医院档案管理工作的现状及创新(对策)探讨

张伟

摘 要：医院档案是医院成立以来直接形成的重要记录，真实反映了医院的人文面貌、历史变迁、发展进程。是各届领导及同志们为医院发展付出努力和心血的有力凭证，为医院的持续性发展提供较强的参考研究价值。档案管理工作的质量直接关系到医院的未来发展。随着医院管理的逐步成熟，檔案管理工作也越来越受重视，目前正往信息化道路发展，但也存在着诸多不尽如人意的地方，为此，笔者在本文中就我国医院档案管理工作现状及存在的问题进行简要分析，并对创新对策做一些探讨，以期给相关研究者以有益借鉴。

关键词：医院;档案管理;现状;对策

档案是社会活动的真实记录，随着医院管理的不断成熟，档案管理工作产生了更高的要求，如何做好档案管理工作，留存原始的社会记忆，稳定良好的医患关系，传承和发扬医院传统文化，推动医院高质量发展值得相关研究者思考和探究。

一、医院档案的定义

医院档案，是指医院在医疗和管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像等不同形式的历史记录，包括：文书档案、科技档案（基建、设备）、照片档案、实物档案、会计档案、病历档案等等，它是医院管理者、医务人员及医院其他工作人员辛勤劳动和集体智慧的结晶，是医院的宝贵财富。

二、档案在医院发展中的重要作用

1.档案反映的历史是真实而全面的

在医院发展过程中，其档案是能够了解医院具体活动的重要资料，也是医院外在表现的一种记录形式，通过对档案的整理、分析，就能够更好的了解医院、发展医院、办好医院。理疗医院的前身系炮台庄联合诊所，于1956年建立，1959年改为老炮台庄卫生院，1988年改建为理疗专科医院，后更名为理疗医院。2013年南开区编修地方志，理疗医院充分利用文书档案中的大量资料，书写了《理疗医院风雨兼程30年》（1979-2010），详实记载了理疗医院30年来不同历史时期医院建设与发展的过程，生动再现了理疗几代人呕心沥血为医院的建设和发展不断奋斗的历史轨迹。它使后人明晰了理疗医院是如何从无到有、从小到大的奋斗过程。

理疗医院能获得今天的成就，是前辈的理疗人用青春和热血辛苦奋斗而来的，今后又是后辈的年轻同志对医院优良传统的不断延续。如果我们将医院在社会活动中产生的文书资料、基建资料、设备资料、实物资料、会计资料及声像材料等都及时有效地收集归档，再通过档案工作者整理、鉴定、保管及最大限度内提供利用，为医院各项工作服务，即可不断提高医院管理水平，推动医院更好更快发展。

2.档案是领导科学决策的依据

在医院发展过程中，医院高层管理人员在针对问题制定解决措施过程中，经常会查看以往规定，进而来确保其解决措施的合理。比如：在改革院内制度时，医院高层管理人员就会以以往管理制度为基础，结合当前医院发展实情，制定新的《职责与制度》，为新时期医院管理制度化、规范化、标准化、科学化提供了指南。

3.档案是推动医院工作全面发展的重要载体

由档案形成的编研材料，是医院工作中频繁利用的指导性工具。其中二次加工的编研材料是通过摘录、缩编、剪辑档案内容，并按照一定的要求重新组织整理形成的概括性、合理性材料。它的种类多，针对性强，信息集中系统，能为医院各项工作提供内容最丰富、形式最直接、效率最快捷的服务。近几年，理疗医院十分重视档案的编研工作，编研了《医院大事记》（1988-2018）、《组织沿革》、《党建工作制度分册》、《纪检工作分册》、《行政工作制度分册》、《基础数字汇编》、《天津市南开区理疗医院工作总结汇编》（2006-2017）等一些既有存史价值，又能起到指导作用的读本，通过充分发挥档案的积累和载体作用，推动了医院各项工作的全面发展。

4.档案是医院管理的好助手

医院在发展过程中，留存了大量的档案，这些档案资料为医院的管理工作解决了许多实际问题，为维护和谐的医患关系提供凭证，有效确保医务工作者的工作质量，提高医院工作者的工作速度，减少成本支出，为医院发展提供帮助。比如：2019年理疗医院着手准备主楼改造，理疗医院档案室保存完好无缺的原有施工图纸为主楼的维修和改造具有一定的参考依据，在重新实地测量等环节中可避免重复操作，节省时间。

再者医院在接受各方面的检查时，如：2019年区委巡查，党总支、院长办公会、中层会会议记录，成为检查的主要内容，而这些会议记录都完整记录了医院开展各项工作的足迹，在档案室中保存完好无缺，随时可以调取。为医院顺利通过巡查奠定了良好基础。

