基于大数据的医院电子档案资料管理方法

詹金容

摘 要：随着科学技术的不断发展和计算机技术的迅猛进步，信息技术在各行各业中的应用不断深化，极大地提升了社会生产力，减少了人力资源的投入，提高了生产效益。对于医院系统来说，为了满足大量患者的需求，在大数据条件下进行医院电子档案的应用与整改，对于医院的可持续发展具有至关重要的作用。本文主要针对基于大数据的医院电子档案资料管理方法进行探究。

关键词：大数据;医院电子档案;资料管理

作为医院日常管理活动的关键环节，医院档案管理效率以及管理质量直接关系医院各项业务的进展情况。因此，必须要加强对医院档案管理工作的重视，明确医院档案管理的有效方法，规范医院档案管理的流程。随着大数据环境的逐渐形成，医院电子档案资料数量越来越多，对电子档案管理也提出了新的要求。傳统的纸制档案管理方式已经无法满足当前电子档案管理的需要，在基础设施、人员技术等方面还存在诸多问题，所以工作人员需要加强对大数据背景下医院电子档案资料管理方法的探究，明确电子档案管理的要点及管理的方式。

一、医院电子档案的重要性

1.为临床提供帮助

医院电子档案管理系统包含病患特征、信息变化、基本信息、医疗费用信息以及临床治疗信息等各式各样的与临床医疗相关的一切信息资料，将大数据技术引入到电子档案系统管理过程中不仅可以全面分析这些临床医疗信息，而且还可以为医护人员医疗方案的制定提供针对性的建议和意见，解决原有临床治疗过程中存在的不科学的行为和不合理的现象，减轻患者的经济负担，减少治疗的成本投入，提高医院整体医疗水平。结合大数据技术，可以建立起医院电子档案的数据共享平台，相关人员可以借助数据共享平台进行病人基本资料的高效准确地查找，从而能够系统地掌握患者的既往病历、过敏史、产生的医疗费用、用药剂量以及治疗方法，可以即时监控用药和治疗的过程，发现在这个过程中可能存在的问题采取针对性的解决方案保证治疗的效果以及治疗的有效性，提高患者的治愈率和满意度，减少患者的住院时间。对于转院的患者也可以利用数据共享平台进行患者病例的交接，从而能够使得医生更加方便的查看患者的所有信息，减少转院信息交接过程中的遗漏现象以及流程繁琐问题。医生还可以借助大数据平台对临床中出现的罕见病例进行相关资料的查阅，综合分析各种治疗方法，选取最佳的治疗方案，明确罕见疾病的治疗突破口，从而能够为疾病的缓解和治疗提供有效帮助。总而言之，医院档案是医院在大数据时代不断优化自身建设过程中不可或缺的部分。医院档案是实施健康战略、深化医疗改革的组成部分，是推动全民医疗、健康医疗的基础保障。由此可见，大数据技术在医院电子档案资料管理过程中的有效应用能够为临床提供重要的辅助帮助。

2.提高医院管理水平

在电子档案资料管理过程中应用大数据技术能够显著提升医院的整体管理水平，在大数据和云计算的环境背景之下，通过合理的分析电子档案可以及时得到医院日常运营以及医疗服务各方面的资料信息，帮助医院准确分析管理过程中存在的问题和薄弱环节，为医院制定行之有效的管理策略和管理方法，为医护工作的顺利开展创造良好的医疗环境。同时，大数据技术的应用还可以帮助医院的各个部门和科室制定合理科学的管理方案，提供针对性的医疗诊疗服务策略，推进医院的可持续发展，为医院的战略发展提供有效的数据支持。

3.提高医疗业务能力

将大数据技术应用于医院电子档案管理过程中，还可以保证医院内部各项医疗事件信息获得的准确性和及时性，为治疗方案的优化和升级创造好的条件，从而能够提高医院系统的医疗业务能力。电子档案管理系统经由大数据技术改进和升级之后，可以正确地评估各类药品的临床使用效果，加快药品研发和开发的过程，减少药品研发的经济投入，降低药品使用过程中的风险，提高药品应用质量和应用价值。另外，大数据技术在医院电子档案管理过程中的有效应用还可以全面反馈医院个性化诊疗服务的时效性和科学性，提高患者的满意度和治愈率。

