医院合同档案管理风险及防范研究

陈碧兰

摘 要：医院合同档案记录了医院的日常管理行为，对实现医院科学管理和长远发展发挥着极其重要作用。但，医院合同档案管理中也存在着诸多的风险隐患，防范和规避这些风险隐患，对医院日常管理和正常医疗秩序的维护都具有十分重要的现实意义。本文在分析了医院合同档案管理的重要性和风险类型的基础上，就进一步做好医院合同档案管理的风险防范提出了具体的对策建议，对规避医院合同档案管理风险具有积极的现实指导意义。

关键词：合同档案;管理風险;风险防范;医院

近年来，随着医院参与市场经济活动的不断增加，逐渐形成了购买设备合同、购买服务合同、基建合同、用工合同等，合同的种类和数量不断增加。医院合同档案作为记载履行合同全部情况的文字资料，对维护合同双方权益，规范医院日常管理，实现管理和长远发展中发挥着极其重要作用。但，医院合同档案管理中也存在着诸多的风险隐患，防范和规避这些风险隐患，对医院日常管理和正常医疗秩序的维护都具有十分重要的现实意义。

一、医院合同档案管理的重要性

根据《合同法》规定：合同是双方或多方当事人（自然人或法人）关于建立、变更、消灭民事法律关系的协议。合同是当事人基于意思表示一致的法律行为。医院合同档案则是以医院签订的合同为管理对象和内容的档案类型，做好医院合同档案规范管理具有积极的现实意义。

1.现实凭证功能

从“合同”的定义来看，医院合同档案的突出特点是凭证性。合同对当事人均具有遵守和履行的义务和法律约束力。合同订立、生效、变更、权利义务转让、终止、违约等，均需完全、唯一地依据合同档案，否则将承担由此产生的不利法律后果。以医院设备合同档案为例，在医院与医疗器械生产企业签订设备购销合同，设备质量未达到合同约定或缺件等，可依据双方当初签订的合同档案原始约定，分析责任分担。

2.转化参考功能

合同档案可以成为医院再次约定相关法律关系，并为医院领导的决策做出提供重要历史参考，将合同档案转化为现实法律关系确立的重要依据，降低医院管理风险，增强医院日常管理的科学性、规范性。如，医院用工合同档案的管理，为医院新一轮人员招聘、使用和管理提供历史参考，参考过往医院用工合同中关于薪资待遇规定、双方权利义务划分等都具有重要参考价值。

3.潜在预备功能

从医院合同档案中规定的内容来看，合同中往往约定了生效条款、无效条款及解除条款，在后期履行合同过程中一旦触发相应的条款将会对应的产生相应的义务履行或权利主张，这些都使得医院合同档案具有潜在的预备功能。如，房屋租赁合同，当扩大医疗规模或应急医疗活动开展的需要，需要扩大房屋租赁规模时，可依据现有房屋租赁合同直接签订相应的补充条款，如展期租赁条款等，缩短双方因再次重新签订合同耗费的人力、物力，提升合同签订效率。

二、医院合同档案管理风险类型

医院合同档案管理，是医院日常管理所形成的重要历史记录。根据医院档案管理风险的综合分析，存在的风险类型主要表现三个方面：

1.合规性风险

合同构成合同档案管理的核心和主要内容，医院签订的一份合同能否发挥其应有作用，根本在于合同签订是否规范。而合同档案管理的合规性也是直接影响合同效力的重要因素之一。如保管的医院合同档案中双方权利义务约定的不规范、语言存在歧义、重要条款不完整等，合同档案管理的合规性既表现在作为档案的合同内容的合规性，也表现在合同格式的合规性，还表现合同签订程序的合规性等等。一旦医院合同档案管理不符合规定，势必会给医院日常管理带来潜在风险。

2.完整性风险

医院合同档案的完整性是指合同档案管理过程中，涉及医院合同签订双方档案资料应收尽收。但由于合同具有一定的保密特性，以及合同档案的重要价值和存储必要性认识不足，这就使得医院档案收集的完整性一直成为医院合同档案管理的主要难点之一。出于查阅的便利性，医院合同档案往往分散于科室甚至时个人，造成合同档案收集不完整、有缺失。

3.安全性风险

医院合同档案的重要性不言而喻，医院合同档案管理的要求较高，因管理不善所导致的风险也时有发生。如纸质合同档案管理中的防火防霉防盗等问题需要切实解决;再如，随着无纸化办公的到来，计算机信息技术的应用，加快实现了医院合同档案管理的信息化、电子化，网络黑客攻击、木马病毒入侵、存储介质损毁等因素，也都容易造成医院合同档案实体的灭失或信息的泄漏，影响了医院合同档案管理的安全性。