三、医院档案管理的现状及问题

1.领导普遍重视程度不够

在医院发展过程中，受传统思维的束缚，医院管理层普遍对档案管理的重要性认识的不全面、不透彻，将档案管理工作简单的定义为收集、归纳、整理、保管文件材料的事务性工作。在医院年度工作目标、计划中，往往把如何提高医疗水平、医疗质量、医疗服务、改善服务态度和就医条件等等看作医院管理的全部，缺乏对档案的科学管理、设备投入、人员培训的考虑。另一方面院内对档案收集的宣传力度不够，医院领导者认识不到档案对医院发展的价值和作用，因此投入到档案管理的资源不足，档案资源得不到充分的开发和利用，导致当下医院的档案管理工作跟不上现代化的管理步伐。

2.档案管理机制不完善

在医院管理中，很多医院一般都按照卫健委的要求，制定了适用于本院的，较为健全的管理制度和各科人员的工作职责，而档案管理还没有建立起完善的管理机制、检查考核措施，医院内部缺少专业的管理人员和科学的管理体系，这些弊端导致医院的档案管理工作不科学、不规范，档案资料的保存和使用都存在严重的偏差，致使档案管理的质量并不理想。

3.缺乏专业的档案管理人才

大多数医院的档案管理人员并没有经过专业的档案知识的培训，对档案的重要性、管理要求及档案材料的搜集、分类、装订等业务都不是很精通，而且多数档案管理人员都是由办公室或行政科室人员兼职，往往不能全身心的投入到档案专业知识的学习中，缺乏对档案知识的钻研精神、进取精神，导致思维不能完全做到专业化、现代化、信息化、前沿化，制约了医院档案管理的发展。

4.档案管理跟不上时代的步伐

随着信息时代的到来和医疗技术的提高，档案数字化已成为档案工作的重中之重，纸质档案扫描工作在各地如火如荼地进行[]。而目前有些医院还只是停留在传统的医院档案管理技术上，已不能满足当今医院的发展要求，只会间接降低医院工作效率与质量。因此想要实现医院的长久发展和快速发展，医院档案管理工作也必须跟上时代的脚步，不断向纸质档案数字化、应用汉字识别技术、互联网+服务模式改进。在现代化的设备下，医院档案管理工作才会帮助医院完成预定的功能，满足不同部门的需求。

5.档案数字化工作存在安全风险

近年来档案数字化工作在机关单位推进较快，在发挥积极作用的同时，也暴露出管理上的安全风险隐患。保密行政管理部门在案件查处工作中发现，部分机关单位在档案数字化工作中违反保密法律法规规定操作，导致失泄密案件时有发生。档案数字化工作按流程可以分为生成、流转、存储、利用4个环节。常见的失泄密环节有：违规外包扫描、档案数字化资料流转不登记、存储载体丢失、违规复制扩散等。档案数字化泄密反映出的问题有：一是工作人员缺乏保密意识和常识，档案管理部门未按要求对相关人员进行保密教育和提醒，二是档案管理人员认知上的偏差，错误地以为电子版的档案资料可以随便复制、共享使用，造成国家秘密知悉范围扩大，最终导致泄密。三是外包监管严重缺位。档案数字化工作一般外包给专业公司进行，有的档案管理部门没有对有关公司资质、人员等信息进行审查，甚至对相关的数字化设备也不进行安全检查，使国家秘密处于危险境地，随时可能失控，后患无穷。四是成果流转“予取予求”，档案数字化过程中对于原始档案的管理、出库和入库、拆封和复原等环节没有交接手续，也不逐卷核对是否一一对应，不仅会给“有心之人”提供可乘之机，也不利于数字化效率的提升。完成数字化的档案资料在使用过程中，有的人随意复制和打印，缺乏完善的后台管理机制，没有建立相关台帐，出事后做不到对数字化档案的操作“有迹可循”。

四、医院档案管理的创新对策

1.加强领导，明确职责

加强医院档案工作，首先各级领导应增强对档案工作的认识，领导的重视和支持是做好医院档案工作的前提条件和重要保证;其次，医院要把档案工作当成一项全局性的工作来做，强化档案工作领导，要确定主要领导主抓，分管领导监督落实，将档案工作，纳入年度工作目标，强化各部门档案工作的协调配合，真正做到档案的科学化、规范化管理。