二、医院电子档案资料管理办法

1.科学的管理办法

科学系统的管理机制和管理方法是大数据时代医院电子档案资料能够有效管理的前提，因此，需要结合医院的实际工作要点及医疗需求建立起科学系统的管理方案以及管理策略，为电子档案管理秩序地有效推进创造良好的制度环境，使得各项管理工作能够规范化、有序化地实施。首先，需要建立起明晰的权责制度，加强档案生产部门之间的交流和沟通，明确各部门对于档案管理的职责和任务。在部门中分解整体责任目标，然后再具体分配到岗位中，一旦出现电子档案管理问题，需要及时责任到人，追究相关人员的责任，督促相关人员的工作，保证医院电子档案的管理效率和管理水平。

2.电子与纸质档案并存

从当前绝大多数医院档案管理工作来看，普遍重视纸质档案的管理而忽略了对电子档案的管理。对于当前医疗信息迅猛增长的医疗环境，必须要加强对电子档案管理工作的重视，应用电子档案管理手段加强资料的整合和应用，并建立起相应的医院信息分析模型，利用大数据智能平台自动化和智能化的分析和处理这些模型，从而能够及时发现档案管理过程中的安全隐患，保证电子档案管理质量和服务管理平台的健康发展，使得资源具有安全性、共享性和开放性的特征。电子档案与纸质档案并存的医院档案管理方式必然是医院未来的发展方向，也会作为一种长期存在的模式，综合把控医院的生产经营活动，为医院的持续稳定发展提供有效的数据支持。

3.电子档案的备份

电子档案的丢失会造成资源信息的严重损失，影响医院的正常稳定运行，所以，相关人员还需要加强对大数据背景下做好医院电子档案的备份工作。结合医院产生的医疗资料进行合理的备份，保证医院电子档案资料的完整性和安全性，减少人为或者失误所造成的电子档案资料的损失。

三、大数据时代医院档案管理面对的问题

1.档案管理人员专业性不足

现阶段很多医院没有引进专业的数值化数据管理人才，只强调医疗卫生方面的人才选拔而忽视了档案数据管理方面的人才选拔，相关的从业人员只具备基础的管理能力，而对于问题发生的解决能力，精细化管控能力往往有很多不足，所以往往出现档案管理人员只能够按部就班的对数据进行整理归档，不能对数据进行系统的科学布局和整体数据分析，降低了档案资料的利用价值，不能准确的对当前医疗发展工作进行有效的评估，从而为医院未来的扩展方向提出意见，协助管理层做出决策，影响了医院的未来发展。同时医院数据档案由于涉及到患者的年龄、家庭住址、病历，属于高度隐私性资料，这就要求档案管理人员要有良好的职业素质与过硬的专业能力，确保资料的严密性，避免数据的泄露。

2.数据资料共享性不足

医院是医疗、教学、行政、科学研究等各个区块有机结合的整体，是获得最新调查结果的首要现场，是各个研究机构以及政府部门获取相关资料的重要场所。而随着互联网的不断发展，医院必须提高其资源的共享性，现阶段很多医院存在的问题是缺少文件信息检索平台，从而导致对外数据共享性低，很多医院医疗资料体量庞大，但分享性低，信息检索不便，导致信息利用效率很低，这对医院的未来发展，特别是教学方面以及科研方面影响更为严重。

3.缺乏档案管理意识

医院信息资料不能只局限于医疗科研以及教学方面，还应该加强档案管理的意识，而当前很多医院的档案管理制度方面存在欠缺，《档案法》中关于档案工作应当做到“统一领导，分级管理”的方法，而多数医院将档案管理分散于各个科室，没有统一的领导管理体制。并且现阶段很多医院在档案管理方面没有统一的制度规章以及管理标准，不能对档案进行全流程的详细记录，这样很容易导致档案数据节点丢失，也为日后可能进行的档案溯源带来困难，不利于医院的未来发展。

四、改进意见以及完善管理办法

1.完善信息分享功能

目前医院为了节省人力资源，数据采取外包的管理模式，这样会对医院的核心竞争力造成影响，因此医院要进行有针对性地深化改革，提高自身信息分享能力。医院应当在数据安全地前提下，有选择性地开放数据端口，提供开发环境，向外租赁信息云平台，建设档案数据共享平台;增加信息数据管理方面的资源投入，购买或者组织相关专业人员开发数据处理系统，实现数据的在线处理，为后续的数据分享提供基础;建设提供数据库，收集社会医疗卫生数据提高自己的创新能力与科研水平。

2.完善档案管理制度

完善医院内部档案管理制度，从当前医院电子档案管理情况来看，缺乏有效的管理制度是造成管理问题频发的最主要原因，所以必须要加强对电子档案管理工作的重视，按照“统一领导，分级管理”的原则制定完善档案管理制度，将现阶段分散的档案管理模式统一起来，并细化下级分散管理方法，形成科学高校的管理体系，在档案记录方面做到精细化、全流程，明确电子档案管理的方法以及管理的要点，协调好各个管理部门之间的责任，完成医院电子档案管理工作的目标。

