竣工档案资料的整理浅析项目管理中几个关键点

摘 要：建筑工程施工项目管理是一项综合性的工作，不仅要对项目施工质量安全进行管理和监督，同时也要对项目各个阶段管理进度及档案资料整理负责，尤其对于项目竣工以后的档案资料整理工作，有助于对整个项目管理中存在的问题进行总结和反思。为此，本文结合四川省泸州市某工程概况，首先分析了项目竣工档案资料整理中的几个关键性问题，接着对项目管理中的一些关键点进行分析。

关键词：竣工档案资料;整理;项目管理;质量监督;关键点

一、引言

项目施工管理中，质量安全与监督管理工作是各方关注的重点。由于施工过程逐渐存在一些不确定的风险因素，如果施工中质量安全监管不到位，极易导致一些质量问题的发生。施工质量安全问题是不容忽视的重大问题，也是社会各界密切关注的问题，因此，容不得半点马虎。项目管理工作具有较强的技术性和综合性，不仅要做好施工过程的质量管理和控制，还必须把握施工各个阶段的管理与监督，尤其对于竣工阶段以及竣工资料的整理工作，对于整个工程的顺利完结尤为重要，需要项目经理施工现场组织的统筹管理。竣工档案资料整理是工程项目管理中必不可少的一个环节，既是施工单位对自身项目工程整体工作的一个总结，也是业主对整体工程的一个验收要求，因此，竣工档案资料必须完整、全面、准确、严谨，尤其涉及到质量安全与监督管理的相关内容，都要整理成册、归档备案，以供业主验收查阅。

二、工程案例

本文选四川省泸州市某政府机关办公行政大楼建设项目管理案例，项目规划楼高6层，12000平方米，要求具备水、电、气及通讯设备完善，项目工程工期2年，总投资0.9亿元人民币。建筑施工地段平坦，地基承载力强，北邻国道，东临市体育中心，方圆十公里内人员活动密集，对建筑工程施工质量安全要求较高。由于业主为政府单位，对竣工档案资料整理要求较高，竣工档案资料必须完整准确，并按照业主提供的格式整理归档，不仅纸质版归档，还需电子版归档，便于信息化管理。

三、竣工档案资料整理的关键点分析

1.尽可能保证开工档案档案资料的完整

项目施工开始前，需要完成一系列的准备工作，竣工档案资料整理包含整个工程项目管理的生命周期，为此，其完整性要从开工资料算起。开工资料包含了项目施工的一切准备资料，包括投标资料、中标通知书、施工许可证、施工合同、岩土报告、测量及试验报告、风险评估、施工图纸、开工报告等一系列施工前的准备工作，均要保存、整理、归档，确保开工档案资料的准备完整。开工前的准备工作能否面面俱到、万事俱备，决定了整个项目施工进展能否顺利进行，同时，也决定了项目施工的质量安全能否得到保证。开工档案资料是业主验收重点关注的一项内容，因此，项目施工前的管理阶段，必须重视开工档案资料的存档工作。

2.确保施工阶段的质量安全管理与监督相关工作档案资料的完善

业主验收关注的重大是项目的质量安全，对项目质量安全的把控体现在项目的施工阶段。因此，针对施工阶段的质量安全管理与监督相关方面的档案资料，是业主审查的重点，也是施工单位总结和反思的重点内容。在竣工档案资料整理中，不仅要对施工过程中各个节点、各个阶段的质量安全监管相应问题、档案资料等进行归档整理，而且对各施工阶段的进度控制、成本管理等相应数据以及施工工艺组织、技术变更等相关技术问题等档案资料的归档整理也应格外重视。档案资料要纸质与电子文档各保存一份，便于资料的信息化管理。

3.质量验收档案资料的编制与整理

项目竣工后，业主会组织质量验收，针对质量验收中一系列验收报告、试验报告以及建材、设备合格证书，均要准确完善。项目完工后，业主对项目各质量安全问题进行验收，包括地基工程、结构主体工程、装饰、建材质量、给排水工程、电气工程、机电工程、通讯通风、电梯工程等一系列相关问题进行质量验收，在此过程中，负责档案资料整理工作人员必须认真记录每项驗收过程、验收数据和验收结果，形成规定格式的质量验收报告，并对验收项目按一定顺序和格式归档整理。

四、项目质量监督管理的一些关键点分析

1.重视项目施工前的质量管控和准备工作

项目施工质量安全管理必须贯彻到整个项目管理的生命周期，从施工开始前的准备工作一直到施工结束，均要具备质量控制意识，确保施工质量的全过程安全。做足施工前的准备工作是第一步，也是非常重要的一步，为此，首先，做好项目施工的环境勘验与风险评估工作，通过实地调研施工现象的环境、地质工况，做好施工风险源及风险评估分析;其次，做好项目施工的整体规划和施工工艺的筹划，不仅要确保施工图纸的合理性及安全性，也要确保施工工艺的准确、合理、安全;再次，做好施工建材及施工机械的质量检验，所有施工所需建材及施工机械设备必须确保质量合格，并保留质量检验报告及合格证书，以供后期竣工档案资料整理。

