运用信息技术提高档案管理工作实效

赵全立

摘 要：现代医院在强化医疗技术水平的同时，需要加强信息资料的有效保存与科学管理，以提高综合服务效能为目的，发挥信息技术优势，不断探索创新档案管理的信息化建设路径。一切从单位实际需要考虑，积极探求各种新的管理方法，把最有实用价值的新的信息资源，纳入电子档案管理的范畴。充分运用已經掌握的大量档案资料，为单位的未来发展，进行科学决策，提供有效的信息依据，发挥着积极的效能。广泛采集有利于促进单位其它部门工作的有价值档案信息资源，加快信息化建设步伐，强化医院档案管理工作实效，发挥其在综合服务管理工作中的促进作用。

关键词：现代医院;档案管理;信息技术

一、实施档案管理工作信息化创新的意义

随着我国社会经济的发展，科学技术水平的进步，各单位在人事管理、业务往来、技术创新等方面，存在大量的有价值信息资料，需要妥善保存。而传统的档案管理工作，存在诸多弊端，尤其不能满足信息量日益加大的工作需要。首先要改变传统管理方法，摈弃已有的思维定势，客观面对传统纸质档案的种种弊端，借助现代信息技术的优势，全面实施档案管理信息化目标，具有非常重要的时代意义。档案管理工作是医院改革发展过程中，不可或缺的一部分重要内容，是在我国经济社会发展的前提下，快节奏工作与生活的现实需求。为更好地适应新时代的社会经济发展要求，加快档案管理信息化建设，结合单位实际情况，创新服务项目更加丰富的档案管理模式，重点突出实用价值与方便快捷的查询方法，与医院各科室联手，加大档案信息资源的开发力度，进一步提升档案信息资料的综合利用价值，助推科学管理理论的成功实践。这已经成为现实需要，但在实际工作中，一些单位领导，尤其是边远落后地区，他们的档案管理工作，仍然受传统观念的影响，仅仅是口头上的重视，在对实施档案管理信息化的投入方面不足，总是一拖再拖，在人力资源配置和设备更新方面，总是有点相对滞后于其它业务部门。有些单位为了凑数，甚至把从其它业务岗位上调换的非专业人员，随意安排到档案管理部门工作。在这种情况下，工作人员难以适应现代化的档案管理工作，但不能与单位的实际需要结合，难以跟上时代发展的步伐，仍然停留在传统管理模式的水平上，仅仅对档案的保存工作发挥了作用，不能对信息资源进行更高水平的开发利用，更无法为单位的科学管理与发展提供有效的决策依据。一些单位在档案资料的采集过程中，不注重宣传工作，导致相关环节部门的配合不力，不能及时把准确的真实有效资料保存。新时代的医院档案管理工作，必须在积极主动创新发展的基础上，提高信息资料的综合服务效能。各单位应根据自身实际情况，不断拓宽有利于综合利用的档案信息领域，积极探索有价值的档案信息管理方法。

二、改革传统管理方式提高电子档案管理水平

随着计算机信息技术的普及，档案管理工作也从多方面提升服务效能。档案管理实施信息化以来，从速度、容量和技术等方面，为档案管理工作迈上新台阶，提供了有效保障。档案管理工作人员也在不断更新观念，摈弃传统纸质档案管理时代的落后意识，主动探索档案信息查找的新方法，逐步向电子档案管理的创新模式转变。由于各单位领导对档案工作的重视程度不够，导致一线档案管理科技人才缺乏，设备更新滞后，工作人员的积极性不高，工作效率跟不上管理高效化的步伐，仍然存在档案管理水平落后，利用率较低的情况。信息技术是科学领域中相对更新发展较快的门类，随着信息技术的发展，对档案管理工作提出了更高的要求。我国的档案管理工作，在传统纸质、影像资料保存的基础上，经过了漫长的发展过程，对各方面工作都起着积极的促进作用，尤其是在逐步介入计算机信息技术的这些年，几乎各部门的电子档案管理工作都受到不同程度的重视。从事档案管理工作的人才，需要加强继续教育，才能跟得上时代发展的步伐。有的单位领导只顾及短期效益，对档案管理部门的在职工作人员的培训工作不够重视，未能对一线岗位的技术人员，实时开展继续教育工作。在具体工作中，没有把档案管理先进工作者与其它业务骨干同等对待。长期以往，导致人浮于事、细节错误频出、工作人员积极性不高，采集档案信息资料不及时、不精准，对信息社会的整体发展造成不利的影响。然而，一些单位的档案管理部门，由于种种原因，仍然缺乏足够的资金技术保障，尤其是难以把与时代发展相切合的，高水平专业技术人才，吸引到基层的档案管理工作中。而已有的档案管理工作人员，由于年龄等其它原因，难以实时掌握日新月异的信息技术，严重影响着现代大型医院的档案管理工作进程。

