业生登记表等学生档案的认证查询率越来越高。通过关注档案利用率发生的变化，高校档案馆要建立起完善的学生学籍信息数据库，并做好这些档案的数字化和信息化工作，以待用户查询利用。

4.优化档案项目管理决策。随着档案信息化水平的提升，大数据会运用到档案项目管理中，树立起“服务网络化思维、信息化思维、技术性思维和资源共享性思维”[1]38-39，为档案事业发展提供科学决策。例如，档案部门通过大数据技术去追踪、搜集各类档案查询量与不同类型用户信息之间的关联性，了解不同档案用户需求格局和不同类型档案利用频度，确定各类档案数据库的建设规划顺序。同时，档案部门还可以通过引入项目运行数据、安全管理数据等相关性因素，建立风险控制模型，做到对项目风险的早期识别、早期干预，从而降低或控制项目决策风险的发生。

三、大数据时代推进档案信息化工作的几点建议

大数据时代，在档案信息化工作实践过程中，各档案部门要善于借鉴相关行业或相关部门的先进经验，创新管理体制、机制、方法和手段，促进档案信息化工作的有序进行，走出一条适合本单位的档案信息化工作新路子。

1.进一步拓展档案信息的征集渠道。在大数据时代背景下，多样性、大量性、快速性、高价值、低密度性的信息数据既对档案信息化工作带来了新的机遇，同时也带来了新的挑战。由于信息数据的来源、格式、存储等不同，呈现出的信息数据形式各样、不尽相同。档案信息数据管理部门可以进一步拓展信息数据的征集渠道和范围，如办公邮箱网络信息、传统平面媒体信息、微博微信等新媒体信息等，并把收集的相关信息结合起来进行处理使用。要加强档案信息管理部门之间的协同创新管理，进一步拓展部门间的信息共享范围;要发挥现有档案信息的最大价值，盘活现有信息资源，让信息的价值空间尽可能得到拓展;要打破档案信息壁垒，使各信息部门之间做到互通有无，相互融合，形成新的信息生态环境。

2.提升信息数据的处理能力和水平。我们知道，每一个部门日常业务工作中都会产生大量信息数据，但是具有保存价值的信息数据可能连10%也不到。“以视频为例，连续不间断监控过程中，可能有用的数据仅仅有一两秒。”[2]74-75我们要想在很短的时间内将这些价值分析和挖掘出来，无异于“沙里淘金”和“大海捞针”。档案信息元数据从产生以后，经过了征集、整理、鉴定、编研、利用乃至保管的全过程，业务流程较多，工作量也非常巨大。因此，掌握和运用大数据处理技术，从海量档案信息数据中分析出有价值的信息数据，将会逐渐成为所有工作中的重中之重。要进一步增强信息数据处理的时效性。目前，在反恐应急、抢险救灾等突发事件处理中，对信息数据实时、快速处理的要求极高，对事发现场的信息数据必须快速、准确分析，否则现场指挥人员将很难做出科学决策。同样，各级档案信息管理部门要加快馆藏内容扩容速度，提高对信息数据的分析处理速度和实效，更好地适应用户需求。

3.重视信息数据技术的运用和设备的更新换代。没有信息化基础设施，信息化就无从谈起。目前，各種现代办公设备、移动设备等产生、存储的大量数据，可达到PB级别，甚至可达EB、ZB级别。这种海量数据的大数据特征对档案部门的数据收集、数据存储和数据分析提出了更高的要求。同时，按照大数据的特点，将来档案信息数据唯有存放于特有的云存储部门，才能实现成本便宜和管理方便。要重视加强网络管理利用服务平台建设，利用现代网络和信息技术，做好网上征集、电子著录、查询一体化服务。要建立智能搜索引擎和个性化的推荐系统，多形式开辟网上远程服务渠道和交流沟通平台。要根据社会和形势发展需要，进一步开放档案信息数据范围，更大范围地实现档案信息数据共享利用，为社会大众提供更多层面的具体数据。档案管理部门还要积极争取上级领导和部门在资金与制度政策上的支持，加大本单位在通讯网络、服务器、防火墙和相关服务设备的人、财、物的投入力度，提升档案信息化基础建设水平。

4.着力培养熟悉档案业务信息数据管理和技术的专门人才。弗雷斯特研究公司副总裁兼首席分析师Brian Hopkins说，大数据的分析和应用需要业务分析人员、数据整合专家以及业务部门走到一起，开展通力合作[3]20。在信息数据时代，信息数据管理人员既要具有大数据时代的思维和意识，同时还要在具体档案业务实践中，能够学会从以定性分析为主逐渐过渡到以定量分析为主，或以定量分析和定性分析相结合的方向转变，能够善于从大量芜杂的信息数据中分析挖掘出具有整体性、相关联的共性特征的有价值的信息数据。信息数据管理人员还要重视对现代信息技术的运用，能够熟练应用互联网、移动网络、云计算、移动智能终端和现代信息技术设备，满足档案信息化建设工作的技术需求。各级各类档案部门将会结合本单位档案专业人才知识结构，针对自己的业务需求，在大数据处理上对档案专业人才的能力和素质要求的侧重点也不尽相同，有的关注档案数据资源库的建设能力;有的强调档案数据综合分析能力;有的重视档案数据编研开发能力;有的要求熟悉信息平台管理经验;有些还要求懂得互联网用户心理学，等等。因此，各级各类档案部门要结合部门人才素质实际，采取送出去和请进来的方式，培养业务素质较高的档案信息数据管理和技术专门人才队伍。

5.加强统筹规划部门档案信息化建设工作。中国工程院副院长干勇委员讲道：全国性大数据平台的建立，将直接使创新活动减少成本，少走弯路，缩短研发周期，促进科研人员迅速取得一些创新成果[4]8。要规划全国性或区域性档案资源云服务，实现全国或区域内档案条目的集中与共享，实现查重档案的存放与共享[5]34。档案部门在档案信息化建设工作中，首先必须考虑到此项工作的计划性和前瞻性，对现有的信息化工作进行合理统筹，确保档案信息化建设与其他各项工作信息化建设的平衡、协调关系。要正视档案信息化建设过程中出现的问题，及时调整工作思路和方法，对档案信息化建设决策进行必要的、实时的评估、修改和补充，以适应时代的发展变化。要建立与档案信息化建设相适应的机构设置，实现各项工作的专业化、精细化。在档案信息化建设中应建立起多部门协作机制，落实层级责任分工。要按照信息数据的征集、存储、管理、分析、利用的业务流程设置相应机构，各机构之间应各司其职，合理、有效地分析和输送档案信息数据，确保输出的档案信息数据的科学性、精确性，进一步提高档案利用者的决策科学化与管理精细化的水平。