新时代下企业档案信息资源的开发与利用分析

朱良毅 杜昕

摘 要：本文从企业档案信息资源开发利用的重要性出发，对目前企业在实现档案信息资源开发利用中存在的一些主要问题进行了分析，并提出了加强企业档案信息资源标准化等有效对策。

关键词：企业;档案信息资源;开发利用

在新时代的今天，企业档案信息越来越受到各企业的重视。目前，对于档案信息的开发与利用已不再局限于提供档案原件、档案复制品、档案汇编、表册等旧方式，而是出现一些新的时代特征，例如档案部门对知识管理的重视，并通过建立电子商务平台将档案资源整合产生知识化产品等。

1 企业档案信息资源开发利用的重要性

1）推动企业档案事业发展。就目前现状而言，很多企业对于档案信息只是一味地注重对信息的收藏，但是却忽视了对档案信息的利用。要想让企业能够更好的实现档案信息资源开发利用，那么就要对传统档案工作观念进行一次根本转变，这样不仅可以简化利用档案的手续，开阔利用档案的领域，而且在广泛的企业实践中，也必将能够促进档案事业向更高的水平发展。

2）辅助企业领导控制和决策。企业档案可以更好地反映企业的发展历程，是企业重要的资产，可以辅助企业高层决策。同时，档案信息资源的连续性，又为企业的人、财、物和信息的控制提供了知识监督体系，为企业危机控制提供支持。例如企业会计档案对财务运转的控制，科技档案对企业知识产权的控制等。

3）促进企业市场拓展。企业档案客观形象、真实具体地再现企业在科研、生产、建设、管理等各方面的工作，真实记录企业建设各个时期发展的面貌和历程，它们可以更好的为企业之后的发展提供信息资本。企业档案信息资源的开发利用做到位，在招投标、产品营销、制定发展策略和企业转型等方面，兼具很好的凭证及信息支持作用，是企业开拓市场的坚强后盾。

2 企业档案信息资源开发利用的问题分析

1）缺乏数字化建设的统一标准。传统的档案管理基本上都是采用纸质档案进行管理，但是随着网络化和数字化的不断加深，档案信息管理也开始向纸质档案和电子文件并举的模式发展。在这个重要的档案信息管理的转变时期，全国并没有一个统一的技术规范，这便使得企业档案信息资源数字化建设无法顺利的进行。对此，国家便制定了相关的标准，比如《纸质档案数字化技术规范》。如今，企业档案信息资源数字化采用的方法便是先进行信息的录入，再对信息进行拍照，最后通过扫描仪进行上传。因为信息录入的快慢不同，相机和扫描仪给出的图片质量不同，占用的空间大小也不一样。因此，建立统一标准是企业档案信息资源数字化建设的必然要求。

2）开发利用与知识产权的矛盾。企业档案信息资源开发离不开档案管理者的努力，它是档案管理者的智慧结晶。因此，企业要重视起知识产权的保护。但是，如果把企业档案信息资源都认定成为企业的知识产权，那么对于企业档案信息资源利用率便会受到严重的影响;反之，如果把一些没有确定知识产权的档案信息，在网络上提供利用，那么就会使得这些档案信息无法得到知识产权保护。因此，对于该如何把档案信息进行产权的认定，这个度很难进行把握，而且也没有明确的法律法规进行限定。因此，在网络时代企业档案信息资源开发利用与知识产权保护之间的矛盾还没有得到有效解决。

3）缺少复合型人才。档案信息管理工作并不是一项简单的工作，这项工作对于工作人员有着较高的要求。但是，目前很多企业的档案管理人员并不是很符合档案管理者的要求，他们知识结构相对较为单一，虽然他们对于传统的档案管理工作做的很好，但是在如今的新环境下，他们现有的知识结构和能力还有所欠缺。而且，目前很多档案管理者负责的仅仅是对档案信息进行删除更新等工作，一旦系统出现问题，档案管理者便不知如何处理。因此，要加强对档案管理者相关技术培训，让相关工作者可以成为综合性人才，更好的为企业档案信息管理献出一份力量。

