浅谈涉外国有企业的涉密文件管理

袁可心

摘 要 涉外国有企业因其业务的国际化和企业性质的特殊性，对涉密文件的管理提出更高的要求。本文旨在结合工作实际，探讨如何提高涉外國有企业的涉密文件管理水平，试图对其保密管理的特殊性进行思考并提出建议。

关键词 办公室 涉外企业 商业秘密 保密管理

涉及海外业务的国有企业，其接触国家秘密和商业秘密的机会都较一般企业更多。国家机密一经泄露将危害国家安全，而商业秘密的泄露将使企业在市场竞争中败下阵来。因此，涉外国有企业涉密文件管理工作的重要性不言而喻。

在企业的海量文件中，除了已确定密级的文件外，还存在大量未达到定密标准，但包含敏感内容和信息，或作为工作秘密短期内不适宜披露的事项，以上类型的文件可统称为涉密文件，本文主要讨论该类型的涉密文件管理。

针对涉外国有企业的涉密文件，可从以下3个环节着手，有针对性地提高文件管理水平，努力做到“慎、细、全”。

一、涉密文件的接收和生成要“慎”

文件的接收和生成是涉密文件管理的起始节点，决定了之后的环节能否顺利进行，因此应格外谨慎处理。根据文件的来源，又具体分为接收和生成两种情况。

（一）涉密文件接收

国有企业接收的文件通常来自上级单位（包括国家机关部委）、系统内兄弟单位及少数系统外单位。来自上级单位的文件通常都已定密且密级较高，无须再定密，其知悉范围和保管方式应参照国家相关规定来处理;来自兄弟单位和系统外单位的文件，既有已定密文件，也包括较多未定密文件，则应根据具体业务确定知悉范围。

对于外来文件，接收时首先要做好登记。由机要秘书在专用的保密机上建立涉密文件台账，登记和录入所接收文件的相关信息。台账不仅要包括标题、来文单位、密级、保密期限等文件原有信息，还要对文件被本单位接收后的情况进行登记，如“何年何月由何人接收”“接收后交由何人办理”等。尤其要注意的是，为了防止电子文档遗失或保密机损坏等意外情况发生，务必对电子台账进行备份，并对保密机定期检查维护。

（二）涉密文件生成

涉外企业参与的国际合作和竞争多，其工作中既会有许多达到定密要求的商业秘密，也会有未达到定密标准但因工作需要不得对外透露的文件，需要企业自己根据具体情况确定处理方法。

对符合定密标准的文件，要严格按照国家和上级单位的相关保密规定确定密级和保密期限，既不可过度定密，也不可密级过低，通常由业务部门和公司保密办公室以谨慎为原则共同研究确定，不符合定密要求的文件绝不定密。而对于工作秘密，则应根据具体工作需要和事项重要程度，参考本公司内部保密管理办法，确定文件知悉和传播的范围，不可随意传播扩散。无论采取何种处理方式，其核心原则都是确保涉密文件只有必须知悉的人员才能接触到，杜绝任何形式的不必要接触，从而将泄密风险降到最低。

二、涉密文件的流转要“细”

流转是涉密文件管理的重中之重，其工作重点是要将流转过程中的每个环节都详细加以记录。

在文件接收台账基础上，继续对涉密文件的流转情况进行记录。必要时可建立子目录，按密级、主题或项目分类，便于登记管理。记录内容包括文件经手人、经手时间、文件返回时间、文件办结时间及其他需要备注的事项。尤其是对需要返回来文单位的机密文件，台账记录作为唯一的流转痕迹，对于日后查证至关重要。通过详细记录流转过程，可起到如下作用：

一是便于追踪。某些文件的知悉范围包括多人，或在某个办理人处停留超过一天，记录每位经办人的信息可避免文件因经手人过多或流转时间过长而遗失。可使用《文件传阅单》供经办人阅后签字，并于办结后作为附件留存。

二是便于还原。“好记性不如烂笔头”，与其依赖经办人的记忆，不如事无巨细地留下书面记录，方便日后内外审计或巡视检查需要调阅文件时有迹可循，为加强企业监督检查发挥作用。

机要秘书负责对涉密文件的流转进行把控，严格遵守“密来密回”的原则，做到定密文件不复印，绝密和机密文件不离开机要室;督促办理人及时办结并归还文件;确保离开本单位的文件均密封并由专职机要员交换;定期进行文件清点和自查。

