档案数字化建设实践与发展策略

张丽

【摘要】随着大数据时代的悄然来临，信息化与数字化俨然成为一种常见词汇。而档案数字化管理的实现，一直以来都是档案管理发展的主流趋势。因为，数字化技术可以极大地提高档案管理的效率，节约大量资源成本的投入。基于此，笔者结合自身的工作经验，结合档案数字化建设实践的现状，指出其存在的问题，并提出相应的发展策略，以期实现档案数字化管理的目标。

【关键词】档案建设;档案数字化建设;档案信息化建设

随着国民经济发展水平的提高，以及网络技术的日益普及，为人们的生活工作带来极大变化，加之计算机广泛应用，使得数字化技术在档案管理工作中发挥出巨大作用。实行数字化档案管理方式，可以充分迎合时代发展需求，也是档案管理工作得以稳定发展的重要因素。现阶段，档案数字化管理服务需求量在持续增加，而且其操作也极为简便。实践表明，其在建设发展当中，存在部分问题。为解决问题，需要探索出有效解决途径，本文在这一背景下展开论述。

一、档案数字化建设实践现状

最近几年，数字化档案建设取得了一些成效。国家对档案管理工作引起高度重视，并颁布了有关的档案管理规划，其中明确地提出进行信息化、数字化档案建设，并列入国家发展规划当中。据此可知，档案信息化建设得到人们关注。自新时期以来，国家对档案数字化建设进行了积极有益的探索，已初步实现信息化档案管理，从而为数字化档案建设奠定了坚实基础。在建设档案信息化与数字化中，数字化档案管理显得尤为重要。通过建设数字化管理模式，打破管理瓶颈与封闭式管理模式，使档案管理愈发科学化与规范化，并为社会大众提供了优质服务。同时，对于档案管理工作提出全新标准与要求。

二、档案数字化建设实践中存在的问题

（一）档案数字化管理缺少规范性。当前，大部分企事业单位在档案管理中，存在些许不足之处，即档案管理工作相对滞后。首先，未建立健全档案管理模式与机制。在大部分企事业单位当中，会将多数资金投入科学技术研发等重要领域。因此，对档案管理工作缺少重视。资金投入不足是档案管理模式滞后的主要原因之一。其次，管理人员专业程度有待提高。在大部分企事业单位中，鲜有专门学习档案管理的工作人员，而且在企事业单位中多由其他相关专业者兼职此项工作。所以，在专业程度上略显不足，管理水平有限，无法有效规划与发展档案管理工作。还有少数专业人员即便掌握较多档案管理知识，但未将理论知识结合实践操作。还有少数企事业单位，非常不重视档案管理，对岗位从业者要求不高，甚至将即将退休的员工安排到这一工作岗位上。这部分员工在进行档案管理时，未根据现代化管理要求与规范进行操作，而且对于计算机知识所知甚少，不能娴熟利用现代化管理手段从事这一工作，间接导致档案数字化管理遇到难题。综合以上情形可知，当前国内大部分企事业单位的档案管理模式较为滞后，缺少规范化管理。

（二）档案数字化管理认识不足。现阶段，我国正处在档案数字化建设初始阶段，尚未透彻理解档案数字化管理模式。第一，从业人员专业化程度较低，在这一岗位上工作的人员，少有对口专业出身，因此致使其专业理论素养缺失，即便为本专业出身的工作者，也会或多或少存在理论与实践相分离的现象。第二，从业者在研究档案数字化时，极易受限于传统思维，创新突破意识不足。多数情形下，仅是在原有管理基础上进行延伸与拓展，显得非常局限，对于档案数字化缺少深刻理解与领会，并形成认知偏差，进而使其对于数字化档案建设具有盲目性。许多企事业单位为发展数字化档案，会专门建立数字化档案馆。在建立中，并不具备完整的建立方案，有时会在建立后期出现资金不足等问题;在数字化档案馆使用中，因为前期的工作弊端，致使后期需要投入高昂的系统维护费用等。

三、档案数字化建设实践与发展的应对

（一）规范档案数字化管理。以上论述得知，现阶段大部分企事业单位在档案管理中存在一些问题。甚至可以说许多地方的管理工作还相对滞后，而且在规范性上略显不足。第一，最为关键的因素，便是未完全建立完善的档案管理模式与机制。所以，在对这一实际现状进行改变时，需要构建出完善的管理模式与运行管理机制，这是数字化档案管理工作开展的主要前提条件。当企事业具有一套完善的管理模式与运行管理机制之后，其工作流程将会愈发标准且规范。第二，未解决工作人员专业水平问题。在具体招聘环节当中，招聘人员需要尽可能多招聘一些专业人才胜任这一岗位。对于那些在这一岗位上工作许久的老员工，应安排他们进行专业培训，使他们的技能得到强化。此外，对专业人才，需要对其开展相应的理论考核与实操培训，只有通过培训考核，才可以赋予他们相应的职位与薪酬。大部分专业人才虽然具备较为扎实的理论知识，然而实践能力偏弱，无法有机结合理论与实践。因此，在安排员工培训时，需要具有针对性，并做到人尽其才，将合适的人才放到合适的岗位上，从而使档案数字化管理模式发挥出最大的价值与作用。

（二）科学认识档案数字化管理。对档案数字化管理存在的误解，会在极大程度上制约数字化档案管理的发展。许多从业者极易受限于传统思维，缺少创新突破意识，在其理解当中，仅是在原有档案管理基础上做出相应延展。通过这一方式建设的数字化档案，缺少科学性与合理性。所以，为改变这一现状，应该摆脱对档案数字化管理产生的误解，不拘泥于思维框架。将更多的现代化思維融入其中，对数字化档案建设进行全面创新。在遵循数字化档案建设基础原则的基础上，将新颖的方法融入其中。此外，还需要对其进行资金上的合理投入，档案数字化的科学建设，绝不可以一味贪图发展的速度，而进行漫无目的的投资。数字化档案建设需要科学技术与大量资金支持，技术和资金之间具有互相结合的密切关系。虽然数字化档案建设急需科学技术提供支持，然而技术支持是以资金为基础，若是缺少二者其中的任何一种，均会阻碍数字化档案的健康持续发展。若是发生支持缺失的情形，可以通过以下两种方法进行解决：第一，运用技术外包的方式。这一方式是通过对已经开发完毕的软件进行购置，通过这一方式，实现两类支持相互结合的最终效果。对购置的软件应该按照数字化档案管理的发展做出相应调整。第二，全外包形式，即是将全部数字化档案建设工作，交由一个指定企业全权负责，但是这种形式需要投入大量资金成本。所以，各企事业单位需要根据自身实际情况，选出合适的形式，从而科学认识档案数字化管理。

四、结论

综上所述，为充分迎合时代发展潮流与需求，必须对传统档案管理方式进行改变。通过计算机系统的引用进行档案管理，可以使档案管理工作效率显著提升，最大限度节约信息传递产生的成本。为此，本文对当前档案数字化建设实践与发展策略，进行深入研究与探索，期望通过论述，可以为相关方面提供借鉴与参考。

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