三、根据工作需要创新档案管理模式

在全面进入计算机信息技术应用时代，档案管理工作已经基本完成了向数字化方向转变的全过程。并且形成了相对完备的档案管理信息网络。然而，新时代的发展需要更加科学有效地应用信息技术，创新档案管理工作方法，更好地服务于单位及社会需要。为提高新时代的档案管理水平，适应信息技术支持下的发展前景需求，必须从现实生活出发，通过调查研究，切实认清档案资料的新型服务功能，高度重视档案信息化的服务方式创新。档案管理工作需要根据其它部门对信息资料的需求，增添有利于促进业务部门工作的新的档案信息内容。在新时代的档案管理工作中，借助信息技术，实施档案整理数字化运行流程，把各种有价值的资料，进行科学有序的归档管理。利用最新档案信息化管理软件，对文书档案实行文件集中录入，对其它各类档案实行案卷级录入，建立科学的检索方式，实现档案工作信息化管理，强化管理效果，使档案管理的安全性、完整性和保密性得到有效保障。有利于提高管理水平，服务于企业发展目标。充分发挥档案管理的服务功能，进一步通过反馈信息的管理，加强信息横向联系，实现档案资源共享，有效促进各项工作的整体发展，从而提高档案的利用率和使用价值。实施档案管理工作的信息化，建立分类齐全的电子档案，更好地适应信息资料的查找，以及相关部门的管理与应用工作，更加高效、快捷地服务于信息化管理工作。数字化技术在不断发展，应用于企业档案管理工作的各种软件、程序也在不断更新，提高操作人员的专业技术水平，提升档案管理的信息化功能，为现代管理工作助力。把档案资料处理得更加完备，精准而实用，直接服务于管理工作中。以创新发展的意识，推进实施档案信息化管理工作，有效提高了工作效率，节约了管理成本，在此基础上进一步探索，根据档案管理等信息资源的实际情况，构建与现代管理工作同步发展的，具有强大服务效能的创新发展模式。

四、提高档案管理工作的综合服务功能

传统意义的档案管理，主要在对已有资料的妥善保管方面下功夫，便于人们查找资料。但在信息化技术的支持下，在档案管理工作实践中，通过对大量档案信息的比对和统计，人们越来越发现，一些具有普遍意义的规律性认识，能够作为有效信息，促进对今后工作的科学决策与管理。由于传统档案管理方法滞后，工作人员对信息化技术不太熟练，缺乏对数字化管理优势的正确认识，使得医院的档案管理工作，仅仅停留在保存与查询的被动状态下，难以在信息时代充分发挥其应有的服务功能。所以，实施档案管理工作的创新发展，提升档案信息的有效价值，充分发挥信息技术优势，助推档案管理工作新发展，是时代发展的必然趋势，是适应现代管理科学发展需要，不可或缺的重要因素之一。在新时代的档案管理工作中，进一步强化综合服务效能，科学探索有效的管理方法，提高档案信息资料的应用价值，注重档案管理工作的综合服务功能。工作人员一定要不受传统的档案管理的思维方法影响，由被动的资料保存方式，转变到档案信息服务的高标准轨道上，要更好地服务于全社会的信息需要，提升现代信息资源管理的社会价值。重视档案管理工作的社会服务功能，挖掘各行业领域档案信息的潜在价值，让科学有效的档案信息资源，在传统意义的信息查找基础上，进一步过渡到主动为生产生活需求，提供更好的信息服务效能。新时代要围绕信息技术发展，探索高效的智能化服务模式，提高医院档案信息管理工作的现代化水平，提升服务意识。为了强化档案管理工作者的现代化服务意识，加强专业知识的学习，通过宣传引导，强化全员档案意识，使各个岗位的工作人员，都来配合档案管理工作。应用现代信息技术，实施档案管理的网络化建设，形成档案网络管理模式，提升综合服务功能。强化档案管理信息化发展，更加科学有效地提高档案管理的现代化水平和服务效能。档案管理应统一领导，注重档案资料的精准及时采集，进行科学高效的信息化处理，加强与时代发展需要的信息资源收集和利用工作，在传统档案资料保管与查询的基础上，进一步开发有社会实用价值的多方面服务功能。

