探究文书档案管理的办公自动化应用

彭旗丽

摘 要：随着信息科技的不断发展，自动化办公服务已经成为人们办公生活的主潮流，近年来国家档案管理受其影响，陆续开始进行办公改革和创新。文书档案管理作为档案管理的重要工作内容，如何运用信息科技进行档案管理工作的创新成为当下管理工作的重点变革方向，而自动化技术信息的介入，必然会推动文化档案管理工作的创新和发展。在此，仅以本文从办公自动化进行切入，和大家浅谈下如何运用信息科技进行文书档案管理的创新。

关键词：文书档案管理;办公自动化;创新策略分析

办公自动化是当下文书档案管理的发展必然趋势，运用信息技术推动文书档案管理的升级和变革对于管理人员工作效率提升、管理失误率下降等有着重要的作用，但结合现阶段的管理工作来看，仍存在一定的不足之处，对此我们必须认识到问题的关键所在，积极转变文书档案的管理观念，运用信息技术进行管理工作的创新。

1 自動化办公对于文书档案管理的重要性

1.1 提高管理人员的工作效率

文书档案在过去的管理工作中因档案数量过大、档案内容过多等问题给管理人员工作带来了巨大的考验，而信息技术的运用可以有效解决管理人员工作效率不高的问题。首先，办公自动化可以实现文书档案的有序分类和登记建册，从而简化管理人员的工作流程。办公自动化是信息科技技术运用办公的具体体现，而信息科技下的云端服务、终端程序设计等对于信息分类、信息资源共享等具有一定的便利性，只需要管理人员轻松一键就可以实现查阅、分类等。其次，办公自动化依托于网络办公管理，可以有效缩短管理人员查阅信息的时间、提高管理人员的工作效率。网络办公以网络资源信息库为主，管理人员在查阅档案信息和相关资料时，通过引擎搜索输入关键字即可以实现查找，既方便，又省时间。最后，高效的自动化办公管理，既可以缩小管理人员的人工成本，同时又能提高档案管理的服务质量，对于档案管理机构来说属于“一本万利”。

1.2 提高文书档案的安全与存储

文书档案因数据过多、内容过杂而导致的存储与安全问题一直是档案管理机构的重点解决对象，而办公自动化性质的档案管理可以有效解决档案管理难、存储难、安全保管等问题。首先，办公自动化可以实现档案信息的高效创建和分类登记，既可以降低档案在创建中的信息错误率，同时还能提高档案创建工作的效率，便于管理人员开展工作，例如纸质版档案填写可能需要10分钟，而电子化的档案只需要3分钟即可。其次，文书档案在安全管理中，人们对于其安全性很担忧，而办公自动化可以通过权限设置、网络墙等功能实现安全信息的私密保护，一方面提高了文书档案的信息资源安全性，另一方面有助于信息安全的长期存储和保管。最后，信息自动化档案管理多采取实名制登记注册的使用权限设置，使用者需使用实名信息进行平台注册才能进行档案查阅和使用，这不仅提高了档案信息的安全性，同时对于档案管理人员进行信息维护等也具有一定的便利性。

1.3 实现档案管理的服务与升级

近年来随着档案管理的改革不断发展，服务工作逐渐成为档案管理的重要内容，如何通过创新和改革提高档案管理的服务质量是对当下档案管理机构提出的新考核。办公自动化档案管理首先可以提升管理的效率，从节约时间、高效办公上满足人们对档案管理的所需，一方面有助于新时代档案管理服务工作的开展，另一方面是新文明时代进步的见证。传统的档案管理模式很难满足人们对档案的使用需求和所需，而自动化办公档案管理在满足人们需求的基础上，更体现里人性化办公的宗旨，从服务层面促进管理的不断升级和改革。其次，办公自动化管理对管理人员的专业素养和工作技能提出了更高的要求，这会倒逼部分管理人员进行自我学习和技能提升，在做好本职工作的基础上，提高管理服务意识和技能，而这也是档案管理服务工作的转型和升级。最后，办公自动化是新时代档案管理工作的开展所趋，我们务必顺应时代潮流进行管理升级与改革，推动人性化服务、智慧化服务于一体的新档案管理时代的到来。

