企业数字档案室建设方案

罗富敬

摘 要：建设方案是企业数字档案室建设工作开展之前的计划，是后期实施的蓝图和规划。充分而详尽的建设方案，可以有效指导项目执行、能明确项目目标与要求、便于与项目相关人员的沟通，达成共识，对于企业数字档案室建设项目有效实施的指导作用有重要的意义。企业应设计科学规范、符合自身实际的具体实施方案，主要包括建设目标、建设内容、建设步骤和具体实施细节等方面。

关键词：数字档案室;企业数字档案室;建设方案

一、总体目标

实现室藏档案数字化管理，建立面向全体员工和相关单位（建设单位、施工单位、监理单位、行政主管部门）的室藏档案信息服务体系，并形成网上电子文件收集、归档、管理、利用、定位、编研、统计、展览等功能，基本实现各部门、各分院、各项目的应归档电子文件通过网络移交进室，建立健全相关数字档案管理室相关制度，建立网上数字档案室，进一步提高档案管理水平。

二、具体目标

1.基础设施建设目标。配备符合数字档案室运行需求的网络、数据库、服务器和存储设备，引进必要的计算机操作系统和软件，使数字档案室有效运行。

2.数字档案资源建设目标。按照国家标准完成增量档案数字化工作，确保电子档案的及时性和完整性。有步骤的开展电子文件的接收工作，并做好电子文件的真实性、完整性、有效性鉴定。

3.电子档案管理系统建设目标。升级改造档案管理系统，達到数字档案室建设要求，实现档案信息系统整合和资源共享，促进档案服务精准有效。

4.档案信息开发利用目标。充分发掘我院60多年建院历史中沉睡的档案资源，让其中蕴含的数据和技术能提炼出来，主动给设计人员和管理层，适应新时代设计档案新的利用需求。

5.制度规范建设目标。按照数字档案室建设的要求建立健全业务性标准规范、技术性标准规范和管理性标准规范，通过加强顶层设计、完善法规制度、强化监督指导，保证数字档案室建设的顺利开展。

6.安全保密体系建设目标。结合数字档案室建设完善相关的规章制度，建立数字档案的安全保管和备份制度，做好涉密数字档案的管理，筑牢档案安全防线和保密底线。

三、建设内容

1.基础设施建设。（1）机房建设。在我院现有网络机房的基础上，对照国家档案局数字档案室的要求，通过改造网络、添置新设备的方式，建设数字档案室运行要求的机房。（2）网络设施。我院使用的是内部局域网络，内外、外网分开，数字档案系统放在内网上，不在外网公开。拥有我院OA账号的职工，可以通过VPN接入，通过OA进入我院数字档案系统。但随着数字档案室中30多万条历史数据的转入、电子档案逐步实现在线归档，电子档案利用试也逐渐被利用人员接受，档案管理工作大多是基于网络进行，对网络的要求很高。要求我院必段升级现有网络，满足电子文件收集、归档和电子档案管理、利用需要。（3）硬件设备。数字档案系统是一个专门的、专业的系统，对数据的保密性、服务器的高效稳定性要求很高，需要配置一个单独的服务器。同时，考虑到数据安全存储需要，还需配备稳定与适当冗余的数据存储备份设备。（4）基础软件。数字档案室所有的档案都可以全文检索，甚至还能实现单份档案内的全文检索，这就需要配备相应的软件或工具，例如全文检索工具、光学字符识别软件等。

2.应用系统建设。应符合《企业数字档案馆（室）建设指南》的要求，具备电子档案收集、整理、保存、统计、利用、系统管理以及传统载体档案辅助管理等功能。

3.数字档案资源建设。首先把室藏档案全部数字化，这是数字档案室资源建设最重要的工作。在全部档案数字化的基础上，建立健全各类档案元数据，检查已有电子档案质量，做好主营业务系统与数字档案系统的对接。

我院安全鉴定、评价等业务的专题工程可以汇总形成安全鉴定专题数据库。同时，依托现有数字资源，可建立工程技术指标库、工程获奖信息库、BIM模型数据库、测绘数据库等工程类专题数据库或机构沿革、党代会、职代会等会议类专题档案数据库，也可以建立如抗击非典、新冠肺炎等过程资料的突发事件档案专题库、

4.制度规范建设。虽然我院近年来不断地完善各类规章制度，也修订了一批规章制度。但数字档案室管理方式、管理模式和工作重心都已改变，需要根据数字档案室的具体内容制定和完善相应的规章制度。包括建设企业数字档案室过程中需要的元数据规范、利用权限规范、文件材料归档范围与保管期限表等。