三、医院合同档案管理风险对策

针对医院合同档案管理过程中极易发生的不同风险类型及产生的原因，要规避其中的风险，需要综合施策，采取有效措施，做好风险规避的有效应对。

1.健全医院合同档案管理规章制度

医院合同档案管理作为医院档案管理的一项重要内容和组成部分，涉及到医院管理的各个环节和各个部门，专业性、复杂性并存。这就需要医院档案管理部门根据医院管理的实际情况，详细制定医院合同档案管理制度，尤其是要明确要求医院各科室或人员在签订或使用合同档案一定时间内要及时将合同档案存档、归还，明确合同档案移交的时间、移交的范围、移交的方式。通过明确的制度性规定，使医院合同档案管理更加规范、科学，从制度上防范医院合同档案管理可能发生的风险。

2.做好医院合同档案及时准确收集

医院合同档案风险发生的重要原因是收集不准确、不及时，成为医院合同档案管理风险发生的重要因素之一，影响了医院合同档案的后期利用和价值的发挥。在收集医院合同资料时，档案管理部门要对其形式及内容的规范性进行分析，了解医院合同的具体办理情况，确保合同中的相关规定资料收集的及时、准确，确保应收尽收。如医院设备合同档案，除了购销合同外，还要注重收集设备生产企业资质证明、供应商及生产商授权或资质，特种设备还需要其他相关如压力证明等等，这些资料作为合同档案收集的重要组成部分，以保证所购买的医疗设备的合法性、合理性。

3.切实提高医院合同档案管理水平

注重信息化技术在医院合同档案管理中的应用，不断提升医院合同档案管理的信息化水平。例如，将医院档案管理系统与医院合同管理系统有机衔接，打通两套系统之间的信息“技术隔阂”。医院合同管理系统中包括了合同内容、签订时间、合同履行，以及具体的签订时间和付款信息等，并及时将相关资料导入至合同档案管理系统，实现合同资料生成与管理同步，并及时将原本纸质档案资料转换为电子版档案资料，极大地提升了医院合同档案管理的效率。

4.增强医院合同档案管理人员素能

医院合同档案作为一类特殊类别的档案管理，除了要完善档案管理制度、及时做好合同档案资料收集，提高医院合同档案管理水平之外，还需要切实加强具体从事医院合同档案管理人员的专业素能。一要在思想上重视，加强档案人员的思想教育，把医院合同档案纳入到医院档案管理的整体工作中谋划和推进，严格按照医院合同档案管理的特点和规律，认真做好医院合同档案的收集、整理、归档、鉴定及利用，加强医院合同档案管理。二要切实提升医院合同档案从业者的专业素能。组织档案人员开展《档案法》《合同法》《保密法》等专业素能的业务知识再培训，加强档案人员岗位练兵，提升实践能力。三要加强医院合同档案从业者综合业务素能培育。随着信息技术的应用，大数据、云计算、互联网等技术在医院合同档案管理中的应用，加强从事医院合同档案从业者计算机等信息技术的培育，提升广大档案人员的综合业务素能，以适应新时代医院档案管理的现实需要。

四、结语

医院合同档案见证了医院日常管理历程，是医院档案的重要组成部分。要高度重视医院合同档案管理工作，针对当前医院合同档案管理存在的合规性、完整性和安全性风险，要从健全医院合同档案管理规章制度、及时准确收集医院合同档案、提高医院合同档案管理水平，增强从业者的综合业务素能等方面采取有效措施加以规避，最大限度地降低医院合同档案管理的风险，提高医院日常管理水平，维护正常的医疗秩序。

参考文献：

[1]周一春.三甲医院合同档案管理的风险与防范[J]，2019

[2]陸 燕，陈芳洲，葛良君.浅谈医疗设备合同档案管理[J]管理观察，2016

[3]文 雯.合同档案管理中的主要风险与管理措施[J]中小企业管理与科技，2017

[4]余 洁.公立医院合同档案管理的研究进展[J]行政事业资产与财务，2019

[5]韩 钰.公立医院合同管理风险管控探析———以A公立医院为例[J]会计之友，2017

[6]李玉丹，王 峥，倪震勇.公立专科医院经济合同采购的廉政风险及防范[J]现代医院，2017

[7]柯梦玲.基于可接受风险理论的档案风险评价研究 [J]城建档案，2019

（作者单位：广东医科大学附属第二医院）