铸一把金钥匙，启万卷珍藏门

吕新民

编者按：基础业务工作是档案馆各项工作的根基，是制约档案馆整体上水平的关键环节。为彻底扭转省档案馆业务工作有所滞后的局面，2020年确定为省档案馆的“业务提升年”。本刊特设“业务提升年专题”，深入沟通交流做好重点基础工作的经验和体会，全面展示省馆在“业务提升年”中各项重点基础工作的推进力度和成果。

2020年，注定是不平凡的一年。省档案馆，迎来了机构改革后职能定位转变的第一个“业务提升年”和第二个春天。经过解放思想的大讨论，全体工作人员统一了思想，提高了认识，鼓足了干劲，献计献策，撸起袖子，决心为落实省委省政府和国家档案局对省档案馆工作的目标要求而大干一番，为整体提升省馆业务基础工作和再上一个新台阶，各尽其能，贡献一份力量。在此背景下，根据省馆业务建设总体规划，以及国家档案局业务测评提出的整改要求，为给广大利用者提供一部高质量的档案检索指南，提高服务质量，省馆适时启动了《河北省档案馆指南》（以下简称《指南》）修订工作。

一、调查摸底，发现问题，明确任务

没有调查研究，就没有发言权。深入细致的调查，科学地分析研究所获取的调查材料，从而发现问题，有针对性地找出解决问题的办法，进而明确面临的任务，做到心中有数，是做好《指南》修订工作的基础和前提。通过对馆藏901个全宗卷内容和相关案卷目录，以及原《指南》体例结构、篇目数量、时间断限、内容叙述方式等的调查，《指南》修订工作存在的主要问题和承担的主要任务是：

（一）存在问题。全宗介绍的编写是修订《指南》的前提和基础。要对修订《指南》存在问题有一个清晰、全面的认识，就必须对全宗介绍（又称全宗指南）的概念有一个基本的了解。全宗介绍是以文字叙述的形式，较全面地介绍和揭示某一全宗档案内容、成份及其利用价值的一种书本式检索工具。全宗介绍主要由立档单位机构沿革 、全宗内档案情况简介、全宗内档案内容与成份介绍三部分组成。立档单位机构沿革简介主要包括立档单位名称（含更改名称）、组建情况、成立时间，地点、性质、任务、职能、隶属关系，内部组织机构的设置及职能、主要负责人姓名及变化情况等。 全宗内档案情况简介主要包括档案的数量及保管期限、 档案的完整程度、 档案的利用价值及鉴定情况、检索工具的配置情况、档案的整理情况。全宗档案内容和成份介绍主要以文章叙述的形式，按全宗内档案的实际分类体系（如组织机构分类法、问题分类法、年度分类法等）结合问题采用综合概括的方法介绍反映全宗构成者基本职能和主要活动方面的档案。通过调查摸底，存在的主要问题是：①全宗介绍的编写速度、数量和质量是制约《指南》修订工作进度的瓶颈，而后续接收的各单位档案，在移交时基本没有本单位全宗介绍。②制约全宗介绍编写的瓶颈是立档单位组织机构沿革材料的搜集，立档单位多、时间跨度长、难度大。如果采用查档搜材的方式，人手少、用时长、效率低，工作进度慢，且所获材料未必齐全完整。③馆检索目录，多数以大流水方式排列，没有按“年代—组织机构”或“问题”进行排列，给全宗内容的概括和分类归纳介绍带来很大困难，增加了工作量，影响工作进度。④收录《指南》的新中国成立后全宗档案数量，需逐一重新统计。⑤原《指南》约500余页40多万字需通过扫描或手录方式录入计算机，使之转化为可编辑的电子文本。⑥有7个全宗档案和目录在后库存放，不便全宗介绍搜材和编写工作。

（二）目标任务。主要是对省档案馆概况，清代、民国、革命历史、新中国成立后档案全宗介绍，特殊档案、馆藏资料介绍，附录、序言、彩色插图等的修订、续修，以及适当增加新的全宗介绍。具体是：

1.省档案馆概况：续写1997—2018年省档案馆历史沿革;续写1989—2018年馆库建设，1998—2018年业务基础建设、开发利用档案情况等档案工作发展概况;修订馆藏档案基本数据和起止年限、档案来源、档案内容简介的相关内容;续修馆藏资料内容介绍;续写1997—2018年档案编研出版情况，更新相关统计数据。

