新形势下数字档案馆建设的实践与思考

张峰

随着统筹推进“五位一体”总体布局，协调推进“四个全面”战略布局，丰富多彩的经济社会实践，为档案事业发展提供了无比广阔的空间，档案工作有机融入社会各领域，档案服务愈加广泛深入。同时，随着网络和信息技术快速发展，人们对信息需求越来越高，档案馆面临着许多新的挑战。为了更好地履行为党管档、为国守史、为民服务的使命，邯郸市档案馆一班人，转变观念、变革管理、转型升级、创新服务，从2015年开始启动了数字档案馆建设工作。

转型升级，推进数字档案馆建设

邯郸市数字档案馆建设大体经过了前期准备、招标投标、项目实施三个重要阶段，经历了统筹谋划、安排部署、调研学习、制定方案、争取资金、编制需求、招标投标、履行合同、督导施工、验收付款等环节和过程。一是积极争取市委、市政府支持。我们认真学习贯彻省委办公厅、省政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下全省档案工作的意见》，及时向市委、市政府报送了贯彻落实意见的报告，得到了市委书记高宏志等领导的肯定和批示，分管档案工作的市委常委、副市长王俊舫对数字档案馆建设十分重视，多次到邯郸市档案局调研指导，提出具体意见和要求。最终，市财政拨付900万元用于数字档案馆建设。二是加强组织领导。我局（馆）把数字档案馆建设作为工作重中之重，认真研究，精心谋划，科学制定了目标任务和方法步骤，同时，成立了邯郸市数字档案馆建设领导小组，由熟悉业务、责任心强的李海平副局长担任组长和项目责任人，负责数字档案馆建设工作。三是积极考察学习。为了解和直观感受数字档案馆，市馆组织相关人员到先进省市档案馆参观学习，拓展了思路，明确了任务，积累了经验，完善了设想。四是科学编制方案。在学习《数字档案馆建设指南》《纸质档案数字化规范》等一系列规范和标准基础上，结合邯郸实际，编制出既符合国家规范，又科学合理的建设方案。五是公开公平公正招标。坚持档案馆利益最大化，确定技术优、实力强公司中标。

数字档案建设是一项系统工程，我们特别注意抓好几个重点环节。首先，认真学习《数字档案馆建设指南》《数字档案馆系统测试办法》《档案数字化外包安全管理规范》《纸质档案数字化规范》《政府采购法》《合同法》《政府采购货物和服务招标投标管理办法》（财政部第87号令）等一系列规范和标准，熟悉和了解数字档案馆建设来龙去脉，不打无准备之仗。二是积极配合有关部门工作。服从市财政局、市采购办、市采购中心等单位指导，多听取意见，弥补招标方案不足。三是正确对待质疑。招标文件在网上公布后，有的公司对其中有的条款提出质疑，我们认真研究论证，及时做出回应。四是严格履行合同。合同签署前，我方请数字档案馆专家和法律专家严格审核，无异议后，方可签字盖章。生效后双方严格遵守，一般情况下不得变更。合同签署后，必须向采购办报备，由采购中心上网公布。

清醒认识，认真总结有益经验

回顾邯郸市数字档案馆建设走过的不平凡道路，尽管十分艰辛，但我们感到无比欣慰和自豪，有许多地方值得深入思考和认真总结。

第一，加强组织领导是搞好数字档案馆建设的关键所在。邯郸市数字档案馆建设走到今天，是市委、市政府高瞻远瞩、重视支持的结果，是市领导关心厚爱的结果。同时，档案部门起着至关重要的作用，如何建设数字档案馆，如何解决资金问题，这对单位一把手，对班子领导水平是一个很大考验，同时，班子成员心往一处想，劲往一处使，听从指挥，密切配合，为搞好数字档案馆建设作出了积极贡献。

第二，坚持把纪律挺在前面是搞好数字档案馆建设的坚强保障。市委、市政府在财力十分紧张的情况下，投入900万元建设数字档案馆，我们深感责任重大，使命光荣。为完成好这一艰巨任务，我们坚决把纪律和廉政挺在前面，不忘初心，牢记使命，努力把数字档案馆建设成为廉洁工程。一是强化思想认识。认真学习党风廉政建设规定，不断开展警示教育，经常提醒，反复告诫，要求绝不能因为数字档案馆建设倒下一个人，不能因为蝇头小利葬送了自己的清白和美好人生。市委常委、秘书长徐付军给我馆领导班子进行廉政谈话，严格要求加强数字档案馆项目廉政建设，不断强化认识，警钟长鸣，防微杜渐，为数字档案馆建设夯实了坚定的思想基础。二是加强制度建设。我们认真制定了政府采购项目履约验收内部控制管理制度，多次与分管部室负责人进行廉政谈话，签订了廉政承诺责任书，从制度上筑牢防腐堤坝。三是严格自我监督。每次关于数字档案馆建设重要会议和活动，都主动邀请纪检组同志参加，现场督导，并及时将有关情况向纪检组报告，纪检组专门印发数字档案馆建设项目廉政提醒函。四是建立专门档案。我們将数字档案馆建设以来形成的文件材料及时收集归档，妥善保管，另外，我们还编写了数字档案馆建设大事记，将大事要事一一记录下来，方便工作查阅和今后了解情况。

第三，遵循三项原则是搞好数字档案馆建设的基本要求。一是坚持单位利益最大化。为把有限资金用足用好，认真分析测算，广泛征求意见，邀请专家论证，不断完善和优化采购需求，将项目建设资金发挥到最大效果。二是坚持公平公正。我们热情欢迎各公司平等参与，对他们提供的资料择优采用，合理采纳。编制的采购需求做到低门槛、高标准，让更多的公司能够参加投标，做到既没有倾向性，更没有歧视性，公平公正，一视同仁。三是坚持公开透明。我们坚持和发扬民主，无论是编制数字档案馆建设方案，还是编制采购需求，都是经过层层讨论研究，充分听取大家意见，不断修改完善。在项目施工过程中，全馆同志可以随时到现场查看了解情况，发现问题及时提出，督促施工单位及时改正。

第四，大力团结协作是搞好数字档案馆建设的强劲动力。数字档案馆建设要求高、任务重，全馆上下齐心协力，积极配合，充分展现了优秀集体的力量。邯郸市数字档案馆昨天的成绩是全馆同志共同用心血和汗水浇灌的，依靠全馆同志的团结协作、锐意进取，邯郸档案事业的明天一定会更加美好。