探析新时期高校档案管理方式的改进

付煜

摘 要：对高校的管理机制来说，档案的管理可谓是重要一环，高校档案管理的优化有利于提高高校的管理水平。在当今知识经济下，教育改革不断深入，信息时代呈现蓬勃发展的趋势，信息技术也为高校档案的管理提供了动力。与此同时，高校档案管理方式也面临着巨大的挑战与机遇，因此，高校档案管理应紧跟时代的步伐，深刻认识到管理工作的重要性，明确档案管理的价值所在，改进档案管理方式的不足之处，制定优化策略，为高校的可持续发展添砖加瓦。

关键词：新时期;高校;档案;管理方式

高校档案记录着高校成长的方方面面的内容，展现了高校的发展进程，是极富价值性的资源，它对高校的稳定发展有着深远意义。信息时代下，信息数据已经成为人们生活中的重要组成部分。为了跟上时代的步伐，我国很多高校已经实现了信息化，将信息技术注入到了档案管理工作中，并且取得了质的突破，只是仍有诸多不足。所以，高校需重视起档案管理问题，优化与完善管理策略，提高服务能力，促使高校档案管理工作顺利实施，满足新的发展要求。

一、高校档案管理的含义及价值

1.高校档案管理的概念及地位

2008年出台的《高等学校档案管理办法》中对高校档案有明确的界定，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。它是高校发展中相对真实和权威的记录。因此高校档案不仅是高校管理不可或缺的组成部分，也是高等教育工作的重要环节，必须强化各种资料的收集整理以及保管。同时，高校档案对高校的发展有着重要的借鉴作用。由此可知，高校档案的优化管理也反映了高校综合管理水平。

2.高校档案管理的社会价值

高校档案承载着高校的历史，记录着高校的发展历程及发展痕迹，是高校的核心资源。基于此，高校档案对高校工作的展开以及教育教学的可持续发展有着举足轻重的作用。随着我国教育水平的不断提高，高校档案也取得了巨大的进步，主要体现在其功能性方面，它具有工作总结、会议记录、保存文件等功能，并且涵盖了高校大大小小的所有活动。除此之外，文化和科学内容也被高校档案纪录在内，高校的整体发展水平正是由这些档案文件所体现出来。所以高校档案具有丰富的社会价值。

3.高校档案管理的信息服务价值

高校档案管理工作中可以将使用收藏的文献资料，围绕用户提出的某主题，在管理范围内，查询相关文件资料，经整理后提供给用户。高校档案可以根据编写人员、管理人员的需求将管理文件追踪细化，或是提供相关文献资料或索引。传统档案信息服务主要是通过目录或者其他检索设备，多使用手工检索为用户提供档案信息服务，且服务手段极其受限。随着互联网信息化的飞速发展，高校档案管理也具备了多种检索方式，现代化技术的问世更为用户提供了多样化的服务。例如一些多媒体文献便自带自动化信息处理功能，可以实现自动检索及多样化检索，为广大师生节省了大量的时间和精力。当下，在搜集档案资料中，人们完全可以通过网络便捷地查询到需要的信息。

二、我国高校档案管理存在的问题

1.重视程度不够，对综合档案管理认识不到位

一部分部门管理人员仍存有传统的思想观念，忽略档案管理工作在高校工作的重要性，对综合档案管理工作重视度不足，认为高校档案管理可有可无。于是他们的工作的重心也都偏向高校基本建设或者其他教研改革活动中。这就导致了高校档案管理效率的降低。相关档案管理工作人员也因为外部不重视，内部出口窄等因素而缺乏工作积极性，尽而丧失创新能力，很容易造成重要档案资完整性缺失或料损坏问题。

2.高校档案管理信息化建设工作进程缓慢，档案资源开发利用程度不足

只有高校档案能够被有效地开发使用，高校档案管理工作才能可持续发展下去，合理开发和使用高校档案便是档案管理机制的核心。目前，高校对于开放档案材料还停于表面，人力、物力、财力投入都极其有限，严重影响了高校档案信息化建设的进程。这便导致了工作人员难以提高自己的工作效率，高校档案的真实价值无法体现出来，得不到充分发挥。

