高职院校二级教学部门行政管理存在的问题及对策

【摘 要】本文针对高职院校二级教学部门行政管理现存的职责分工不明晰、行政管理人员缺乏专业性、行政管理信息系统集成化缺失、信息管理能力缺失、行政管理工作难以形成有效的考核指标和激励机制、行政管理人员缺乏工作价值感及认同感等问题，提出对策建议：打破沟通壁垒，做好顶层工作流程设计;采取多方面的有效激励措施;加强对行政管理人员的心理疏导;以党建引领基层管理。

【关键词】高职院校  二级教学部门  行政管理  问题  对策

【中图分类号】G  【文献标识码】A

【文章编号】0450-9889（2020）02C-0089-02

高职院校的二级教学部门作为直接的教育教学管理出口，其内部的行政管理组织是整个学院管理施行的重要力量，肩负着政策方针的落实、措施政策协调与反馈、师资队伍建设、专业人才培养与管理等重任，影响着学校行政管理的整体效率，进而影响学校发展的最终结果。尤其在新媒体、互联网快速发展，经济、社会形势复杂化，党建、思想政治教育任务增加，舆情监控形势严峻的情况下，二级教学部门的管理要求大大提高。在提倡提高高校治理能力的要求下，二级教学部门如何保证服务、管理与新时代“同步走”、不脱节是值得探讨的。

一、高职院校二级教学部门行政管理现存问题分析

（一）工作内容增加，职责分工不明晰。当今社会对高职院校的要求不断提高，对一线教学教师和学生的要求提高，不可避免增加了管理的内容，也就增加了行政管理人员的职能范围。工作职责的增加，对接的行政部门增加，但岗位个数的相对固定，导致二级教学部门工作人员的工作压力加大，在交叉部分经常发生推诿、“踢皮球”现象，降低了工作效率。如三年级学生的跟岗实习管理，在人員的管理上，属于学生工作职责范围，但实习内容的安排与成绩的考核评价属于教学管理职责范围，而最后的调查核查、留职发展、跟踪则与就业管理相关。在整个实习阶段，学生的管理归属难以划分。

（二）行政管理人员缺乏专业性，存在学历短板，职业发展空间狭窄。大部分二级教学部门行政管理人员根据所在院系的专业类型来招聘，这导致行政管理人员缺乏专业性，会很大程度上影响相关工作的开展，尤其是学生思想政治工作和学生管理工作，缺乏指导和教育容易产生反面效果。

行政管理人员也存在较低学历引发的“短板效应”。目前高职院校多数行政管理人员的学历为本科，但高职院校对于行政管理人员的学历要求在不断提高。2017年研究生招考进行了改革，推行了与全日制统一考试、统一试题、统一培养标准的非全日制研究生招考。非全日制研究生成为在职的行政管理人员自我提升的一个有效渠道。虽然2017年改革后，教育部多次发文说明非全日制研究生与全日制研究生具备相同的法律地位和效力，但当前非全日制研究生的认可度仍比较低。这其实并没有降低各种评聘晋升“硬门槛”，一定程度上压缩了行政管理人员自我发展空间。

此外，行政管理人员职务晋升较为困难，升职渠道相对其他岗位来说较为单一狭窄，许多行政管理人员待学历、职称水平提高后转为专任教师，导致行政管理岗位的空缺。

（三）行政管理信息系统集成化缺失。行政管理信息系统构筑过程中集成化理念的缺失，不但降低了信息系统效用，还增加了行政管理人员工作量。各职能部门往往根据本部门的需要单独申报购买，院校没有统一的布局采购，系统的独立性强。二级教学部门往往要根据上级行政部门的要求填报各类系统，而每块职能系统都各不相通，数据未形成互通流动，需要人工重复输入大量的数据，造成工作量的叠加，也影响数据的有效性。比较明显的是，一个二级教学部门行政管理人员除本岗位工作直接相关的系统外，还需要掌握六个及以上的办公系统账号—— 办公系统、教学管理系统、学生管理系统、宿舍管理系统、财务报账系统、人事系统等，且时常因为内网限制、系统运行效率、网络速度等原因浪费时间和精力，这可以看作是缺乏信息系统战略布局造成的效率递减。而且在系统设计过程中，设计者由于对高校行政管理内容和流程缺乏认知，对管理存在专业短板，因此没有充分考虑到系统的实用性和业务管理流程的实际，实用部分比较少。结果就是这些信息系统往往只是作为年末绩效考评的指标之一，成为行政信息化管理的“表面工程”。不仅如此，各类系统开发商良莠不齐，以“性价比”为采购依据的系统，可能因为开发商自身经营管理问题，造成延续性的缺乏，在系统更换和数据迁移过程中往往造成数据的丢失，给二级教学部门的行政管理与服务造成较大的困难与障碍。

（四）新媒体平台、信息管理能力的缺失。当前二级教学部门行政管理人员具有近距离接触学生的天然优势，但在管理当中缺乏新媒体时代的信息管理能力，对于新媒体平台如微博、微信、抖音等功能开拓还缺乏认知。在学生工作管理方面，往往要求行政管理人员年轻化，年轻人在新媒体的学习和使用上具有天然优势，但在面对其他突发事件应急处理上，容易有经验不足导致处理不当的劣势。

