新形势下办公室档案管理工作的创新途径分析

郑艺

【摘要】信息化时代，信息是重要的资源，档案作为信息的重要来源，使各行业发展过程中对档案管理工作越发重视，办公室档案管理工作面临着严峻的挑战。在这种新形势下，需要针对办公室档案管理工作中存在的问题进行分析，并创新策略，提高办公室档案管理工作的质量和水平，实现办公室档案信息资源的开发利用。

【关键词】办公室档案;档案管理;问题;创新途径

作为一个机构的中枢大脑——办公室对整个单位的管理有着非常重要的作用，发出正确指令，整体机构运作的科学化、规范化、精细化可以使一个单位有机运行。档案是地勘单位的重要信息，是记录历史的重要载体，对于地勘单位而言，办公室作为综合管理部门，档案管理是其中较为关键的一项职能，需要在实际工作中针对单位各项重要历史事件、重要工作内容和重点建设项目等内容进行记录、收集和保管，从而为单位发展提供重要的资料。随着档案工作作用的不断凸显，档案管理工作中需要积极对管理方式方法进行创新，以此来提高办公室档案管理工作的效率和质量，更好地发挥档案信息资源的重要价值。

一、新形势下办公室档案管理工作存在的问题

（一）对办公室档案管理工作重视度不够。由于大部分单位领导觉得办公室档案管理工作属于常规性工作，不会给单位带来具体的经济收益，对于提升单位社会形象也没有多大帮助，在这种错误思想影响下，对于办公室档案管理工作投入不足，导致档案管理工作经费缺乏，档案管理人员在实际工作中存在得过且过的心理，这必然会影响办公室档案管理工作的质量。

（二）缺乏完善的办公室档案管理制度。在实际办公室档案管理工作中，需要具备一套适应本单位的、完善的档案管理制度，明确档案工作人员岗位职责，在文件的收集、整理、利用、销毁等重要环节都能实现制度化、规范化，做到收集齐全、分类合理、归档及时。从而实现对档案管理工作质量的优化。在实际办公室档案管理工作中，仍有部分单位没建立健全档案重审制度，这就导致办公室档案管理工作缺乏规范性，时间一长，导致办公室档案管理混乱和无序。

（三）档案管理信息化水平低。目前形成的档案仍以纸质档案为主，信息化管理水平处于较低水平。这就导致实际档案管理工作量较大，而且档案管理工作效率不高，档案管理质量得不到保障。特别是在领导重视不够的情况下，档案管理经费不足，这也严重制约了档案信息化建设的进程，不利于办公室档案管理质量的提升。

（四）档案管理工作人员专业素养有待提高。档案对于地勘单位的发展具有极为重要的意义，无论是地勘单位的经营、改革和发展都离不开档案的支持。这就对办公室档案管理人员的专业素质提出了更高的要求。当前地勘单位办公室档案管理人员存在兼职的现象，部分档案管理人员仅能够保证每年参加一次档案局组织的档案岗位培训，工作中做到自学、提高业务技能的时间很少。而且在实际档案管理工作中，由于档案管理人员流动频繁，工作交接不规范、对本单位档案管理情况了解不够透彻，对档案管理的重要性了解不到位等，制约了档案管理工作的有效开展。

二、新形势下办公档案管理工作的创新途径

（一）积极转变思想，强化对办公室档案管理工作的重视度。进一步提高单位领导及档案管理人员对档案工作和档案安全工作的认识。单位领导需要积极转变思想，认识到办公室档案管理工作的重要性，并在实际工作中给予高度重视，提升办公室档案管理的规范化。并要树立先进的档案管理思想，将办公室档案管理工作纳入单位整体发展规则中，加大资金和人员方面的投入，全面促进办公室档案管理工作水平的提升。作为办公室档案管理人员，也需要积极创新自身的档案管理理念，并树立良好的服务意识，从被动服务转变为主动服务，更好地满足档案利用者的需求，更好地服务于单位的发展和建设。

（二）建立健全办公室档案管理机制。在当前办公室档案管理工作中，需要加快构建完善的符合单位实际的管理机制，从而为单位各项管理活动有序开展打下坚实的基础。而且通过加快档案管理制度，积极推动档案管理工作的创新。为了避免办公室档案管理机制的构建流于表面形式，则将其纳入档案管理工作创新体系中来。另外，还需加大监管力度，通过构建监管制度，确保档案管理工作能够严格按照具体的规章制度执行，进一步发挥其对档案管理活动的导向和约束作用。

（三）创新办公室档案管理模式。由于办公室档案管理工作中文件种类繁杂，文件数量呈现不断增长的态势，而且档案归类和存档缺乏具体的规范，导致文件缺失现象较为常见。针对这种情况，需要积极对办公室档案管理模式进行创新，具体可以针对收录的文件构建一个系统的档案目录，针对档案内容和性质进行科学分类。运用档案信息管理系统对于办公室档案进行管理，这样能够为档案信息的查询和检索提供更多的便利。而且为了保证档案信息的安全，还需要建立备份系统，避免档案信息出现丢失。

（四）加快推进办公室档案的信息化建设。在办公室档案管理工作中，需要对繁杂的信息进行归档和妥善保管，并实现档案信息的有效利用。但随着档案数量的增加，导致档案工作效率不高，档案管理工作越来越无法满足单位发展过程中对信息的需求。针对这种情况，可以充分利用先进的信息技术，通过加快推进办公室档案信息化建设，构建档案信息管理系统，以此来提高档案管理工作的效率，实现档案信息的快速查找。相较于传统档案管理方式，档案信息化管理可以有效实现档案信息的高效存储和保证档案信息的安全。对于地勘单位而言，还可以通过单位局域网来构建公共信息资源平台，构建信息数据库，实时对存储的信息进行更新，这样可以强化单位各部门之间的联系，为档案信息在单位内部共享的实现打下良好的基础。

（五）提高办公室档案管理人员的专业素养。在当前信息社会及数字化背景下，在办公室档案管理工作中，对于档案信息的安全性和保密性有严格的要求，这就需要一支高素质的专业性档案管理队伍。地勘单位在实际工作中，需要重视对档案管理人员的培训，通过采取多种形式的培训和教育，努力提高现有档案管理人员的专业知识水平和专业技能，并重視对档案管理人员职业道德素质的培养，提升档案管理人员的责任心，使其在实际工作中树立良好的服务意识。同时还要加大对人才引进的力度，积极引进高素质专业化档案管理人才，构建一支业务精通的高素质档案管理队伍，促进办公室档案管理工作的水平进一步提升。

三、结束语

在地勘单位改革不断深入的新形势下，办公室档案管理工作的重要性不断凸显出来，为了能够进一步提高办公室档案管理工作的水平，使其与当前新形势发展需求相符合。在实际工作中需要积极探索办公室档案管理工作的方式方法，并通过运用先进的科学技术来创新档案管理工作的内容，全面提高档案管理水平，使其为地勘单位各项工作的有序开展提供重要的信息支持。

【参考文献】

[1]朱铁军.新形势下办公室档案管理工作创新策略研究[J].卷宗，2015（5）：45.

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[3]徐秀英，李兆丹，宁宁.新形势下事业单位档案管理与创新策略[J].办公室业务，2016（11）：114.