2.提高档案管理人员的综合素质

档案管理人员的素质主要反映在档案管理人员的工作意识和对岗位的热情，在医院科学管理中档案管理人员发挥着重要作用，他们自身综合素质的提高关系着医院档案事业的发展。在进行档案管理过程中，档案管理人员首先要具备较高的思想政治素质，要牢固树立政治意识、大局意识、核心意识、看齐意识，深入学习宣传贯彻《档案法》，在掌握《档案法》的同时要提高政治站位，干一行、爱一行、钻一行，打破固有藩篱，转变工作作风，创新工作方法、提高工作标准、着力完善管理体制、档案工作突发事件应急处置管理办法，健全工作制度，不断创新档案管理方法，持续推进档案工作科学化、制度化、规范化。

3.加强医院档案管理人员的培训力度

由于医院的档案管理人员，都是兼职，不够专业，应加大对他们的培训力度，至少每年一次，如：请专家和相关行业的优秀档案者为档案人员讲课，传授经验和研究成果，再者应加强内部交流，以南开区卫健委下属的医院为例，几家距离近的医院可以组成互学小组，互帮互学互助，分享好的办法好的经验，共同提高医院的整体水平，以促使我们的档案员能更专业，技术更精进，思维更开阔，管理方式更前沿、更科学，不断优化管理模式，提高医院档案管理工作质量，方便、高效、快捷的为医院档案需求者服务，为医院各项工作的开展付出不断地努力。

4.健全医院档案管理工作的设施设备

传统的医院档案管理形式，如检索、查阅与资料整理流程，已经很难满足医院的工作需求。在信息时代的影响下，科学技术和信息技术已经在很多领域得到广泛的应用。很多医院档案管理也由原来的人工服务变为电子索引，管理模式有了很大的进展，这也对医院档案工作管理效率提出了更高的要求，医院要增加相关先进基础设施的资金投入，扩大设备设施的使用，引进先进技术如：影像扫描技术、OCR识别技术、数字摄影技术（录音、錄像）图像处理技术、多媒体技术、存储技术等，进一步提高档案数字化标准，释放档案资源巨大潜能，把“死档案”变成“活信息”[ 数字档案管理《建设高质量档案信息库把“死档案”变成“活信息”》]严格执行档案资料保密制度，切实维护好医院档案信息的完整和安全。把服务于医院、服务于一线科室作为发挥作用的主渠道，为医院的发展贡献力量和智慧。

5.档案数字化严防失泄密

（1）开展档案数字化专项保密教育。档案数字化工作中暴露出来的保密问题本质上是人的问题，只有使有关人员主观上认识到档案数字化涉及保密的笼子、确保国家秘密安全奠定坚实基础。要加强对档案数字化工作人员的安全保密教育和技能掊训，结合案例开展教育，确保相关工作人员树立强烈的保密意识，掌握基本的保密常识。

（2）强化档案数字化全过程保密监管。按照国家档案局印发的《档案数字化外包安全管理规范》要求，慎重选择外包公司开展数字化工作，涉及涉密档案资料的数字化必须在专门场所进行，并派专人全程监管。

（3）规范档案数字化成果管理。档案数字化工作中要做好交接手续，严格清点相关文件资料，确保不丢件、不错件。加工完成的数字化档案资料要认真整理。

（4）加强对数字档案的安全防护，严格区分数字档案涉密与非密，并定期进行检查。同时按照《电子文件归档与管理规范》等相关制度，做好相关数字档案的备份工作。

五、结语

经验得以总结，规律得以认识，历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。[ 数字档案管理《与档案有关的名人名言-习近平》]档案有它的特点就是平时不起眼，也不引人注目，但是，一旦当你需要时，如果平时工作没做好，临海掘井，就悔之晚矣[ 数字档案管理《与档案有关的名人名言-江泽民》]。作为档案员应该肩负起我们的责任，传承和发扬工匠精神，不断学习现代化技术，把档案整理好、保管好，持续创新档案管理工作，最大化的提高档案利用效率，为一线科室服好务，为医院服务好，充分发挥档案管理工作在医院发展中的推动作用，适应医院不断发展的需要。

“库里有金须人炼，案中墨田要常耕。件件卷卷皆锦秀，橱橱柜柜尽春秋。件件卷卷流万古，字字句句耀千秋。”“兰台传后世，鉴古照千秋。”让我们持续做好档案管理工作，不辜负载入历史史册的档案员的名称。

参考文献：

[1]贺文娟.医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].中国卫生产业，2019

[2]韦香玲.新时期医院档案管理工作现状与创新分析[J].办公室业务，2018

[3]柳 微.医院档案管理工作的现状及创新探讨[J].管理观察，2017

（作者单位：天津市南开区理疗医院）