3.加快档案信息化进程

医院档案的管理对医疗决策以及医院协同管理有重大影响。加快档案信息化，建设医院档案库，实现档案与实际的同步更新。建立网络档案管理平台，实现数据的检索功能以及提高数据的利用效率。充分利用网络手段，在保护数据的安全的前提下实现数据的远程取用以及数据交互功能，推动医联体建设。增加相关资源投入，对数据储存以及数据管理相关软硬件实时更新维护，确保数据的完整与安全。

4.安全问题的防范

安全问题一直以来是制约着大数据在医院电子档案资料管理工作有效推进的重要因素，也是当前信息时代的关键问题。作为一个信息量很大的地方，医院的电子档案管理必须要重视其安全性和隐私性，避免在电子档案管理过程中泄露隐私信息，做好档案备份管理以及电子档案的保密管理，一旦出现电子档案丢失的情况需要及时做到补救。同时，還需要加强对医院电子档案管理系统的网络安全防护工作，避免病毒侵入和黑客入侵，并建立起防御系统，由管理人员定期检查网络情况，及时发现攻击行为，采取合理的措施进行解决，避免数据传输的过程中遭到破坏，提高网络系统安全性和可靠性。

5.加强基础设施与人才队伍建设

优化医院的电子档案管理需要结合大数据技术的实际特点，不断升级电子档案管理机制，加强信息基础设施以及人才队伍的建设。信息化涉及到复杂的系统工程，存在很多技术问题，例如网络、计算机硬件、信息发布与规范、数据处理以及信息安全等。在信息化背景下，加强医院档案管理离不开专业的人才支持以及完善的基础设施建设。因此，医院在开展电子档案资料管理的过程中，需要不断加强对档案信息化建设所需要的软件、硬件投入力度。其次，医院还需要加强计算机人才队伍建设和档案管理信息化人才队伍建设，相关档案管理人员需要具备较强的计算机信息化基础知识，同时还需要具有专业的档案管理知识，从而能够更好的为电子档案资料管理服务。医院还需要加强对相关人才的培训工作，不断提高档案管理人员的技能水平和专业知识，积极引入专业高水平的计算机专业人才和档案管理人才，全面提升医院电子档案资料管理的质量和效率。另外，医院还应该不断完善人才队伍的制度建设，加强绩效考核与薪酬奖励的合理化分配。

6.档案系统维护工作

资料库建筑标准应符合档案保管的要求，提高档案管理处的转移性，档案保管处严谨存放其他物品以及设施，确保档案库的纯净性。提高档案库的安全等级，严防人为破坏，以及火灾、水灾或者认为造成的破坏、污损。加强档案库的安全设施，安置除湿器，加湿器，温度计，火灾警报，灭火器等装置，做好全面的安全管理工作。严格规定档案的查询流程，对于有关患者隐私的资料应设置高度的查阅权限。同时严格管理档案库的出入记录，非专职管理人员严禁随意出入。做好档案的日常维护工作，保证档案的安全与严密。

五、结语

综上所述，档案是医院信息资源的重要组成部分。随着医疗行业大数据的不断发展，档案的形式和类型变得越来越多样化，并且它们正从单一的医疗纸质文件逐渐转变为图像、文档、报告、MRI图像、CT等，让传统的文件管理模式变得复杂化。这就要求医院档案管理必须快马加鞭，不断改进和创新管理方法，以适应大数据时代医疗行业对数字化和高效率的要求。医院档案和数据的管理应适应新一轮医疗改革的要求，以医院建设、发展以及中心任务为内容，在管理不同类型档案时，要不断加强医院档案和数据管理的标准化。在抓好中心工作的同时，建立完善的档案系统、数据系统，更好地支持医院的临床科研工作，提高医院档案管理的应用功能。基于大数据的医院电子档案资料管理方法地有效实施能够显著提高医院的管理水平和业务能力，促进医院临床治疗活动地有序开展。在具体的电子档案资料管理过程中，需要注意科学管理方法的应用以及安全问题的防范，采取电子档案备份和纸质档案共存的方式，提高电子档案管理效率和管理质量，结合当前工作情况加强基础设施与人才队伍建设从多方面保证医院档案工作的有序进行，充分发挥医院电子档案资料管理的优势和价值，加强医院电子档案资料管理，不断强化医院档案资料管理的规范化，形成全面的系统的档案资料体系，更好地服务于医院的教学、科研工作，为临床医疗提供更加可靠地帮助，为医院未来的发展以及进步提供保障。

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（作者单位：桂林市中医医院）