五、借助信息技术优势强化医院档案管理实效

随着科学技术的进步，档案管理工作的业务水平和服务效能不断创新发展，借助信息技术的支持，充分发挥信息技术的多方面功能和优势，根据实际工作的需要，尽可能实现医院档案管理创新，提高医院内部运行管理过程中的效率。服务质量就是生命，优质服务才能获得更多人的支持，才能收获相应的社会效益。根据医院各科室工作的实际情况，构建以优质服务为前提基础，以科技化运行和网络化监管为主的医院档案管理体系，在保障医院档案服务质量的基础上，尽可能应用先进的软件技术，实施精细化内部材料管理信息系统。档案服务项目质量与先进技术的应用密不可分，现代医院通过先进信息技术，及时准确掌握来自于国际国内行业领域的大量信息，为确保各医疗项目服务水平的提升和实施，提供有价值的参考依据。应用现代信息技术，高科技助推档案管理质量效益更上一层楼。有了信息技术的支持，能够在技术应用和服务项目管理方面，进一步奠定先进技术影响下的科学发展保障体系，确保档案管理项目服务有利于提高医疗技术水平。为医护工作者提供极大方便，节约查找信息的时间、提高工作效率。构建以信息量丰富，时间精准为一体的现代化医院档案管理体系，从服务项目实施的每一个环节，应用计算机信息技术加强管理，告别传统项目管理的粗放化发展模式。通过加强信息化管理，使档案资料管理者和使用档案信息的社会各界人士逐步形成共识，使档案管理内容更加精细化，使检索查询方法更加精准，针对医院实际情况，提高信息化与智能化的设计预案途径。使所有的信息资料都能够有第一时间保存的科技依据，并且能够进行目标化信息查询路径，有效提高医院档案管理项目的质量和实用价值。为与国际技术领域的新发展同步，负责医院档案项目管理的专业技术人员，需要实时加强继续教育，通过及时的专业培训和技术指导等方式，提高医院档案管理工作的服务质量，强化管理工作者的信息素养，提高医院各科室信息资料的应用价值，进一步提高档案工作的现代化使用效能，让现代信息技术为医院档案项目的发展，插上腾飞的翅膀。医院档案管理项目的技术管理人员要不断总结经验，有较强的信息技术应用能力，使现代医院借助网络信息技术优势，逐步实现档案管理每一个环节的信息化和精准化，应用信息技术提高医院档案项目服务工作的进展，确保在实施过程中，提高档案整理保存和信息统计工作的效率，最终能够及时提供有利于医疗服务质量保障和医院发展运营的信息依据。当前各大医院面临的档案管理工作重点，需要以人为本，进一步拓宽服务领域，创新服务方式，几乎都需要信息化建设的支持。其中最重要的课题就是，完善医院档案管理工作的信息化目标管理。在信息化时代，医疗服务内容的丰富性和工作的快節奏的理念已经逐渐深入人心，在大部分人的生存发展空间里，时间和效率占据着极其重要的地位。对于医护工作者和广大患者而言，新的观念集中体现在医院综合治理环境方面，在医疗技术水平保障的基础上，进一步做好管理服务工作，提高档案管理工作的效率，提升医院档案管理工作的现代化服务水平，优化第一手资料的管理与保存流程，提升医院档案信息资料的实用价值，创新档案工作的服务内容，方便档案信息资料的查询与应用。医院档案管理工作的创新发展，必须在严格管控的前提下，通过正当渠道，加大信息科技投入，及时更新设备，学习先进信息管理技术，与社会相关部门对接，完善医院档案管理服务体系，确保档案管理服务内容的有效和服务方式的创新价值。医院档案管理的信息化建设，是一项逐步完善的系统工程，需要各方面的支持，涉及网络技术、软件工程等多个领域，在信息技术保障的基础上，最关键的是要切实做好档案管理项目治理工作，必须保障在消除风险的前提下运行，一定要针对实际情况，进行必要的权限设置，尽可能在信息安全的前提下，提供更加便捷的服务。

六、结束语

借助计算机信息技术优势，探索有利于促进医院档案管理信息化建设的方法。在原始纸质档案资料保存的基础上，强化电子档案信息资料的管理效能。重视电子档案的保管质量，同时也要注重强化新的服务功能。在与其它部门协作的工作实践中，充分发挥信息技术优势，及时采集一线工作岗位上的档案资料，尽可能满足单位今后在综合服务管理方面的需要，扩大新型电子档案资料的信息容量，提高综合服务功能。

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（作者单位：内蒙古自治区人民医院）