2.清代、民国、革命历史档案全宗介绍：对档案统计数据作核对或修改，对检索工具有无新变化作必要补充;增补民国档案全宗介绍5个，使民国档案全宗介绍由原来的33个增加到38个;增补革命历史档案全宗介绍15 个，使革命历史档案全宗介绍由原来的46个增加到61个。

3.新中国成立后档案全宗介绍：对察哈尔省、热河省档案，新中国成立后档案统计数据作核对或修改，对检索工具有无变化情况作必要补充;对后续档案接收进馆的新中国成立后档案的51个全宗，续写全宗介绍的机构沿革和档案内容介绍;增补24个具有时代特征，反映党的建设、改革开放、市场经济、法制建设、安全保密、审计监督、环保民生、信息化建设、住建旅游等内容的全宗介绍，如审计厅、住建厅、旅游局、文物局、国税局、环保厅、司法厅、机要局、党史办等，使新中国成立后档案全宗介绍由原来的76个增加到100个。

4.特殊档案与馆藏资料：对档案、资料统计数据作核对或修改，对检索工具变化情况作必要补充;只对新增资料部分作分类介绍。

5.附录、序言、彩色插图：主要是修订馆藏全宗名册、编研出版情况一览表、利用档案规定和审批手续、编写说明，更新和增补部分“彩色插图”。

二、加强领导，制定方案，扎实推进

《指南》修订工作是省館基础业务建设的重要一环，馆领导高度重视，并列入一级绩效考核目标，在充分调研论证的基础上，制定了《指南》修订工作方案。

（一）指导思想：以马列宁主义、毛泽东思想、邓小平理论、“三个代表”重要思想、科学发展观、习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，坚持辩证唯物主义和历史唯物主义，以服务省委省政府中心工作、服务社会、服务民生、便利档案的开发利用为宗旨，突出时代特征、地方特色，全面、客观、系统地介绍本馆各时期馆藏重要全宗的档案内容，展示推介省档案馆馆藏档案珍品，把死档案变成活档案，给广大利用者提供一部高质量的档案检索指南。

（二）原则与方法：根据馆藏档案变化情况，确保完成原《指南》全宗介绍和其他篇目续写;根据编辑人员配备情况，量力而行，适当增加新的全宗介绍，暂计划新增44个全宗介绍，使修订后《指南》的全宗介绍由原来的155个达到199个。具体方法：对原《指南》已有全宗介绍续写机构沿革，完成至馆藏档案截止时间内机构沿革情况的搜材和编写;对于内容介绍，先照录原《指南》档案内容介绍和起止时间，然后另起部分，续写该全宗新的档案内容介绍和起止时间;对于新增全宗介绍的撰写，则采取搜集立档单位机构沿革材料，查阅全宗目录及档案实体，按照机构或者问题对档案内容进行分类归纳，完成档案内容介绍、核定起止时间。

（三）项目组织与推进：当前，由于馆领导结合“防疫”期间的工作特点，灵活指挥，有效地组织了全宗介绍的编写工作，使《指南》修订工作得到了有序高效的推进。档案保管利用部（后库管理部）的多数同志，无论在何种岗位履行何种（下转18页）（上接24页）职责，都相应分担了全宗介绍的编写任务。同时，档案干部培训中心的同志，也积极承担了24个全宗介绍的编写任务。这充分体现了全馆工作一盘棋的大局意识，体现了团结互助、携手共进、相互补台，齐心干事业的良好工作作风和精神风貌，也是全馆解放思想大讨论的结晶。在编写过程中，有的通过查目录、调阅档案搜集材料，既为下一步的撰写做好材料准备，又积极熟悉馆藏，主动提升自身业务素质;有的弯道超车，跨越式跟进，或利用省直部门专业志书的既有成果，或利用省直部门的既有人力资源，查抄组织沿革，节约时间，高质量加快工作进度。截止到3月底，已完成全宗介绍编写15个，其他全宗介绍、篇目的编写也已责任到人。目前，《指南》的修订工作，正在有计划按步骤地有序推进。展望未来，有了馆领导和全体档案同仁的鼎力支持，我们充满信心，定将勠力拼搏，争取早日定稿出版，为省馆业务基础工作的提升交一份满意的答卷。

作者单位：河北省档案馆