（五）行政管理工作难以形成有效的考核指标和激励机制。二级教学部门行政管理与教学科研不同，难以以量化的指标来反映工作效果与工作能力，多为一些程序性的事务性的工作。尤其是学生管理工作，不能以量化指标来衡量。如若在绩效考核中个别指标过度量化，如意识形态工作，易导致“形式主义”“表面工程”，无法落实高校教师“立德树人”的根本任务。再者，二级教学部门行政管理中的岗位相对单一，具有不可替代性与不可比较性，无法比较各职能工作的重要程度，因此无法评判不同岗位人员行政工作的成绩与效果，难以制定具有针对性的激励机制。

（六）行政管理人员缺乏工作成就感及认同感。在观念上，一线教学教师对于行政管理人员有一定的偏见。教学人员对于行政管理人员的认同感比较低，认为行政管理工作不直接创造价值，甚至认为行政管理人员比教学人员能力差地位低。有些教学人员认为与自己有关的所有行政事务都理应让行政管理人员来完成，一定程度上把行政管理人员作为自己工作上的“个人秘书”，导致行政管理人员的工作量加大，埋下矛盾的种子。加之部分院校行政人员和教学人员绩效在同一绩效总量中进行分配，往往因总量分割、考核模式等的差异导致双方心理失衡，使得行政管理人员缺乏工作成就感及认同感。

二、对策建议

（一）以党建引领基层管理。用习近平新时代中国特色社会主义思想武装头脑，发挥基层党组织的战斗堡垒作用，推动“不忘初心、牢记使命”主题教育和业务的深度融合，强化理论学习效果，激活行政管理人员的战斗力、创新力，以内生力量推动行政管理人员不断改进作风，勇于担当。

（二）打破沟通壁垒，做好顶层工作流程设计。烦冗复杂的工作流程与手续是造成重复工作与效率低下的主要原因。二级教学部门是服务与管理的端口，要改善二级教学部门行政管理的效率，需要先进行顶层设计。学院应对各类行政工作流程进行梳理，简化部分流程并规范化、制度化，由上层打破跨部门的沟通壁垒，减少重复的数据流通，从而提高二级教学部门行政工作效率，解决管理和服务“最后一公里”问题，从而真正提高高校的治理能力。

最优化的信息系统是技术与组织相互调整达到最满意的配合。在设计信息系统时，应遵循这一原则，尽量统一采购，以集成的系统来反向影响组织架构及工作业务流程。因此，需要考虑管理、組织、技术三个主要因素。从管理层面上来看，要进行管理权责工作上的分割，明确业务流程，建立管理控制的体系及决策体系;从组织层面上来看，要考虑部门的组织架构，包括已设置的工作岗位、职责分工以及员工的要求;从技术层面上看，高职院校的行政管理系统主要是作为一个资料管理库辅助决策，因此需要有整体性的应用软件及系统软件、数据库系统、稳定的网络及运行良好的设备。

（三）采取多方面的有效激励措施。具体如下：

1.合理设置福利待遇。在目前的高职院校中，二级教学部门行政管理人员普遍为非编制人员，享受的是科员级别待遇。即使在实行“同工同酬”情况下，他们的补贴、科研项目等额外工作收入较少，与编制人员、专任教师的薪酬待遇差别比较大。因而要设立富有弹性的薪酬制度，在额外辅助科研项目的部分考虑给予一定的激励。

2.提高对二级教学部门行政管理人员的价值认同。工作满意度与人员工作绩效正向相关，但工作满意度不仅限于物质激励。根据马斯洛需求层次理论，自我实现需要是人最高层次的需求，是由人的内在原因满足的。因此，要激发行政管理人员的内在动力，就要纠正“行政管理人员就是普通后勤人员”的观念，重视行政管理人员的作用和贡献。

3.鼓励参加继续教育，提升发展空间。鼓励行政管理人员进行学历提升，如就读在职研究生、统招非全日制硕士研究生;为管理人员安排专业技能培训，提高行政管理人员的管理水平和业务能力。鼓励行政管理人员主持、参加科研项目，并同等享受项目科研的激励。高校在职称评审条件的设置上，也可将非辅导员的行政管理人员纳入考虑范围，提高其自我效能，促使其不断向前发展。

此外，要加强对行政管理人员的心理疏导。高校在关注学生心理状况的同时也要关注教职工的心理状况。加强心理疏导，构建行政管理人员良好的精神状态有利于发挥其主观能动性，改善其服务态度，避免职业倦怠和极端事件的发生。

【参考文献】

[1]朱纯欣.高校行政管理与服务创新机制[J].文教资料，2019（7）

[2]杜晶晶.高校行政管理创新的新途径[J].文教资料，2019（9）

[3]巫斌，杨炳伟，文斐菲.高职院校行政管理队伍建设的困境与破局[J].湖北开放职业学院学报，2019（10）

【作者简介】朱舟雨（1992— ），女，广西南宁人，对外经济贸易大学公共管理学院在职高级课程研修班学员，研究方向：行政管理。

（责编 苏 洋）