三、涉密文件的归档要“全”

作为涉密文件管理的最后一环，归档决定了整个流程的严密程度。

首先，涉密文件应单独归档。涉密文件应与普通文件分开流转、分别归档，其保管场所应符合保密要求，查阅范围小于普通文件。涉密文件单独管理既便于查阅，又确保不泄密。

其次，涉密文件归档应尽量全面。文件归档不应只注重正文而忽视附件，附件（包括图表、数据、译文等）与正文具有同等保密效力。此外，文件传阅过程中形成的其他补充材料，如领导批示、部门反馈等，也应与正文一并归入档案。

再次，涉密文件归档应双线并行。当前大多数企业已实现线上线下两条线同时归档。一方面，纸质文件仍按照传统方式手动编号、分类并移交档案室保管，另一方面，电子台账也备份保存，两者共同组成完整的文件资料包。

四、涉外企业保密管理工作的特殊性

（一）平衡保密和效率的关系

保密是为了国家和企业的利益与安全，而提高工作效率也是为企业创造价值，如何平衡保密与工作效率的关系值得深思。涉外企业经常参与国际谈判，需要快速决策和及时反馈，晚一天就可能贻误商机，对时效性的要求极高。而涉密文件的线下流转却延长了处理时间，增加了流转步骤，这势必对工作效率造成影响。

矛盾的解决可从两方面入手，一是在定密时必须对工作内容充分了解，准确定密，切不可为了显示工作的重要性而盲目将密级定高，使得本可以线上流转的文件只能线下传阅;二是要求机要秘书对涉密文件格外留心，提高处理的优先级和紧急度，以加快办理速度弥补线下传阅增加的时间。

（二）加强外籍员工保密教育

随着国际局势的变化和企业业务的发展，涉外企业的涉密文件将日益增多，增强员工保密安全意识势在必行。涉外企业应注意保密安全教育不仅要覆盖中方员工，还要考虑外籍员工。要结合涉外机构所在国的法律法规，并参考国外同行业公司的优秀做法，以外籍员工可以接受和理解的方式开展保密教育。

保密教育应具有针对性，既可针对可能遇到的情况进行预防性教育，也可在事后进行反思教育，对好的举措予以表扬，对险些造成泄密的做法批评警示，并鼓励外籍员工参与研究和探讨更安全、更可行的工作流程。

（三）妥善处理法律问题

法律文件作为一种特殊文件，其保密管理除了遵守公司制度外，还要遵循国家法律法规的规定。特别是涉外企业的文件管理要“入乡随俗”，不仅要遵守中国的法律法规，还要遵守资源国和合作伙伴国家的法律法规。

由于行业竞争激烈，国际化公司对于自身商业秘密的保护往往更加严苛，一旦侵犯其商业秘密，可能面临严重诉讼，因此要避免因往来文件处理不当而卷入法律纠纷。同时也要加强对自身商业秘密的保护，妥善保管相关文件，保存完整证据，这样即使在纠纷中也能避免处于不利地位。

（四）全球化时代的保密难题

涉外企业在海外的分支机构通常远离祖国，路途遥远，对不能上网又必须传达海外机构的一般涉密文件，当前的处理方法只能是向回国出差的人员口头传达，或将文件亲自携带。但此举无疑增加了另一重泄密风险，如文件在旅途中丢失或被偷窥，将为企业和国家安全带来重大风险。并且要防范员工为了节省时间和图方便而将文件通过手机或网络传播，带来安全隐患。虽然此类文件为数不多，但如何妥善处理，亟须涉外企业思考和解决。

五、结语

企业的涉密文件管理应做到谨慎定密、详细记录流转和全面归档，这是当前最基本也是最安全的工作流程，但我們不应满足于此，还要不断完善，力求万无一失。涉外国有企业的工作有共性也有其特殊性，要在此基础上因地制宜、与时俱进地处理好涉密文件的管理，发挥涉外企业优势，多学习国外企业的优秀做法，为我所用。这样既能为企业价值创造保驾护航，也是在承担国有企业的责任，维护国家利益。

（作者单位为中国石化国际石油勘探开发公司）

参考文献

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