5.安全保密体系建设。数字档案室在建设和后期的运行、维护过程中，都要遵守国家的保密法规，配备相应的安全保密设备。我院各类档案除了是生产经营活动重要的历史记录外，很多档案还是我院的知识产权和商业秘密，在档案数据的访问权限方面要经过严格的讨论;档案数据的接收、移交、销毁、备份等管理规范也需要逐一完善。

6.经费与人才保障。企业数字档案室建设成功与否离不开强大的人才队伍，有档案人员、信息技术人员、安全保密人员的参与，项目才能顺利完成。同时，经费的保障与落实，是项目软硬件配置是否到位的关键。

四、建设步骤

1.实地调研与方案制定阶段。到国家档案局公布的第一批数字档案馆（室）建设试点单位调研或到档案信息化发展较好的单位调研，学习数字档案室建设经验，结合自身业务特点及需求，制定切实可行的数字档案室建设方案。

2.电子档案管理系统升级改造阶段。对企业档案管理系统进行升级开发，实现电子文件采集、电子文件管理、元数据管理、工程档案远程归档、照片档案管理、声像档案管理、电子文件位置管理、电子档案统计、销毁等功能，开发移动终端查档系统，突破时间、地域的限制，真正实现档案查询的“随时随地”服务。

3.数字档案信息资源补充阶段。制定符合要求的数字化标准和制度，安排专人负责存量档案数字化工作。加强接收电子文件的管理工作，归档电子文件按照电子文件整理规范要求分项目、阶段、文件类型整理，填写档号标识、载体标签和归档电子文件登记表。

4.制度规范建设和安全保密体系建设阶段。在数字档案室建设过程中，根据我院实际情况完善相关制度和规定。包括各种过程性制度和基于數字档案室的电子档案收、管、存、用等制度和标准规范。这个阶段将贯穿数字档案室建设的整个过程中。

5.档案信息开发利用阶段。利用数字化档案信息资源和接收的电子文件，深度挖掘档案信息资源，进行二次开发，提供多样化的成果辅助生产、经营活动。这个阶段也将贯穿数字档案室建设的整个过程。

五、实施过程

1.成立机构。以文件形式成立“企业数字档案室建设试点工作领导小组和项目小组”。

2.学习考察。学习借鉴第一批数字档案室建设试点单位和其他单位的先进经验，具备实施能力的技术支撑单位或公司也在考察的范围内。

3.项目立项。立项包括在本单位、本系统、本地区立项，根据项目进展情况和研究深度，可以在一个或多个地方立项。项目立项前，可请教行业内的专家，对项目可行性研究报告或建设方案进行论证评审。

4.基础业务完善与规范化。电子档案管理与传统纸质档案管理不同，工作方式逐渐由线下转移到线上，工作模式也逐渐由纸质管理转变为双轨制直至单轨制管理。在此过程中，档案人员岗位设置、工作习惯、工作表单、工作流程都会发生改变。数字档案室建设过程中要逐步梳理完善各项基础业务，使其科学化、规范化。

5.制度标准规范制定。包括制度规范建设和安全保密体系建设。根据企业实际情况制定数字档案室相关制度和规定。

6.硬件设备配备。全面检视我院现有硬件设备，根据未来3至5年档案数据增长情况、系统使用人数、安全保密需要、系统部署方式等配置。

7.电子档案管理系统实施。开发或采购档案信息系统。根据国家档案局印发《电子档案管理系统基本功能规定》，对照企业存在的问题，完善档案系统开发。

8.传统载体档案数字化实施。完善数字档案信息资源，将已数字化的存量档案数字化成果检查备份，安排专人负责增量档案数字化工作和接收电子文件的管理工作。

9.档案专题数据库建设。加强和创新档案工作。结合企业电子图采集系统、工程地质勘察数字采集系统、三维设计系统探索电子档案归档方式，规范数码照片档案管理。

10.电子文件归档实施。我院主营业务系统是CDMS文档协同系统，数字档案系统开发过程中要考虑和CDMS系统的对接，直接实现电子档案的在线归档。

11.中期检查。数字档案管理系统上线并经过一段时间的试用和完善后，即对照企业档案室建设相关标准进行过程性检查。通过检查查漏补缺。

12.项目验收。完成所有数字档案室建设子模块，准备好验收材料后，可向国家档案局提出申请，组织项目验收。

13.项目运维。主要包括：建立数字档案馆（室）运维工作的组织机构，确定专人负责运维。运维采用外包模式，由数字档案系统开发单位负责，运维费用在采购时要一并考虑。

参考文献：

[1]企业数字档案馆（室）建设指南[S].

[2]吴小竞.机关数字档案室建设研究[J].山西档案，2018

（作者单位：广东省水利电力勘测设计研究院档案管理中心）