3.档案管理和宣传工作不到位

高校档案管理和宣传工作不到位，不仅影响高校综合档案管理工作无法顺利开展，还大大降低了档案管理的实效性。很大的原因便是相关工作人员并不具备市场化思维，思想相对封闭，并没有及时更新传统的管理思想，当然，宣传工作也不予重视。所以，时下有很多的大学生或者是高校老师还不能够客观全面了解高校档案管理工作，更没有认识到档案管理工作的重要性，甚至出现了对档案管理工作不予理解、不支持、不配合的想象。正是因为这些现象的滋生，一定程度上阻碍了高校档案管理工作的顺利开展，工作效率的下降。

4.档案管理工作人员专业素质有待提升

社会经济的飞速发展及信息时代的到来意味着高校档案管理人员也要面对新的挑战，然而当下部分高校缺乏具有优秀专业素质的档案管理人员。档案管理工作人员自身专业知识匮乏，能力水平未达标，信息处理能力较差，这些直接影响着档案管理工作的进展及其呈现的整体效果。所以各高校应大力引进可用性人才，为档案管理工作注入活力，提高档案管理工作水平，保障档案管理工作的顺利开展。

三、改进高校综合档案管理方式的策略

1.树立档案管理意识

要健全新时期档案开放意识。当下部分高校都将内部档案信息向师生公开，仅有部分涉及机密的档案一直被封存保留。所以，各高校档案工作人员应自觉主动地树立开放意识，同时要根据使用对象的真实需要，提高档案管理的有效性。第二，要树立档案时效意识，随着社会的不断进步，高校档案管理工作也应追上时代的步伐，促进自己时效性的发展。对于档案材料要做到及时更新，第一时间收集整合与之相关的文档材料，向广大使用者实时投放准确的档案信息，让档案材料的真实价值有所体现。第三，要树立档案服务意识，国内各大高校近些年来竞争火熱，其竞争阵地也逐渐向着教育能力及教学水平转变，在这一时势下，高校档案管理便能够在很大程度上为教育教研等方面的工作提供可行性的依据和借鉴。所以，高校档案管理人员应自主树立服务意识，开展服务工作，为使用者带来更舒心的服务。

2.做好档案收集工作

第一，要完善每日工作收集与定期阶段总结，保障二者能够同时进行，相辅相成。这就需要管理高校档案的有关人员具有一定的洞察力，并且对高校日程管理活动都具有一定的认知。在平时收集整理综合档案材料文件，与此同时还需为这一活动定期设置时間，在每一固定阶段进行集中性的归类和检查，确保万无一失。第二，要使重要档案收集工作与普通档案收集工作同时进行。每个档案材料都有着不同的价值，所以这需要相关人员能够拎得清缓急轻重，不容有失，保证不会出现丢失、漏失文件的情况。第三，高校的档案材料分散在各部门和各二级院长，因此档案馆的工作人员要协助、指导各部门及时上交应归档的材料，避免拖拉现象的产生，并保证档案材料的准确性和完整性。

3.加大管理信息化改革力度

长久以来高校管理系统都采用传统的方式，效率较低。同时，领导层对于高校档案管理的信息化改革也颇为轻视，这一系列便导致现今国内高校综合档案信息化的不足。如果想要加快高校档案的信息化改革，领导层必须开始予以重视信息化改革，并且无条件的支持改革。除此之外，更为重要的一点是培养信息化人才，各高校可以开设一些专门的培训课程，还可以通过业务管理QQ群、微信群等途径，分享相关专业内容，拓展知识传播与指导的途径。

4.提升相关人员的专业素质

高校档案管理人员应该具备与自己工作专业相匹配的技能，特别是对计算机的熟练使用，要掌握一些软件的使用方法，能够利用数据信息完成工作。并且自主学习有关法律法规，健全自己的法律意识，在法律意识的熏陶下保证文档数据的安全。同时，领导层应设置专门的监督机构，加强对机密文件的监控与保护，预防材料文档的丢失，杜绝违法现象的滋生。

四、结语

新时期下，一定要明晰现状，紧跟时代的脚步，根据面临的一系列问题制定详细有效的策略，推动高校档案管理方式向着综合化、完善化、信息化发展，进一步促进高校的发展。做好高校档案工作，不仅能保证高校教育、科研以及其他相关工作的顺利开展，还能对高校的可持续发展提供保障。

参考文献：

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[2]杨爱华.浅谈高校综合档案室的信息服务功能[J].电子世界，2019

[3]陈咏梅.互联网时代高校档案综合信息化管理探索[J].产业与科技论坛，2016

[4]于 健.高校综合档案管理现状及对策探讨[J].城建档案，2017

（作者单位：海南医学院档案馆）