4）利用意识薄弱。在美国，如果档案机构没有把相关的档案信息及时的向外提供，那么这家档案机构很有可能会被告上法庭。但是在我国，我们根据网站的浏览量便可以发现，我国目前对于企业档案信息资源利用的意识并不是很大。其实主要的原因便是，人们对于企业档案机构并不是很了解。现在企业档案机构的主要任务还是坚持把党政职能服务放在首要位置，馆藏的档案信息基本上都是各種党政文件，民生类的档案信息相对较少。正是因为这种狭隘的服务层面使得公众无法正确的认识企业档案工作性质。而且，公众如果想利用企业档案，手续会比较复杂繁琐，因此公众不愿去利用企业档案信息资源。

3 企业档案信息资源开发利用的对策研究

1）加强企业档案信息资源标准化。在网络的大环境下，人们收集信息的渠道变的越来越多。面对众多的信息资源人们更加看重一些高质量的信息资源，因此，企业档案信息资源在进行开发利用的时候一定要把高质量放在重要的位置，这样才能够让企业档案信息资源变的更具有吸引力，才能够吸引到更多人进行访问，让需要的人可以获取到准确无误的资源信息。所以，企业档案信息资源最好要做到统一标准，这样才能够为网络环境下企业档案信息资源开发利用提供保障。其中特别要统一信息资源数字化建设工作的内容以及载体的标准，确保企业档案信息资源质量和规范化的管理，只有这样才能保证正常、高效地提供利用。

2）制定网络环境下开发利用法规。在网络环境下，各种信息鱼龙混杂，而且对于网络这种虚拟世界，企业很难实现有效的管理。因此，企业档案事业主管部门要及时的对相关制度规定以及法律进行制定，这样才能够更好的对企业档案信息资源开发利用进行维护，同时还需注意法律法规的制定不能和其他法律有冲突，最好能够做到无缝衔接，让制定出的法律可以更加合理，从而促进和实现网络环境下相关的企业档案信息资源开发利用法律体系不断的完善。企业拥有一套权威有效的法律体系，可以使企业档案信息资源开发利用在新时代下做的越来越好。

3）培养复合型企业档案管理人才。如今的互联网时代，知识每日都在更新换代，这便在无形之中对企业档案工作者提出新的要求，因此，相关工作者的知识结构要及时的进行改变和完善。当企业档案工作者能够拥有一个较为全面的知识结构，那么档案信息管理工作便能做的更好，如果工作人员仅仅依靠以前的知识结构，那么对于档案信息开发便不会做到很全面，使得档案信息利用也不充分，而且对于已经开发的信息资源便很难进行有效的管理，自然而然便无法更好的完成档案信息管理工作。因此，在档案信息管理中，相关工作者的知识结构也是至关重要的，对于相关工作者的知识结构进行调整变的必可不少。所以，企业要定期对相关人员进行培训，保证档案信息管理工作顺利进行。

4）加强企业档案信息资源的利用服务。在如今的互联网时代，企业档案网站作为企业档案信息资源的一个重要提供窗口，使得企业获得相关的档案信息变的更加高效便捷，同时这种网络服务平台也日渐成为当下最流行的一种便捷服务方式。同时，在对企业档案信息网站进行创建的时候一定要把“人”放在第一位，要坚持以人为本，充分考虑用户感受，坚持用户至上，对于用户的需求要进行及时的了解，这样才能够更好的满足用户的需求。对于网站的各个功能要尽可能的做到用户好上手，好操作，让用户可以更流畅的访问与利用。因此，网站在设计的时候，不仅要考虑到版面的设计，还要考虑到各个功能的设计，同时还要及时的对网站设计进行评估，让网站可以变的更加完善，从而更好的满足用户需求。

参考文献

[1]覃兆刿.企业档案的价值与管理规范[M].中国出版集团，2010，3：2-6.

[2]黄薇.浅谈企业档案信息资源的开发利用[J].浙江档案，2001，7：35-36.