2.重点关注项目施工过程质量安全与监督管理工作

为确保项目施工的质量安全，必须对施工过程进行严格把关，做好施工过程的质量安全监督管理工作。为此，首先，项目经理必须意识到施工过程的质量安全管理重要性，做到质量安全的精细化管理，对施工过程的各个环节都要管理到位;其次，做好施工现场的技术管理，施工技术的高低决定了施工质量安全的高低，现场施工必须重点关注施工过程中的重要施工工艺以及施工技术的应用，发现技术问题及时解决，确保施工技术应用合理、符合施工技术标准;再次，项目经理要与现场监理单位密切配合，做好施工现场的质量安全监管工作，通过严格监督，将质量安全管理落到实处;此外，为确保施工各环节的质量安全，可通过引入质量管理责任制，以提高质量管理效率，不仅要求项目经理对其管理职责负责，同时也要要求各施工工位、技术管理工位等对其工作及管理内容进行全权负责，一旦出现质量问题，责任到人，严惩不贷，绝不姑息;最后，为确保竣工档案资料整理的准确、完善，施工过程中一切相关档案资料必须整理、归档，建立专门的质量安全监管档案，确保需要时随时查阅。

3.培养专业的施工团队以提高施工人员的技术水平

施工人员的专业性决定了项目施工的质量安全性，因此，提高施工人员专业技术水平，从技术上减少质量安全问题的出现是施工单位亟待解决的问题。首先，对于施工管理人员，要选聘经验丰富、技术能力高、做事效率高的项目经理，项目经理对现场的施工管理工作进行细化管理，并对重视施工档案资料的编制、归档和管理工作;其次，施工单位应重视施工团队建设，选拔并培养一批经验丰富、专业能力强、综合素质高的施工团队;再次，施工企业应重视工程人员工作态度，施工人员要服从管理，严格按照施工工艺及标准施工，避免出现违规违纪磨洋工等影响施工质量安全现象。

4.从工程项目开始就抓起是做好竣工工作的前提

为了确保工程竣工资料的工作能够跟得上工程项目施工的进度，在工程项目实施开始就需要工程竣工档案资料与工程项目施工的进度保持一致，因此，这就要求建筑企業工程竣工档案资料的管理工作纳入到竣工工作中。在工程项目施工的初级阶段，施工企业就需要建立完善的竣工档案资料管理体系，确保竣工档案资料管理体系中有专业的工作人员负责收集、整理，并且还需要要求工作人员的工作步骤需要与相应的文件保持一致，从而可以确保工程竣工档案资料能与工程项目施工的进度保持一致，还要工程竣工资料能与工程项目施工同步完成。工程竣工资料工作人员在编制工作管理目标时，可以实行三同步的管理目标。三同步指的是工程开工与竣工资料收集同步、工程施工过程与竣工档案资料的记录同步、工程完工验收与合同竣工档案资料验收保持同步。在工程项目实施的整个过程中将三同步的管理目标落实到位，是确保档案资料管理工作顺利开展的基础。

5.健全档案资料管理制度是做好竣工档案工作的基础

为了确保竣工档案资料的各方面符合企业竣工档案工作的要求，在竣工档案资料开始记录之前就需要将工作人员进行培训，竣工档案资料管理的工作人员要熟知竣工档案资料的各方面要求，并在日常开展过程中要确保竣档案工资料的准确和全面。竣工档案资料管理的工作人员能够将档案资料管理制度不断的进行完善，因为建立健全档案资料管理制度是确保竣工档案工作顺利开展的基础，同时也要求项目各部门的工作人员在施工的过程中能够明确自身的职责，并承担起自身的责任。

五、结束语

项目施工管理中，工程施工的质量安全是关乎项目顺利竣工的首要条件，也成为业主及社会各界重点关注的问题。竣工档案资料是项目工程通过质量验收的有效凭证，也是一项工程顺利完结的标志。为此，施工企业不仅要重视施工过程的质量安全与监督管理工作，同时，也要做好竣工档案资料的整理工作，尽可能保证竣工档案资料的完整确保严谨，确保项目工程是顺利完结。

参考文献：

[1]张严宏.浅析建筑安装施工质量控制与监督管理的有效措施[J].中国建筑，2018

[2]刘越志.项目竣工验收档案资料编制与整理中的问题总结[J].经营管理者，2017

（作者单位：四川省泸州市建设工程质量监督站）

作者简介：王静（1974-），女，汉族，四川泸州人，本科，副研究馆员，主要从事档案管理等相关工作。