2 如何实现文本档案管理工作的办公自动化

2.1 加强基础办公设备设施的完善

办公自动化管理下，网络作为其中坚力量，决定着办公自动化工作的效率，对此相关管理机构和政府应加强资金投入，不断完善基础的办公设备及设施，实现办公自动化的全面基础设备设施建设。首先，政府及档案管理机构应结合现阶段的管理工作开展所需，结合文书档案管理工作的实际情况，加强资金投入，从网络建设、办公设备设施建设两方面入手进行办公自动化完善，例如对比基础的网络运营商，从网速、售后服务等进行筛选，选择合适的网络运营商进行合作。同时根据办公所需，加强终端计算机功能的设置和云端数据上传，加强基础的网络办公自动化后台完善。其次，应加强对办公自动化设备端的数据库创建，搭建大数据资源平台，实现档案数据和档案文件的资源共享。在基础设备设施完善的基础上，运用信息技术加强对终端数据库的完善和创建，基于现阶段的库存文书档案进行数据统计、筛查、分类、甄选等，同时做到数据信息化同步上传，不断完善档案大数据库。最后，在数据库完善的前提下，运用云计算服务搭建资源共享平台，一方面方便管理人员进行档案数据的存储和管理，另一方面满足使用者的需求，可以做到数据和文件的共享、共通，促进全方位数字信息化的档案管理模式进一步发展[1]。

2.2 加强档案管理人才的队伍建设

办公自动化对管理人员的技能和服务提出了更高的要求，因此在推行办公自动化档案管理同时需加强对管理人员的培训，不断加强对管理人才的队伍建设，做好人员储备。首先，我们需对现在职人员进行培训，组织相关的管理人员参加管理座谈会，或者邀请相关的办公自动化培训教师进行宣讲，通过培训一方面提高在职人员的信息计算机使用能力和管理意识，另一方面可以推动办公自动化档案管理的进一步发展。其次，我们在人才队伍的建设和储备上应做好规划，针对办公自动化管理的发展趋势进行专业管理人员的培训，例如和各大高校进行合作，通过实训基地等活动来选拔适合储备的优秀人才。同样定期组织在岗人员和新员工进行业务培训，如办公自动化网络在使用中出现问题如何维修、办公自动化网络如何进行升级、终端设备如何定期根据使用进行信息维护等，形成有序培训、复合管理的良性用人机制[2]。

2.3 完善办公自动化管理体系

伴随办公自动化档案管理改革的不断成熟和发展，我们需从以下几点加强对办公自动化管理体系的完善：第一、加强档案内部管理体系完善。如档案管理人员制度体系、内部网络管理体系等，一方面明确网络使用权限，确保专岗专人、职责权限明确，便于管理和档案存储安全，另一方面提高档案管理工作的透明化、高效化;第二、加强档案管理外部体系的建设。档案管理工作的优化目的是要不断满足使用者所需，基于此我们需加强对外管理，例如完善档案使用查阅的管理细则，要求查阅者需要使用实名制进行注册和档案使用查阅，并按照使用规定进行登记，在信息查阅中不外泄有关信息等;第三、完善办公自动化终端设备的维护和使用条例。办公自动化终端网络和设备设施等在使用中需定期进行升级和设备维护，同时在数字信息化办公过程中对于档案数据和信息的自检自查等，这都需专人进行负责和管理[3]。

2.4 加强档案存储和安全管理

办公自动化档案管理虽然简化了文书档案管理和信息数据处理的相关流程，提高了管理的效率，但在使用中却因网络的双刃性，存在一定的安全存储风险，对此我们需加强重视，做好档案管理的信息及数据安全维护。首先，通过防火墙、安全加密等终端信息功能加强对档案数据及信息的安全监测，以防信息及资源外泄。其次，对管理人员和使用外来人员进行监督，要求管理人员按照内部管理规定进行管理，履行管理的责任和义务;对于外来查阅和使用档案人员进行登记，需出示相关的证件，通过实名注册后才可进入系统进行信息查阅等。最后，实行档案数据和资源的定期盘点，对于电子化档案信息和库存文本档案信息进行定期校验，查缺补漏，减少假信息、伪资源的现象发生。

3 结束语

文书档案是档案管理的重点组成部分，随着信息时代的不断发展，如何运用数据化信息进行档案管理的自动化办公室成为档案管理的重点探究方向，对此我们应积极认识到自动化办公对档案管理的重要性，积极顺应时代潮流进行档案管理工作的改革和升级。首先，加强办公自动化基础设备设施的建设;其次，加强对管理人员的培养和储备;同时，加强管理体系的完善和建设;最后，通过安全存储管理推动办公自动化管理。

参考文献

[1]邱迎莹.基于办公自动化环境下的文书档案管理探究[J].中外企业家，No.529（11）：214+220.

[2]李莎莎.办公自动化在文书档案管理中的应用探究[J].办公室业务，300（19）：87.

[3]周穎娜.文书档案管理办公自动化探究[J].办公室业务，311（06）：182.